Hoe voorkomt u een fiscale kater na de feestdagen?

19 november 2015 - De laatste weken van het jaar zijn bedrijven druk in de weer met kerstpakketten en de  voorbereiding van een bedrijfsdiner of een ander event. Een leuke jaarafsluiting wordt gewaardeerd door werknemers en betaalt zich daardoor terug.

Veel bedrijven realiseren echter niet dat het fiscale regime voor feestjes en andere speciale beloningen ingrijpend is gewijzigd. Kristof Huet: ‘Wie de regels niet kent, kan veel geld verliezen.
Tot vier jaar geleden kende Nederland bijna 30 fiscale regels voor werknemersvergoedingen. Van een fietsplan en bedrijfsnotebooks tot gratis fitness: voor vrijwel iedere verstrekking gold een andere richtlijn.

Werkkostenregeling
Om een einde te maken aan die wirwar introduceerde de overheid in 2011 de werkkostenregeling (WKR), een eenduidig stelsel als vervanging van alle losse regels. Toepassing van de werkkostenregeling was een vrijwillige keuze; het stond werkgevers vrij om vast te houden aan de oude richtlijnen. Dat laatste is veranderd. Sinds 1 januari 2015 is toepassing van de werkkostenregeling verplicht.
 
De regeling in een notendop
De werkkostenregeling omvat alles was wat een werknemer van een werkgever krijgt: salaris, gratificaties, eindejaarsuitkeringen, maar ook loon in natura. De regeling kent een vrije, onbelaste ruimte die 1,2 procent van het fiscale loon beslaat. Over vergoedingen boven deze drempel betaalt de werkgever een eindheffing van 80 procent.
Prettig is dat die vrije ruimte niet op werknemersniveau hoeft te worden berekend. Men mag ook de verstrekkingen van alle afdelingen bij elkaar optellen en op basis daarvan de 1,2 procentgrens op bedrijfsniveau bepalen. Daarnaast is een aantal posten fiscaal vrijgesteld en kan een aantal andere posten als nihil of een laag bedrag worden gewaardeerd.
Volgens Kristof Huet, Director Benelux en Nordics bij Concur, is de nieuwe regeling veel eenvoudiger dan het oude stelsel. "Er zit echter ook een nadeel aan. Doordat verstrekkingen voor het voltallige personeel mogen worden opgeteld, is centrale regie nodig. Versnipperde budgettering kan er gemakkelijk toe leiden dat de grens voor vrije strekkingen ongezien wordt overschreden. Het gevolg: het door iedereen zo bejubelde eindejaarsfeest levert een onvoorziene belastingheffing voor het bedrijf op."
 
Vier tips
Huet geeft enkele handige tips om een belastingheffing te voorkomen:

1. Bereken de vrije ruimte
Reken, voordat kerstpakketbestellingen en feestzaalreserveringen de deur uitgaan, eerst uit hoeveel vrije ruimte er nog is. Budgetteer feestdagenuitgaven vervolgens binnen die ruimte.
Zorg daarnaast voor een centraal beheer van alle budgetten die gerelateerd zijn aan werknemersverstrekkingen. Als iedere afdeling dat zelf doet en overschrijdingen niet centraal worden geregistreerd, komt u budgettair in de knel bij de feestdagen van 2015.

2. Feest op de werkplek
In het oude systeem waren personeelsfeesten fiscaal vrijgesteld tot een maximumbedrag van 454 per werknemer per kalenderjaar. De werkkostenregeling levert op dit punt een versobering op. De vrije ruimte voor een werknemer met een modaal jaarsalaris (35.000) is nu  420 (1,2 procent). Behalve een eindejaarsfeest en kerstpakket moeten daar door het jaar heen ook alle andere verstrekkingen van worden betaald, wilt u werknemers onbelast houden.
Vallen de kosten voor een extern bedrijfsfeest hierdoor boven de vrijstellingsgrens, dan is er volgens Huet een mogelijke uitweg. ‘Een personeelsfeest dat op de werkplek wordt gegeven, is namelijk vrijgesteld. De fiscus gaat daarbij uit van een ruime interpretatie van het begrip 'werkplek': het gaat om een plek waar werkgevers verantwoording over dragen. Een onbelast feest kan dus ook plaatsvinden in de kantine of in een partytent op het parkeerterrein.
 
Let wel op: maaltijden die tijdens een event op eigen terrein worden geserveerd, zijn niet volledig onbelast. Per persoon moet  3,20 per maaltijd als loon worden bestempeld. Hierover moet dus een heffing van 80 procent worden betaald, tenzij er nog voldoende vrije ruimte is om het eten daar aan toe te rekenen.
 
3. Trainen in plaats van feesten
In tegenstelling tot externe feestjes vallen trainingen en cursussen niet onder de werkkostenregeling. Zulke bijeenkomsten moeten echter wel onder werktijd worden georganiseerd en zijn gericht op werkgerelateerde vaardigheden.
Met een beetje creativiteit levert dit ook mogelijkheden op voor tijdens de feestdagen. Zo is een gezellige sportmiddag waarbij onder begeleiding van een coach aan teambuilding wordt gewerkt in principe onbelast.
Dat laatste geldt in echter niet voor de afterparty met bitterballen en drank in de sportkantine. Dat gedeelte van het programma kunt u beter in de bedrijfskantine organiseren.
 
4. Laat medewerkers meebetalen
Het klinkt onsympathiek om personeel mee te laten betalen aan de kosten van een kerstpakket of eindejaarsdiner. Toch kan dit positief uitpakken, bijvoorbeeld door de kas van een personeelsvereniging in te zetten. Zowel het bedrijf als de medewerkers storten daar een bijdrage in, zodat zij verjaardagskaarten, het Sinterklaasfeest en een kerstborrel ermee financieren.
Deze manier van werken, vergroot de betrokkenheid van werknemers. Bovendien valt hun bijdrage niet onder de WKR. Alleen de bijdrage van de werkgever wordt belast.
 
Tot slot
De werkkostenregeling zorgt voor minder regeldruk, maar uw organisatie moet wel binnen de wettelijke kaders opereren. Daarom is een gedegen beleid noodzakelijk, dat u consequent moet toepassen. Is dat te ingewikkeld binnen uw organisatie? Kijk dan eens naar specifieke software voor onkostendeclaraties, waarmee organisaties kunnen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.
Een centraal opgezette boekhouding voor verstrekkingen houdt de kosten van zo'n feest binnen de heffingsvrije ruimte. Met die aanpak voorkomt u dat het geweldige bedrijfsevent waar werknemers weken later nog over praten voor uzelf uitmondt in een fiscale kater.

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief