Tips voor het organiseren van een bedrijfsevenement

2 november 2015 - Een evenement is een krachtig communicatiemiddel om uw boodschap over te brengen op uw doelgroep. Werknemers, (potentiële) klanten, relaties, pers of omwonenden; met een goed georganiseerd evenement krijgt u uw doelgroep mee.

Maar hoe zorgt u ervoor dat de boodschap blijft hangen en uw evenement onvergetelijk wordt? Hieronder enkele tips.
 
Maak het interessant
Waarom zou iemand naar uw evenement willen komen? Bij het stellen van een doel voor een evenement is het verstandig om te bedenken wat de komst naar uw evenement voor uw gasten oplevert. Bedenk niet alleen welke boodschap u wilt brengen, denken vanuit de ontvanger is minstens net zo belangrijk. Denk aan actuele thema’s, onthulling van trends, in contact komen met mensen die men normaal gesproken niet zo snel ontmoet of het uitnodigen van een zeer gewaardeerde spreker.
 
Raak het doel niet uit het oog
Misschien wel het belangrijkste: zorg dat u een bepaald doel voor ogen heeft met uw evenement en wijk hier niet vanaf. Marijke Prins, oprichtster van Prins Evenementen: "Een evenement wordt vaak georganiseerd met een bepaald doel voor ogen. Of dit nou gaat om het presenteren van een nieuw product tijdens een launch-event of het delen van de laatste ontwikkelingen op een bepaald vakgebied tijdens een symposium. Tijdens het organiseren van een evenement merk ik vaak dat er allerlei ideeën ontstaan om het evenement nog leuker, groter of beter te maken. Heel goed natuurlijk, want een hoge dosis creativiteit komt bij het organiseren vaak goed van pas. Aan de andere kant kunnen deze, soms wilde, ideeën ook het bereiken van het doel in gevaar brengen als deze teveel afwijken van het doel. Vergeet nooit wat u wilt bereiken met het evenement. Zorg ervoor dat u de focus behoudt en weet zo de boodschap optimaal over te brengen."
 
Laat uw bezoekers zich welkom voelen
Een welkom gevoel, hoe bereikt u dat? Het begint al bij de uitnodiging. Denk bijvoorbeeld aan volledige informatie, een routebeschrijving een uitnodigend taalgebruik. Daarnaast zit het creëren van het juiste gevoel vaak in de details. Goede bewegwijzering, gratis parkeergelegenheid (of uitrijdkaarten), welkom geheten worden door een gastheer of gastvrouw; gasten hoeven niet teveel na te denken en kunnen volledig genieten van het evenement. Organiseert u bijvoorbeeld een netwerkevenement? Creëer een gezellige sfeer met bijvoorbeeld lekkere hapjes en drankjes. Zo zorgt u ervoor dat mensen sneller met elkaar in gesprek gaan.
 
Vergeet ook vooral niet een passend bedankje of een gadget om weg te geven. Bedenk iets wat in lijn ligt met het doel van uw evenement om uw gasten hier thuis ook nog aan te laten herinneren.

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief