E-mail is nog voor één derde technische bedrijven instrument voor documentbeheer

2 maart 2016 - Bijna één op de drie bedrijven (35 procent) in de sectoren bouw, techniek en offshore deelt documentatie en projectinformatie niet met behulp van een document management systeem (DMS).

Dit blijkt uit onderzoek van CTB xRM. Deze bedrijven kiezen nog altijd voor e-mail als instrument om informatie en documenten te delen en omarmen daarmee de nadelige gevolgen van het ontbreken van een DMS.

Smart document management
Het ontbreken van een strategie en een softwareoplossing voor smart document management leidt tot hogere zoekkosten, omdat medewerkers meer tijd besteden aan het zoeken en terugvinden van informatie. In indirecte zin leidt dit tot hogere faalkosten, doordat in een vergevorderd stadium van projecten blijkt dat informatie ontbreekt of onjuist is. Het is lastig om op bedrijfsniveau in te schatten hoe hoog de hieraan verbonden kosten precies zijn.

Terugvinden van informatie
De belangrijkste redenen die technische bedrijven hebben om met een document management systeem te werken, zijn het verbeteren van vindbaarheid van informatie (negentien procent), het centraliseren van informatie (achttien procent), het structureren van versiebeheer (veertien procent) en het verbeteren van samenwerking (tiren procent). Dat de terugvindbaarheid van informatie belangrijk is, mag geen verrassing zijn. Amerikaans onderzoek heeft laten zien dat de kosten van het zoeken naar documenten beginnen bij vijftien euro  en oplopen tot zelfs 180 euro per document. Ruim zeven procent van alle documenten verdwijnt uiteindelijk definitief van de radar. 
Yuri Ramdhani, commercieel manager van CTB xRM: "We constateren dat bedrijven in de bouw, techniek en offshore de noodzaak van smart document management veelal niet inzien, of er weinig prioriteit aan geven. Deze sectoren lopen hierin gewoon achter de feiten aan. Dat heeft niets te maken met een gebrek aan verandervermogen of capaciteit. De oorzaak zit hem in bewustzijn: organisaties zijn onvoldoende op de hoogte van de achterstand die zij oplopen door gebrekkig documentbeheer. De kosten zijn lastig te meten en liggen dus meestal in het verborgene, maar dat betekent niet dat ze er niet zijn."
 
eBook
Meer informatie over smart document management, de do’s en don’ts, vijf vereisten en het resultaat zijn te vinden in het eBook: ‘Document management in de bouw, techniek en offshore’, dat waardevol is voor alle projectmatig werkende bedrijven in de gehele bouw- en technische sector. Het eBook is hier te downloaden.

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief