Gebrek aan inkoopaandacht kost MKB kansen op herstel

19 januari 2015 - Midden-en kleinbedrijven verliezen massaal geld door intuïtief en op basis van de vertrouwensrelatie met leveranciers grondstoffen en producten in te kopen. Deze werkwijze erkent niet de toegevoegde waarde van inkoop waardoor ongezien waarde wegvloeit uit de organisatie en faillissementen dichterbij komen.

Dit schrijft Bert van der Stouwe, inkoopexpert en onderzoeker Supply Management bij Hogeschool Windesheim.
 
Focus op verkoop
Van der Stouwe: "In de bedrijfsvoering van midden- en kleinbedrijven ligt de focus op verkoop, terwijl het grootste waardedeel van de te verkopen producten wordt ingekocht. Er zijn productiebedrijven waar 80 procent van de kostprijs bestaat uit ingekochte grondstoffen en producten en slechts twintig procent uit toegevoegde waarde vanuit eigen productie. Inkoop is het ondergeschoven kindje en wordt te vaak gecombineerd met een andere functie binnen het bedrijf. Daarnaast wordt er te veel ingekocht op basis van intuïtie. Men vertrouwt op leveranciers waar men een jarenlange relatie mee heeft opgebouwd zonder kritisch naar de kosten te kijken. Het onderschatten van de inkoopfunctie in het MKB zorgt ervoor dat de inkoopkosten de pan uit rijzen en besparingsmogelijkheden niet worden gezien. Dit terwijl één procent inkoopbesparing soms dezelfde waarde oplevert als een omzetstijging van maar liefst twintig tot dertig procent. In veel bedrijven realiseert het management zich onvoldoende hoe groot de rendementsimpact kan zijn vanuit inkoopbesparing."

Bewustwording
Er valt veel winst te behalen aan de inkoopkant van het MKB wanneer de inkoop niet alleen maar op basis van gevoel wordt ingericht, maar er op een strategische manier met inkoop wordt omgegaan. Van der Stouwe: "Inzicht in omvang en impact van inkoop zet aan tot bewustwording. Van daaruit kan het verstandig zijn de inkoopfunctie bij één persoon te beleggen in plaats van inkoop te laten uitvoeren door bijvoorbeeld de directeur of salesmedewerker. Zo wordt het inkoopproces professioneel opgepakt, krijgt het MKB inzicht in de inkoop op strategisch niveau, kan inkoopbesparing gerealiseerd worden en stijgt de omzet."

Inkoopbesparing
Van der Stouwe: "Inkoopbesparingen zijn op vele manieren te bereiken waardoor wel degelijk winst gemaakt kan worden. Bijvoorbeeld beter afspreken wanneer welk specifiek product aangeleverd moet worden. Dit voorkomt faalkosten; zaken moeten terug, een medewerker moet twee tot drie keer kijken naar een zelfde bestelling. Of zorgen dat schommelingen in marktprijzen ondervangen worden door goed te anticiperen in de planning; wanneer moet welk product in welke hoeveelheid ingekocht worden? Inkoopbesparing kan ook bereikt worden door het verminderen van uitgaven die gemoeid zijn met inkopen. Zoals de kosten van het product zelf, maar ook kosten van levering, van voorraad, controle van de specificaties van de aangeleverde producten. Als aan dit soort inkoop gerelateerde activiteiten iets meer aandacht besteed wordt, dan levert dat veel meer op dan de daarvoor benodigde kleine investering kost."

Inkoopbelang
Natuurlijk is er onderscheid tussen bedrijven ten aanzien van inkoopbelang, aldus Van der Stouwe. "Voor een middelgroot accountantskantoor, waar de toegevoegde waarde hoofdzakelijk wordt geleverd door ‘human capital’, is het bedrag in euro’s dat aan leveranciers wordt betaald relatief laag. In dergelijke organisaties is de inkoopfunctie zelden uitgebreid ontwikkeld. Maar is dat erg? Waarschijnlijk niet. De administratie moet daar natuurlijk wel op orde zijn. Een bedrijf in de assemblagesector daarentegen, met een relatief inkoopvolume van zestig procent of meer, met duizenden tot tienduizenden in te kopen onderdelen en diensten moet natuurlijk op inkoopgebied ‘op en top’ georganiseerd zijn. Het management zal heel goed moeten toezien op de inkoopfunctie, die grotendeels moet bestaan uit echte inkoopprofessionals. Met een goede inkoopopleiding en goede inkoopvaardigheden, waar onderhandelen er slechts één van is. De inkoopprofessionals moeten goed kunnen omgaan met allerlei inkoopmethoden, -modellen en –technieken, goed inkoopmarktonderzoek kunnen verrichten, leveranciers kunnen selecteren, onderhandelen, contracteren, dus ook een behoorlijke mate van juridische kennis bezitten. Vooral ook een goede specificatie kunnen maken van het in te kopen product of de dienst, samen met de ‘interne klant’, de collega dus. Dat stelt dan ook weer eisen aan communicatieve vaardigheden. Zo’n bedrijf is het andere uiterste."

Inkoopprofessionalisering
Professionalisering van de inkoopfunctie is een speciaal onderwerp binnen het MKB, waar veelal de neiging bestaat om medewerkers in dienst te hebben die multi-inzetbaar zijn. Ze hebben kennis over veel zaken, maar zijn niet gespecialiseerd. Hoe zou professionalisering van de inkoopfunctie er dan uit moeten zien? Van der Stouwe: " Op de maat van het midden- en kleinbedrijf zullen de inkoopactiviteiten zodanig georganiseerd moeten worden dat deze direct bijdragen aan de totaaldoelstelling van het bedrijf."

Doorsturen  |  1 reactie  |  Nieuwsbrief