Vier tips om 2016 met een lege e-mailbox te beginnen

24 december 2015 - Productiever zijn dat willen we allemaal. Met die volstromende e-mailbox is dat wel een flinke uitdaging: collega’s willen direct iets weten, klanten komen met spoedopdrachten en dan verwachten ze ook nog eens dat u snel reageert.

E-mail is voor ruim twee derde van de mkb-werknemers (68 procent) nog steeds het belangrijkste communicatiemiddel, zo blijkt uit een mkb-onderzoek dat Ipsos MORI namens Microsoft heeft uitgevoerd. Met het nieuwe jaar in zicht is dit hét moment om e-mail anders te organiseren. Vier tips voor een lege e-mailbox op 1 januari 2016.

1. Bepaal bewust wanneer u e-mail oppakt
E-mail is overal. Dat blijkt wel uit het feit dat bijna 72 procent van de mkb’ers aangeeft tot wel 25 berichten per dag te ontvangen. 66 procent voelt zich ook nog eens genoodzaakt binnen een dag te reageren. Maar niet alle mail moet direct beantwoord worden. Creëer rust. Plan bijvoorbeeld twee momenten op de dag om met uw mails aan de slag te gaan.

2. Beantwoord e-mail niet altijd direct
Het helpen van collega’s is voor maar liefst 86 procent van de mkb-werknemers belangrijk om het gevoel te krijgen dat het een productieve dag was. Dit betekent dat zij denken dat ze een mail van een collega direct moeten beantwoorden. Dat is echter niet altijd de beste optie, aangezien bij spoedopdrachten of een korte vraag bellen vaak veel efficiënter werkt – u krijgt dan immers direct een antwoord. Werkt u met een clouddienst waarmee je altijd en overal kunt werken, dan is chatten ook een goede optie.

3. Prioriteer uw e-mail
Niet alle e-mail is belangrijk. Maar het prioriteren van e-mails kost ook weer veel tijd. Ook hier kan technologie helpen. Outlook 2016 biedt een optie die de selectie al voor u maakt: Clutter. E-mails die niet belangrijk zijn, bewaart hij wel, maar ze verschijnen niet in de inbox. Dat scheelt een hoop verplaatsen en selecteren, waardoor u dus meer tijd overhoudt om productiever te zijn.

4. Werk samen aan documenten
Het rondsturen van een Word-, PowerPoint- of Excel-bestand, omdat u er met een collega aan werkt, drukt flink op uw e-mailbox. Door samen te werken aan hetzelfde onlinedocument – opgeslagen in de cloud–, bespaart u de moeite van elke keer heen-en-weer mailen. Zet ‘track changes’ aan in Word en u ziet precies wat uw collega heeft veranderd. Uit het Ipsos MORI-onderzoek blijkt dat negentien procent van de mkb’ers vindt dat een investering in de nieuwe technologie leidt tot meer productiviteit; 21 procent denkt dat het leidt tot meer tevreden medewerkers.

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief