Vijf tips om een succesvolle beurs te organiseren

9 mei 2016 - Het organiseren van een beurs is iets dat niet over één nacht ijs gaat en waarbij u met 1001 zaken rekening moet houden. Maar hoe organiseert u een professionele beurs? En waar dient u rekening mee te houden? Allrent ICT Solutions helpt u op weg met vijf tips voor de organisatie van een succesvolle beurs.

In het digitale tijdperk van tegenwoordig lijken beurzen soms ouderwets. Uit onderzoek van brancheorganisatie CLC VECTA blijkt echter dat de beurzensector weer in de lift zit. Een goed georganiseerde beurs kan dan ook wel degelijk een investering met een interessant rendement zijn op het front van bijvoorbeeld naamsbekendheid, autoriteit uitstralen of het netwerken met relaties. Bent u van plan om een beurs te organiseren? Bekijk dan onderstaande tips en ga voor een succesvolle beurs.
 
Tip 1: breng doelgroepen en doelstellingen helder in beeld
Net als bij ondernemen is het ook bij het organiseren van een beurs essentieel om heldere doelstellingen te stellen. Doelstellingen geven tenslotte richting en houvast om overzicht te creëren en houden. Begin daarom met het formuleren van een probleemstelling of aanleiding van het evenement. Zet dit zo concreet mogelijk op papier en koppel hier KPI’s aan.
Breng ook de verschillende doelgroepen helder in kaart. Laatst genoemde is onmisbaar, want het zijn tenslotte deze doelgroepen waar u het evenement voor organiseert. Zodra de doelgroepen en doelstellingen zijn bepaald is het belangrijk om het budget te bepalen en een start te maken met een conceptversie van het programma.
 
Tip 2: reserveer de locatie en sprekers ruim op voorhand
Deze tip klinkt wellicht als een open deur, maar in praktijk gaan bij veel bedrijven dingen mis doordat zaken te laat zijn opgepakt. Behoorlijk zonde als u hierdoor  die ene topspreker misloopt of de gewenste locatie al geboekt is. Zeker bij populaire sprekers of locaties kan het zijn dat deze al acht maanden van tevoren geboekt zijn. Begin dus ruim op tijd met de organisatie van uw beurs en stel een prioriteitenlijst op wat wanneer moet gebeuren.
Let daarnaast bij het kiezen van een locatie niet enkel op het financiële plaatje, maar ook op zaken zoals de uitstraling, locatie en faciliteiten. Boek ook niet direct bij de eerste locatie die u tegenkomt maar vergelijk meerdere kanshebbers en vraag een offerte aan. In praktijk blijkt namelijk dat prijzen behoorlijk uiteen lopen.
Tip 3: maak een draaiboek en stel een vast team samen
Bij de organisatie van een beurs komt veel kijken. Daarom is het belangrijk dat duidelijk is wie wat gaat doen en dat er voldoende capaciteit in manuren beschikbaar is. Een draaiboek waarin per kolom zaken zijn opgenomen zoals tijd, plaats, activiteit, verantwoordelijke medewerker en/ of betrokken leveranciers is hierbij een handig hulpmiddel dat structuur en overzicht geeft.
Stel ook een team van medewerkers samen die weten waarvoor ze wel of niet verantwoordelijk zijn. Zo voorkomt u dat er zaken blijven liggen omdat medewerker A dacht dat medewerker B het zou regelen. Daarnaast creëert het intern ook betrokkenheid en geeft u de betrokken medewerkers de (adem)ruimte om dingen ook daadwerkelijk goed te organiseren (en niet even snel tussendoor te doen).
Wijs ook iemand aan die het aanspreekpunt is voor externe partijen zoals bijvoorbeeld de beurslocatie of toeleveranciers. Deze persoon kan de taken vervolgens intern delegeren en rechtstreeks contact onderhouden met de contactpersoon op locatie.
 
Tip 4: zorg dat de apparatuur en techniek op orde (en getest) is
Een succesvolle beurs(ervaring) valt of staat voor een groot deel ook met apparatuur die goed functioneert. U wilt er niet aan denken dat bijvoorbeeld de microfoon of computer uitvalt terwijl de topspreker aan het woord is. Kies daarom voor een professionele partij voor het huren van apparatuur voor je beurs en ga niet voor zo goedkoop mogelijk.
Een ander belangrijk deel van de techniek dat moet werken zijn bijvoorbeeld ook de systemen die gebruikt worden voor de toegangscontrole zoals barcodescanners. Lange rijen bij binnenkomst zijn tenslotte geen positief begin van de dag. Zaak dus dat alles goed werkt.
Zorg daarom voor voldoende back-up capaciteit en een heldere procedure voor het geval zaken mis gaan. 
 
Tip 5:  creëer voldoende publiciteit rondom uw evenement
De kans is groot dat u bij het woord publiciteit direct denkt aan dure mediacampagnes. Dit kan natuurlijk, maar er zijn voldoende andere manieren die een stuk kostenvriendelijker zijn. Kijk bijvoorbeeld eens welke eigen kanalen u tot uw beschikking heeft. Denk hierbij aan nieuwsberichten op uw eigen website, het versturen van een persbericht, berichtjes op social media en de inzet van een nieuwsbrief. En nog gemakkelijker: zet de aankondiging in uw e-mailhandtekening (en natuurlijk die van uw medewerkers). Natuurlijk kunt u daarnaast overwegen om een grootschaligere mediacampagne in te zetten als dit binnen uw budget past.

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief