Tien tips voor een succesvol offshoringsproject

14 december 2010 - Denkt u er aan uw IT project uit te besteden aan een partner in het buitenland? Dat kan een prima optie zijn! Dennis Evers woont in Nepal en leidt daar IT-offshorepartner Coders4you. Hij geeft de do’s en don’ts voor een succesvol outsourcetraject.

1. Zorg in de eerste plaats voor een klik
Aangezien u gedurende het offshore traject veelvuldig moet samenwerken met de offshore projectmanager is het belangrijk dat er een klik is. Het is daarom aan te raden om – na ontvangst van het projectvoorstel - een persoonlijk gesprek te voeren met uw projectmanager, bijvoorbeeld via chat, Skype of VOIP. Zorg ervoor dat hij of zij begrijpt wat de doelstelling is van uw project en dat alle functionele en technische eisen voor u beide glashelder zijn. Let er ook op dat u dusdanig met uw offshore projectmanager kunt communiceren dat er geen ruimte is voor misverstanden. Bent u na dit gesprek nog steeds positief, dan kunt u het startsein geven voor de aanvang van het project. 

2. Let erop dat de functionele beschrijving klopt
Elk project begint met een goede beschrijving. Deze functionele beschrijving bevat de projectdoelstelling(en) en beschrijft de verschillende features die gewenst zijn. Elk goed offshore bedrijf zal aanvullende vragen stellen als bepaalde zaken niet volledig duidelijk zijn. Zorg dat u altijd voldoende tijd vrij maakt om deze vragen te beantwoorden. Duidelijkheid is immers essentieel!
Het offshore bedrijf zal op basis van uw functionele beschrijving plus uw antwoorden op hun vragen een projectvoorstel maken. Daarnaast wordt vaak een technische analyse gemaakt. Omdat technische analyses vaak tijdrovend zijn, wordt er vaak een vergoeding voor gevraagd. Indien dat het geval is, zorg er dan altijd voor dat deze contractueel losgekoppeld is van de implementatieopdracht. Mocht u na de technische analyse namelijk niet zeker zijn van uw offshore partner, dan kunt u de analyse altijd aanbieden aan een andere IT-aanbieder en betaalt u dus niet dubbel voor dezelfde analyse.

3. Zorg dat u het hele proces goed kunt volgen
Vraag voor aanvang van uw project altijd naar een projectplanning en zorg dat u het proces van begin tot eind goed kunt volgen. Zorg dat u op de geplande oplevermomenten ook zelf voldoende tijd maakt om te testen en feedback te geven. Omdat bèta versies wel eens eerder of later klaar zijn dan gepland, is het aan te raden in uw planning altijd enige rekening te houden met onvoorziene zaken.
In de planning wordt ook afgesproken hoe vaak de voortgang gerapporteerd wordt. Meestal is dit eens per week. Het is belangrijk deze zaken voor aanvang van het project met uw offshore project manager te bespreken en af te stemmen. 

4. Verzeker u van kwalitatief goede testprocedures
Softwaretesten neemt veel tijd in beslag en moet zorgvuldig en gedetailleerd uitgevoerd worden. Het is dan ook van groot belang dat er in de planning voldoende ruimte voor testen opgenomen is. Van u als klant mag worden verwacht dat u binnen een redelijke termijn een acceptatietest van de opgeleverde software uitvoert en daar een reactie op geeft. 

5. Zorg voor goede online Project Management software
Zeker voor grotere applicaties zal er veel gecommuniceerd (moeten) worden tussen klant en offshore bedrijf. Online software om structuur te brengen in al deze communicatie is dan ook geen overbodige luxe. Met behulp van dergelijke software verloopt het implementatieproces veel efficiënter, zowel voor u en uw medewerkers als voor het offshore ontwikkelteam. Vraag uw potentiële offshore leverancier dan ook altijd of hij online Bugmanagement software of Project Management software gebruikt. 

6. Zet al uw overeenkomsten op papier
Het is altijd goed om vooraf duidelijke en schriftelijke afspraken te maken. Zaken die u zeker op papier zou moeten zetten zijn:
- Wat wordt er opgeleverd?
- Wat is de prijs?
- Wanneer vindt de oplevering plaats?
- Wat zijn de support afspraken na oplevering?
- Wat is de prijs als er tijdens of na de implementatie additionele zaken toegevoegd moeten worden? 

7. Maak duidelijke afspraken over de oplevering
Wordt de software volledig geïnstalleerd op uw server of als installatiebestand opgeleverd? Is de software installatie inbegrepen in de prijs of niet? Krijgt u de beschikking over de volledige broncode, zodat u zelf wijzigingen aan kunt brengen? (Zonder de volledige broncode kunt u de software niet zelf (laten) wijzigen en bent u voor toekomstige wijzigingen en/of onderhoud afhankelijk van het offshore bedrijf dat de software ontwikkeld heeft).  Het dient te allen tijde duidelijk te zijn wat er hoe en wanneer opgeleverd wordt. In veel gevallen zal het offshore bedrijf de voor u ontwikkelde software installeren en demonstreren op de eigen server, en wordt deze pas na uw acceptatie en goedkeuring aan u overgedragen. 

8. Maak duidelijke afspraken over het onderhoud
Betaalt u na oplevering een maandelijks of jaarlijks bedrag voor onderhoud? En zo ja, wat is er inbegrepen in dit onderhoud? Is het toegestaan dat de broncode van uw software later door u of een ander bedrijf gewijzigd wordt? Kost het extra om de volledige broncode in handen te krijgen? Zorg dat u antwoord heeft op deze vragen. 

9. Regel de beveiliging, dataprotectie en intellectuele eigendomsrechten goed
Het is verstandig op papier te zetten wie bevoegd is om toegang te hebben tot de door u aangeleverde informatie. Voor grotere projecten of projecten waarin gewerkt wordt met gevoelige informatie kan een Non Disclosure Agreement (NDA) worden afgesloten. Veel IT offshore bedrijven werken standaard met een NDA. Het beschermen van gegevens en vertrouwelijkheid van software, data en informatie, leidt immers tot een win-win situatie voor zowel u als uw offshore bedrijf. 

10. Verzeker u van wederzijds vertrouwen en respect
Wederzijds respect en vertrouwen zijn de basis van elke goede samenwerking. Ook dient het commercieel belang aan beide zijden gedekt zijn. U mag van uw offshore partner te allen tijde verwachten dat afspraken nagekomen worden en dat uw project tijdig en voor de afgesproken prijs opgeleverd wordt. Moeten er echter aanvullende werkzaamheden plaatsvinden of onvoorziene wijzigingen doorgevoerd worden, dan is het heel normaal dat daar extra kosten voor in rekening gebracht worden. Uiteraard moet u altijd akkoord geven voor dergelijke extra werkzaamheden uitgevoerd worden.

Wilt u meer weten over offshoring of zoekt u direct een betrouwbare offshorepartner, klik hier.

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief