Tien tips om u voor te bereiden op SEPA

16 mei 2012 - Ondanks dat de SEPA-transacties op korte termijn nog niet verplicht zijn (pas vanaf 1 februari 2014 voor SEPA Credit Transfer en SEPA Direct Debet), is het voor organisaties verstandig om alvast een aantal maatregelen te treffen voor een goede voorbereiding op de invoering van SEPA.

Michael Schilder vertelt op de Equens blog.De invoering lijkt nog ver weg, maar ongemerkt komt er veel kijken bij de overgang naar het nieuwe systeem. Om deze reden heeft Task Force SEPA Nederland onlangs de campagne Over op IBAN geïntroduceerd. Deze campagne is erop gericht om de bewustwording onder consumenten en bedrijven te vergroten. Overigens geldt dat hoe sneller een organisatie overstapt naar SEPA, hoe meer geld er kan worden bespaard, omdat SEPA-transacties naar het buitenland goedkoper zijn. Bovendien worden SEPA-transacties binnen één dag voltooid, tegenover vijf à zes dagen met een reguliere transactie. 

Tien tips
Hieronder tien tips voor maatregelen die de invoering van SEPA zullen bespoedigen. 

1. Verzamel IBAN- en BIC-nummers van alle klanten 
Het verdwijnen van de huidige bankrekeningnummers is één van de meest concrete veranderingen die SEPA met zich meebrengt. Zorg ervoor dat u op tijd beschikt over de IBAN- en BIC-codes van klanten. 

2. Maak uw eigen IBAN- en BIC-nummers bekend 
Wat geldt voor klanten, geldt zeker voor de eigen organisatie. Zorg ervoor dat de IBAN- en BIC-nummers worden gecommuniceerd op de website, het briefpapier en overige officiële communicatiemiddelen. 

3. Zorg ervoor dat nieuwe machtigingen tijdig zijn getekend 
Huidige machtigingen voor B2B-klanten gelden namelijk niet meer na de overgang op SEPA. Voor consumenten blijven de machtigingen overigens wel geldig. 

4. Pas financiële software aan naar XML
Op dit moment worden transacties in ClieOp-formaat aangeleverd, na de invoering van SEPA wordt XML de nieuwe standaard. Iedere bank werkt met een eigen XML-interface, waardoor volledige standaardisatie niet mogelijk is. De regels voor XML zijn onderhevig aan veranderingen, wat een extra last voor organisaties betekent. Breng daarom alle transacties onder bij een externe partij, die de transacties voor alle banken in de landen van de eurozone kan afhandelen. 

5. Train medewerkers in de aanloop naar SEPA 
Met alleen het aanpassen van de systemen en processen bent u er nog niet. Zorg er daarom voor dat medewerkers die verantwoordelijk zijn voor financiële transacties voldoende getraind zijn om met de nieuwe functionaliteiten te kunnen werken. 

6. Pas incassoprocessen aan op de nieuwe doorlooptijd
Op dit moment kan een incasso vaak meteen worden uitgevoerd nadat de machtiging is getekend. Na de invoering van SEPA wordt de doorlooptijd één tot vijf werkdagen, voor terugkerende incasso’s geldt zelfs veertien kalenderdagen. Pas daarom de incassoprocessen ruimschoots op tijd aan. 

7. Sla machtigingsinformatie op in een database
In een SEPA-transactie moet machtigingsinformatie altijd worden meegeleverd in een XML-bericht. Dit kan worden ondervangen door deze informatie op te slaan in een database en standaard mee te leveren. 

8. Pas ERP-systemen en financiële software op tijd aan
Het veld voor rekeningnummers moet bijvoorbeeld worden uitgebreid tot achttien tekens. Informeer bij de softwareleverancier of ICT-dienstverlener wat hier precies voor nodig is. 

9. Teken nieuwe contracten met de bank 
Voor een aantal bankafspraken zijn nieuwe contracten nodig, waaronder de machtiging voor incasso. 

10. Breng nieuwe mogelijkheden van SEPA onder de aandacht bij klanten
Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om geplande transacties uit te stellen of zelfs te verwijderen. Klanten zullen het waarderen wanneer zij op deze en andere nieuwe functionaliteiten worden gewezen.

Doorsturen  |  3  |  Nieuwsbrief