Snel 'up and running' na een fusie of overname

8 april 2016 - Ondernemingen verwachten veel succes van een fusie of overname. Het idee is immers dat het bedrijven laat profiteren van elkaars klanten en krachten. Maar de werkelijkheid is vaak minder rooskleurig: vijftien procent ontaardt in een ramp en nog eens 70 procent behaalt niet de gestelde voordelen.

Een belangrijke oorzaak is de lastige integratie van bestaande IT-systemen. Maar daar valt gelukkig wat aan te doen, zo betoogt John Verwaaijen van Magic Software  De oorzaken van mislukte samenvoegingen zijn veelzijdig: botsende culturen, verkeerde inschattingen of simpelweg een slechte strategische 'fit'. Een minder vaak gehoorde – maar niet minder belangrijke reden - is de falende integratie van IT-systemen. Het merendeel van de bedrijven besteedt nauwelijks aandacht aan dit aspect, zo concludeerde consultancybedrijf McKinsey. "Niet zo vreemd dat het vervolgens vaak misgaat," zegt Verwaaijen. Het resultaat? Ellenlange IT-integratietrajecten, misgelopen omzet, gefrustreerde werknemers en eilandjes die nauwelijks met elkaar kunnen communiceren. Dat ondermijnt de veronderstelde voordelen van de fusie of overname volledig.

Niet eenvoudig
IT-integratie is allesbehalve eenvoudig, geeft Verwaaijen toe. "Het is niet vanzelfsprekend dat totaal verschillende systemen voor bijvoorbeeld CRM en ERP vlekkeloos samengaan. Bedrijven gebruiken vaak uiteenlopende software. Ook de achterliggende bedrijfsprocessen zijn vaak totaal verschillend. Bijvoorbeeld labeling voor producten verschilt van bedrijf tot bedrijf," licht Verwaaijen toe. "Laat staan hoe die producten vervolgens in een Point of Sale-systeem worden verwerkt."
 Daarnaast spelen vaak politieke gevoeligheden mee tijdens overnames en fusies. "Het is vooral aan het begin van een traject vaak volstrekt onduidelijk wat de samenvoeging betekent voor de personele samenstelling van de IT-afdeling. En welk systeem wordt leading? Dat soort zaken bemoeilijken en vertragen het integratieproces."
 
Plan van aanpak
Toch is het volgens Verwaaijen zaak zo snel mogelijk na de fusie 'up-and-running' te zijn. En zo omzetverlies door stilstand tot een minimum te beperken. Een goede voorbereiding is daarbij essentieel. Het voorwerk bestaat grofweg uit twee onderdelen:
 
               1. Stel een plan op
Veel bedrijven hebben geen integratieplan klaarliggen na de ondertekening. Niet verstandig, aldus Verwaaijen. "Het integratievraagstuk moet al tijdens het overnameproces op tafel komen. Dat maakt de kosten voorspelbaar. Schets de situaties zoals ze nu zijn en stel een model op waar naartoe gewerkt moet worden. Dat scheelt enorm veel kosten en frustratie na de overname."
 
               2. Synchroniseer data en processen
Het koppelen van software en systemen is niet bepaald zinvol wanneer de data van beide organisaties niet volgens een uniforme nieuwe manier worden omgezet. Zorg bijvoorbeeld voor eenzelfde productlabeling. Ga daarbij uit van het systeem dat uiteindelijk leading wordt.
Niet alleen moet IT met elkaar kunnen 'praten', de achterliggende processen moeten ook hetzelfde worden. "Er is weinig zo inefficiënt als twee bedrijfsunits die voor dezelfde handelingen andere processen hanteren."
 
Noodverband
Het consolideren van de IT-systemen is ondanks deze voorbereiding doorgaans geen kwestie van een paar dagen sleutelen. Een 'digitaal noodverband' kan dan tijdelijk oplossing bieden.
 "Met een zogenoemd integratieplatform knoopt u applicaties van beide partijen al dan niet tijdelijk aan elkaar. Zie het als een soort brug tussen beide organisaties. Zodat u na de fusie zo snel mogelijk 'door' kunt met de business. Producten van onderneming A kunt u dan enkele dagen na de fusie alweer verkopen met de systemen van onderneming B. Zo blijft het omzetverlies beperkt."
 In sommige situaties is een dergelijk noodverband zelfs een goede permanente oplossing. "Volledige consolidatie is een langdurig traject en vaak erg duur. Daarom zijn ondernemingen in sommige situaties beter af met flexibele koppelingen die kunnen meegroeien dan met volledig geïntegreerde systemen. Bovendien zijn koppelingen die niet bevallen gemakkelijk terug te draaien. Dat is in een regulier consolidatietraject wel anders."
 
Download voor meer tips voor een succesvolle fusie het whitepaper 'Een goede IT-integratie voorkomt kapitaalvernietiging'.

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief