Tips voor een goede digitale hygiëne

20 augustus 2015 - Aandacht voor hygiëne voorkomt dat u ziek wordt. Dat geldt ook voor uw online werkomgeving. Want met een goede digitale hygiëne blijft uw productiviteit en stressniveau op een gezond peil.

Zoeken, zoeken en nog eens zoeken. Naar bestanden, e-mails en webpagina’s. Wie kent het niet? We leven in een informatiemaatschappij en hebben informatie nodig om ons werk te kunnen doen. Maar soms loopt het de spuigaten uit: uw harde schijf is een chaos, uw Postvak IN puilt uit en in uw bladwijzers ontbreekt ieder overzicht.
Dat zoeken kost heel veel tijd, die u natuurlijk niet heeft. En u raakt er ook nog eens gestrest van. Hoe zorgt u ervoor dat alle informatie ook echt wat toevoegt en een bron van inspiratie is en blijft voor u? En hoe voorkomt u dat u eindeloos moet zoeken, terwijl de emmer overloopt? Denise Hulst geeft u hieronder tips om uw online werkomgeving schoon, netjes en overzichtelijk te houden.

Tips voor een goede digitale hygiëne
Belandt bij u alles op een grote hoop? Of scheidt u het kaf van het koren?  U kunt bij alle informatie uitgaan van twee categorieën: need-to-know en nice-to-know. Bij de eerste categorie gaat het om informatie die onmisbaar is voor uw werk. De tweede categorie betreft vooral informatie die uw nieuwsgierigheid bevredigt. Probeer voortdurend een schifting aan te brengen. En maak gerust een map ‘Nice-to-know’ aan als u het moeilijk vindt om bestanden in de laatste categorie weg te gooien.
 
Bewandel eens een andere weg
Voor veel breinwerkers is het versturen van mail een tweede natuur geworden. Voor het minste of geringste gaat er een e-mail uit. Probeer in plaats daarvan eens een andere weg te bewandelen en vraagt uzelf af of u niet beter de telefoon kunt pakken of een sms’je kunt sturen. Vergeet daarbij niet dat u meer mail zult ontvangen als uzelf ook meer mailconversaties begint. Wilt u minder mail in uw inbox? Start dan zelf met minder mailen.
 
Gebruik een boomstructuur
Een boomstructuur brengt orde aan in de chaos. Bijvoorbeeld bij een grote verzameling van bestanden die u regelmatig nodig hebt. Ga daarbij op zoek naar een overkoepelende term en gebruik die voor de hoofdmap (‘Financiën 2016’). Hang daaronder meerdere submappen, zoals ‘Begroting’, ‘Jaarplannen’, ‘Bezuinigingen’ et cetera. Let erop dat u alle onderwerpen die horen bij het onderwerp financiën ook echt onder ‘Financiën 2016’ hangt en geen subonderwerpen tot hoofdmap bombardeert.
 
Voorkom een zoektocht
In uw brein bevindt zich de prefontale cortex, waar ons werkgeheugen zich bevindt. Die kan maar zeven zaken in één oogopslag overzien. Heeft u veel meer dan die zeven aan mappen in uw archief, dan wordt het dus een zoektocht.  U voorkomt dit door het aantal hoofdmappen te beperken tot ongeveer dat aantal. Als u daar ver overheen gaat, dan wordt de zoektocht naar bestanden voor de meeste medewerkers een frustrerend tijdverdrijf dat stress veroorzaakt.
 
Maak direct opruimen tot een gewoonte
Goede digitale hygiëne betekent dat u onderhoud pleegt op het juiste moment. Archiveert u bijvoorbeeld iets en ziet u een document waarvan u bijna zeker weet dat u het niet meer zult gebruiken? Verwijder het dan meteen. Als u dit vaak genoeg doet, dan maakt u direct opruimen tot een gewoonte. U doet het dan op een natuurlijk moment en u hoeft nooit meer uren te reserveren voor het opschonen van uw archief
 
Opruimen betekent letterlijk ruimte maken, ook mentaal
Als u al uw materiaal bewaard wat u ooit gebruikt heeft voor een project dan raakt de harde schijf van uw pc vol, maar ook je eigen harde schijf, oftwel je werkgeheugen. Hoe voller uw eigen werkgeheugen, hoe minder ruimte voor het bedenken van creatieve oplossingen, nieuwe ideeën of briljante inzichten. Wilt u creatief kunnen blijven in uw werk, is het nodig om mentaal op te ruimen. Dat doet u door  het bewust af sluiten van activiteiten en projecten. Door fysiek uw papierstapels en uw digitale bestanden op te ruimen, schept u ook ruimte in uw hoofd. Daardoor kunnen uw hersens doen waar ze het beste in zijn; creëren….Dus; gebruik uw hersens voor de leuke dingen en niet als opslagruimte van dingen die ooit belangrijk waren.
 
Laat uw archief ook krimpen
Uw archief hoort niet alleen mee te groeien met uw werkzaamheden, maar ook mee te krimpen. Heeft u bijvoorbeeld een project afgerond? Maak dan een onderscheid tussen verschillende soorten documenten. Sommige wilt u bewaren, zodat u er ooit nog eens op terug kunt grijpen voor een vergelijkbaar project. Andere dienen waarschijnlijk alleen ter inspiratie en kunt u beter weggooien. De houdbaarheidsdatum van informatie is namelijk al snel overschreden.
 
Stel uzelf deze belangrijke vraag
Twijfelt u vaak of u iets weg kunt gooien of niet? Dan helpt het wellicht om uzelf de volgende belangrijke vraag te stellen. Dat is: kunt u het bestand ook gemakkelijk vinden op een andere digitale plek in uw organisatie? Denk aan SharePoint, het intranet of de g-schijf. Is het antwoord ja, dan gooit u het bestand weg! Niets is zo zonde van uw tijd en energie als zelf dingen bewaren die ergens anders ook staan. Helemaal als u er op alle momenten makkelijk bij kunt.
 
Besef dat u niet alwetend bent
De hoeveelheid informatie waar u toegang toe hebt, neemt dagelijks enorm toe. Maar uw mentale vermogen om informatie te verwerken, groeit niet in hetzelfde tempo mee. Daardoor groeit dagelijks de kloof tussen uw capaciteiten en de hoeveelheid beschikbare informatie. Dat maakt het belangrijk om te beseffen dat u niet alwetend kunt zijn. In plaats van dat u alles tot u wilt nemen, kunt u uzelf beter afvragen waar u de belangrijkste informatie kunt vinden.
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief