Wie beweert dat salarisadministratie een sluitpost is, heeft boter op zijn hoofd

12 maart 2015 - Het vak van de salarisadministrateur professionaliseert. Sterk veranderende en complexe wet- en regelgeving dwingen salarisadministrateurs tot permanente educatie. De salarisstrook is vereenvoudigd, het tegendeel is het geval voor de vervaardiging ervan.

De salarisadministratie kunt u als organisatie er niet meer even bijdoen. Dit om de doodeenvoudige reden dat fouten in de uitvoering organisaties steeds duurder komen te staan. Jouke Sjaardema, product manager HR Solutions bij UNIT4, legt uit.

Loonbeslag?
Hoeveel van uw medewerkers krijgen een loonbeslag? Niet veel bedrijven zijn hier open over, maar Sligro (5834 werknemers) telt er 300, zo blijkt uit het jaarverslag 2014. Nu lijkt dit te overzien, maar de administratieve rompslomp die een loonbeslag veroorzaakt is fors. U moet als werkgever meewerken als de deurwaarder langskomt om beslag te leggen op een deel van het loon. Gebeurt dit niet, dan bent u aansprakelijk. Hoe gaat u hier goed mee om? Daar moet de salarisadministrateur een antwoord op hebben, rekening houdend met beslagvrije voet, onkostenvergoedingen. En wat te doen als uw medewerker meerdere loonbeslagen heeft? Wat dacht u van de administratieve impact van de nieuwe Wet werk en zekerheid? Of de gevolgen van de Wet aanpak schijnconstructies die op 3 maart 2015 door de Tweede Kamer is aangenomen en nu bij de Eerste Kamer ligt? Er zitten een hoop addertjes onder het gras die het werk van de salarisadministrateur steeds minder overzichtelijk maken.

Werk salarisadministrateur complexer
Alle ‘vereenvoudigingen’ die de overheid doorvoert, maken het werk van de salarisadministrateur complexer. Zijn werk was vroeger vooral gericht op een bruto-netto berekening. In de loop der jaren is er veel meer achter gaan zitten. Werknemers zijn daarnaast steeds beter op de hoogte. Daarom moeten salarisprofessionals niet alleen kunnen communiceren hoe het netto loon tot stand komt, maar ook wat er buiten het zicht van de medewerker nog meer speelt.

Continu bijleren
Dat is onmogelijk als de salarisadministrateur niet continu bijleert. De hoogte van de belastingen op arbeid, heffingskortingen, subsidies en dergelijke veranderen continu, want dat is pure politiek. Probeer dat als salarisadministrateur met enkel een PDL-certificaat maar te begrijpen en uit te leggen aan je mensen. Dat is haast niet te doen. Ook de transitievergoeding die eraan zit te komen, lijkt zo eenvoudig, maar daar zitten nog wel de nodige haken en ogen aan. De salarisadministrateur moet meegroeien met de wetgeving wil hij zijn vak goed uit kunnen blijven oefenen. Wellicht nog wel meer dan in andere administratieve beroepen.

Serieuze bedreiging
De realiteit is dat veel organisaties de salarisadministratie beschouwen als kostenpost waardoor er onvoldoende ruimte is voor verdieping in het vak. Met alle risico’s en gevolgen van dien. Fouten in de salarisadministratie leiden tot ontevreden medewerkers, die daardoor bovendien in betalingsproblemen kunnen komen wat leidt tot financiële risico’s voor de werkgever. Een slechte administratieve uitvoering vormt dus een serieuze bedreiging voor de bedrijfscontinuïteit.

Wat is de oplossing?
Het loont al snel om de salarisadministratie (gedeeltelijk) uit te besteden. Er zijn genoeg aanbieders, maar waar moet u op letten? Salarisdienstverleners die schermen met zeer lage tarieven, zullen dat ergens moeten verrekenen. De kwaliteit en dienstverlening komen dan al snel onder druk te staan. Het kan uitdraaien op een verkeerde bezuiniging als de kwaliteit in de uitvoering niet goed is. Voor kleine werkgevers is het uitbesteden bij een accountants- of administratiekantoor prima. Middelgrote werkgevers krijgen al snel te maken met meer (wettelijke) eisen aan de administratie. U moet daarom kritisch zijn op de partij waar u de administratie aan uitbesteedt. Administratieve dienstverleners voor wie de salarisadministratie een nevenactiviteit is kunnen een risico vormen voor u, als werkgever.

Strenge richtlijnen
Kent uw organisatie veel seizoenmedewerkers of wisselende dienstroosters? Dan is een (gedeeltelijke) uitbesteding aan een professionele uitvoerder al gauw beter en goedkoper. U bent niet afhankelijk van de salarisadministrateur als die met vakantie gaat of ziek wordt. Is de leverancier voorzien van een ISAE 3402 Type II certificering, dan voldoet het verwerkingsproces aantoonbaar aan de strenge richtlijnen. Die audit vindt elk jaar weer plaats. Medewerkers zijn geschoold en blijven continu op de hoogte van nieuwe wet- en regelgeving en passen deze kennis toe bij de verwerking van de salarissen. Uw personeel krijgt wat het verdient en dat bepaalt mede het succes van de onderneming. Hoe u de salarisadministratie ook wilt regelen, maak een weloverwogen keuze. Want wie door al die wettelijke veranderingen nu nog beweert dat de salarisadministratie een sluitpost is, heeft boter op zijn hoofd.

Doorsturen  |  1 reactie  |  Nieuwsbrief