Vijf tips om zakenreizen optimaal voor te bereiden

12 mei 2016 - Net als bij een vakantie gaat het volgende ook op voor een zakenreis: regel alles goed voordat u of uw medewerker aan de reis begint. Veel bedrijven vergeten dat een zakenreis tot in detail geregeld moet worden. Uit een recent onderzoek van BCD blijkt dat zakenreizen slecht voorbereid worden en dat organisaties vaak niet eens weten waar hun medewerkers zich bevinden.

Paul de Groot, werkzaam in de reisbranche, geeft aan dat er nog een probleem is waar organisaties vaak mee kampen: "Organisaties weten vaak niet wat de gegevens zijn van de naasten van de medewerkers. In een eventueel noodgeval zou dit slecht uitpakken en zal het bedrijf moeilijk contact kunnen opnemen met de naasten." De Groot geeft daarom vijf praktische tips om problemen tijdens de reis te voorkomen.
 
Tip 1.  Leg de volledige zakenreis tot in details vast
Bepaal niet alleen wat er moet gebeuren tijdens de zakenreis, maar leg de volledige zakenreis goed vast. Bepaal de reisroutes, de boekingen en de contactgegevens. DeGroot: "Vergeet vooral niet te kijken naar reisverzekeringen, visa en eventuele veiligheidsissues. Informeer ook de betrokken medewerkers duidelijk over alle gemaakte afspraken met betrekking tot veiligheid en wat ze wel en niet mogen doen."
 
Tip 2. Breng de bestemming in kaart
Een zakenreis is niet zonder risico’s. Er kan tijdens de reis altijd wat gebeuren met een medewerker. Het is daarom handig om een profiel te maken van de bestemming. Vraag bijvoorbeeld gegevens op bij het ministerie van Buitenlandse Zaken. Zo weten u en uw medewerker alles over de bestemming en is de kans veel kleiner dat er iets gebeurt.
 
Tip 3. Goede plek voor een vergadering
Het is niet in alle steden mogelijk om een goede plek te vinden voor een vergadering of meeting. Daarnaast is het vaak lastig om uw zakenpartner in een sociale omgeving beter te leren kennen tijdens een zakenreis.De Groot: "Stuur uw medewerkers dus goed voorbereid op pad. Let op met het boeken van de overnachting en laat uw medewerkers overnachten in een accommodatie waarbij dit allemaal mogelijk is. Dit verkleint de kans dat de medewerker voor verrassingen komt te staan en vergroot de kans op goede zakelijke gesprekken."
 
Tip 4. Praat met uw medewerkers
Een medewerker gaat met een reden op een zakenreis: nieuwe contacten leggen of een nieuwe deal binnenhalen. Zorg dat u en uw medewerker alles weten over de reden van de zakenreis. Vertel de medewerker alles over de soort zaken die gedaan worden. "Pas de accommodatie en kleding aan op het doel van de zakenreis. De juiste kleding en locatie kan ervoor zorgen dat iemand sneller overtuigd is. Gaat uw medewerker bijvoorbeeld zaken doen over sportactiviteiten? Het beste appartement voor sportfans zou ervoor kunnen zorgen dat u de deal sneller binnenhaalt. Heeft uw medewerker een bespreking over financiën? Zorg dan dat de medewerker een chique pak bij zich heeft en dat er een goede fles wijn besteld kan worden." Tot slot is het voor een medewerker handig als hij of zij weet wat er gaat gebeuren. Praat daarom met uw medewerkers over de zakenreis. Bespreek in totaliteit wat tot nu toe al is geregeld en vertel het aan de medewerker als er bepaalde zaken zijn veranderd.
 
Tip 5. Laat de juiste mensen op zakenreis gaan
Niet iedere medewerker is geschikt voor een zakenreis. Net zoals niet iedere medewerker geschikt is voor het organiseren van een reis. Bepaal dus goed wie de reis gaat organiseren en wie de reis daadwerkelijk gaat maken. Stel ook een coördinator in om te zorgen dat alles overzichtelijk blijft.
 
Kleine kans dat het mis gaat
Wanneer u deze vijf tips volgt bij het organiseren van een zakenreis, is de kans klein dat er iets fout gaat tijdens de reis. Daarnaast vergroot het de kans dat de zakenreis succesvol is, de geplande doelstellingen worden behaald én dat alles volgens de planning verloopt.

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief