In drie keerpunten en een eindsprint bent u SEPA-proof

6 augustus 2013 - Al op 1 februari 2014 gaat de Europese Unie over naar het SEPA-betalingssysteem. Toch loopt nog steeds een meerderheid van de bedrijven achter in dit tijdrovende overgangsproces. Volgens de laatste schattingen heeft slechts een kleine 40 procent van de bedrijven het gehele migratieproces doorlopen.

Bedrijven hebben dus nog een hoop werk voor de boeg. Dat zegt Jonathan Williams, Director of Strategic Development bij Experian. Eigenlijk zou u de laatste paar maanden voor de SEPA-deadline kunnen zien als een zwemsprint. Professionele zwemmers staan dagelijks zwemuitdaging waarin keerpunten foutloos moeten gebeuren. Want bij een 100-metersprint, mag er echt geen keerpunt fout gaan. Het zijn er immers slechts drie, waarna u alles moet geven in de eindsprint. Ook de SEPA-migratie is te verdelen in drie belangrijke keerpunten en een eindsprint. En ook hier geldt; geen enkel keerpunt, zoals het valideren van data, mag verkeerd gaan. De deadline zit ons immers op de hielen.

Keerpunt 1: mensen
Het is belangrijk dat alle neuzen binnen de organisatie dezelfde kant op staan. Het is dan ook een goede zaak als iedereen op de hoogte is van de risico’s van vertraagde of late betalingen, zoals boetes voor het bedrijf. Deze vertraagde betalingen kunnen iedereen binnen een bedrijf raken, doordat betalingen van leveranciers en partners mislukken. Dit geldt van HR (medewerkers die niet betaald krijgen) tot aan de beschikbaarheid van het product en de diensten die in het geding komen. Ook is reputatieschade een belangrijk risico voor het  gehele bedrijf. De urgentie van SEPA wordt pas echt duidelijk als de risico’s bij iedereen gaan leven.

Keerpunt 2: systemen
Een kritiek punt binnen de SEPA-migratie is de upgrade van systemen die belangrijke data en betalingsgegevens bevatten, denk hierbij bijvoorbeeld aan een ERP-systeem. Sommige organisaties hebben een lange cyclus van updates. Als deze updates pas na de SEPA-deadline voltooid zijn, is het voor een organisatie erg belangrijk dat men snel op de hoogte is hoe data SEPA-proof wordt. Zorg voor een schoon databestand, dat verkleint u de kans op uitschieters en betalingsfouten.

Keerpunt 3: data
Als u eenmaal de systemen op orde heeft is het derde keerpunt alweer in zicht. Dit keerpunt begint met het managen van de data-transformatie zelf. Dit klinkt wellicht ontmoedigend, maar dit proces kan opgedeeld worden in meerdere fases. De eerste fase bestaat uit een validatiecheck en de vervanging van de geverifieerde BBAN (Basic Bank Account Numbers) data naar IBAN-data en BIC-data. Deze laatste twee zijn, zoals u wellicht wel weet, kritiek voor de SEPA-migratie. Vergeet daarnaast niet uw automatische incasso’s te updaten.

Op naar de finish: processen en procedures
Na het laatste keerpunt volgt de eindsprint. Lukt het u om op tijd te finishen? Als uw keerpunten tot nu toe goed zijn gegaan, maakt u grote kans om de race tegen de klok te winnen. Nu is het belangrijk om uw prestaties vol te kunnen houden. Het handhaven van valide data is daarom nu één van de belangrijkste punten. U heeft als het goed is alle foutieve data gefilterd en gecorrigeerd. Het is dan ook belangrijk om te voorkomen dat de foutieve betalingsgegevens alsmaar terug komen.
De SEPA-deadline is inmiddels al meer dan tien jaar bekend. Ondanks dat, zijn veel bedrijven binnen de Eurozone nog niet klaar voor deze grote migratie. De tijd dringt en het is daarom belangrijk dat veel bedrijven snel actie ondernemen. Door goed te oefenen met de hierboven genoemde keerpunten, moet het goed komen met die deadline. Dan finisht u netjes op tijd. En wellicht ligt er nog een podiumplaatsje in het verschiet.

Doorsturen  |  3  |  Nieuwsbrief