Zes tips om kosten te verlagen en productiviteit te verhogen

4 januari 2016 - Organisaties worden in de huidige economie continu gedwongen om nieuwe manieren te vinden voor het verlagen van kosten. Krappe marges, hogere looneisen en economische druk maken het dat bedrijven slim om moeten gaan met hun kostenposten.

Vaak worden personeelskosten buiten beschouwing gelaten. Rolf van Lierde, general manager MKB bij Kronos Benelux: "Dat is bijzonder als u u bedenkt dat juist deze kosten de grootste beheersbare uitgaven van organisaties zijn. Het verbeteren van de inzet van arbeid is dus essentieel om concurrerend te blijven. De mogelijkheid om operationele kosten aanzienlijk te verlagen en de productiviteit te verhogen ligt met name op het gebied van personeel. Door personeelsmanagement en zaken als werkplanning, afwezigheidsbeheer en personeelsplanning te automatiseren, kunnen alle organisaties hun resultaat snel en zichtbaar verbeteren. Maar hoe dot u dit? Hieronder volgen zes tips voor het verlagen van kosten en het verhogen van de productiviteit door middel van de inzet van personeelsmanagement."
 
Tip 1: Voer systematische controles uit
Een veelvoorkomend probleem is dat werkgevers onvoldoende controle hebben over de inzet van hun personeel. Dit heeft als risico dat medewerkers verkeerd en onterecht uitbetaald krijgen. Als medewerkers teveel betaald krijgen, heeft dit vanzelfsprekend een negatief effect op de bedrijfsresultaten. Te hoge salarisstrookjes worden zelden gemeld, maar betaalt de organisatie te weinig, dan volgen klachten van de vakbond. Onregelmatige diensten zoals nachtdiensten of late ploegendienst waar geen gebruik wordt gemaakt van een geautomatiseerd systeem zorgen momenteel nog voor onnodig nattevingerwerk.
De oplossing hiervoor? Automatiseer betalingsregelingen en zorg voor een geavanceerd systeem dat werktijd en aanwezigheid registreert. Daarnaast moeten organisatorische, contractuele en wettelijke regelingen direct kunnen worden opgeroepen, zodat het systeem automatisch de meest complexe betalingsberekeningen kan verwerken. Dit elimineert over- en onderbetalingen en de bijkomende bedrijfsrisico’s. Het resultaat? Geldbesparing én gemotiveerde loonadministrateurs.


Tip 2: Verlaag de salarismassa
Er gaat veel geld en tijd verloren aan onnauwkeurige tijdregistratie en inklokken. Recent onderzoek laat zien dat collegiaal inklokken ruim twee procent van de totale salarismassa bedraagt. De kosten lopen hierdoor hoog op en frauduleus klokken mag dan ook door geen enkele organisatie onderschat worden. Een uitdaging die met name geldt voor bedrijven met werknemers op afstand. Er zijn genoeg gevallen waarbij er betaald wordt voor werk dat nooit is uitgevoerd.
Het proces van handmatig registeren van tijd is het meest kwetsbaar voor misbruik. Dit kan worden tegengegaan door het automatiseren van tijdsregistratie en afwezigheidsbeheer. Door vingerafdrukken te matchen met het dossier van de werknemers kan de identiteit worden vastgesteld. Een badge met een unieke PIN-code voorkomt ook dat men nog kan frauderen met het in- en uitklokken. Daarnaast biedt een smartphone uitkomst. Medewerkers klokken in en uit via een app op hun smartphone en registeren de hele dag door hun werkzaamheden.
 
Tip 3: Beperk administratieve overhead
Personeelsmanagers en leidinggevenden zijn dagelijks veel tijd kwijt aan het beantwoorden van vragen van werknemers over de loonadministratie, vakantiegeld, verlofdagen enzovoorts. Dit is niet de meeste productieve besteding van hun tijd.
Door werknemers zelf de gegevens zoals salaris, gewerkte uren, opgebouwde vakantiegeld et cetera op te laten roepen die zij nodig hebben, wordt de productiviteit niet nadelig beïnvloedt. Deze self-service zorgt ervoor dat medewerkers meer controle hebben over hun eigen arbeidsgegevens. De betrokkenheid stijgt en er vindt een toename in productiviteit plaats.
 
Tip 4: Krijg controle over afwezigheidskosten
De productiviteit van zowel medewerkers als leidinggevenden heeft te lijden onder werknemersafwezigheid. Buitensporig hoge afwezigheid staat gelijk aan lagere productiviteit en heeft een groot effect op de financiën van de organisatie en de motivatie van het personeel. Verzuim leidt tot een verlies van gemiddeld 24 procent in de productiviteit van werknemers. Maar dat is nog niet alles. Gemiddeld besteden leidinggevenden ruim drie uur per week aan het opvangen van afwezigheid door het regelen van vervanging, het aanpassen van de werkzaamheden of het geven van instructies aan de vervangers. Dit komt neer op bijna vier werkweken per jaar per leidinggevende.
Een systeem voor afwezigheidsbeheer biedt uitkomst. Het systeem helpt om inzicht te krijgen in trends in het ziekteverzuim binnen de organisatie en identificeert misbruik. Met geavanceerd afwezigheidsbeheer kunnen organisaties stappen ondernemen om de kosten van het ziekteverzuim te beperken en de productiviteit te verhogen. Met het systeem kunnen bedrijven hun regelingen voor vakantie en ziekteverlof automatiseren en handhaven. De kosten van verlengde afwezigheid worden hierdoor teruggedrongen en misbruik van verlofregelingen getackeld.
 
Tip 5: Gebruik overwerk op de juiste manier
Overuren zijn een goede manier om personeel te ‘flexibiliseren’ en indien nodig de capaciteit te verhogen om aan de vragen van klanten te voldoen. Soms verhult de inzet van overuren echter problemen die permanente schade kunnen toebrengen aan de productiviteit en in de concurrentiestrijd. Overuren worden namelijk soms gebruikt als compensatie voor afwezigheid. Als managers onvoldoende inzicht hebben en niet de juiste tooling tot hun beschikking hebben om overuren zo efficiënt en correct mogelijk in te zetten, kan er misbruik plaatsvinden en kunnen sommige managers en werknemers overuren als een prestatie behandelen.
De oplossing? Een geautomatiseerd systeem voor tijdregistratie kan actuele rapporten produceren. Hierdoor hebben managers op elk moment inzicht in waar en hoe de overuren worden ingezet. Zo kunnen zij diep in de gegevens duiken om de onderliggende oorzaken van de inzet van overuren vast te stellen. De leidinggevende kan onmiddellijk actie ondernemen en de overuren eerlijk inzetten.
 
Tip 6: Pas Lean and Six Sigma toe
Veel personeelsleden werken aan de hand van een heel scala aan inefficiënte praktijken en processen die rijp zijn voor analyse en verbetering. Werknemers moeten zich vaak door allemaal administratieve rompslomp werken, waar ontzettend veel kostbare tijd in verloren gaat. Personeelsleden kunnen die tijd veel effectiever inzetten als zij zich enkel en alleen hoefden te focussen op hun echte werkzaamheden.
Lean and Six Sigma-technieken helpen om de exacte tijd te meten die werknemers besteden aan directe en indirecte activiteiten. Managers kunnen bijvoorbeeld inzoomen op de onderliggende oorzaken van een lage productiviteit en het effect van veel overuren of een hoge afwezigheid op de productiviteit kwantificeren.
 
Deze tips bieden uitkomst om de kostbare tijd van het personeel zo productief mogelijk in te vullen. Door het invoeren van bovenstaande oplossingen kunnen bedrijven arbeidsproductiviteit meten en managen en optimaal rendement halen uit hun personeelsmanagement, terwijl zij tegelijkertijd een kostenbesparing doen.

Doorsturen  |  1 reactie  |  Nieuwsbrief