Waar wordt in de toekomst kantoorwerk verricht?

23 mei 2016 - Het kantoorlandschap verandert gestaag en de veranderingen kunnen per bedrijfstak verschillend zijn. Ewout Doevendans  van Officecity stelt dat het zaak is nu al met de nieuwe ontwikkelingen rekening te houden. Hij laat zien wat voor veranderingen in het kantoorwerk gaande zijn en welke er aankomen.

Aan de hand daarvan geeft hij een aantal tips voor toekomstbestendige aanschaf van kantoormeubilair.
 
Door de digitale opmars zit kantoorwerk in een stroomversnelling
Doevendans schetst digitale ontwikkelingen die men voor een deel al ervaart, zowel zakelijk als privé. Delen van informatie en het werken op afstand zit in een groeiproces. Dat heeft minder te maken met technische ontwikkelingen dan met het acceptatie niveau van management en gebruikers. Velen praten met gemak over "in de cloud" wat nog niet wil zeggen dat men er al mee vertrouwd is. Desondanks beseft bijna elke betrokkene dat dit systeem snel terrein zal winnen.
Digitale ontwikkelingen en verbindingen hebben invloed op werktijden. Er zijn geen technische hoogstandjes nodig om 24 uur per dag wereldwijd met elkaar in verbinding te staan. Die voorziening heeft tevens invloed op de menselijke flexibiliteit. Velen zijn er nu al aan gewend om deels buiten de normale kantoortijden beschikbaar te zijn. Gezien het weer groeiende aantal files op de weg en de spitsdrukte in het openbaar vervoer staat de ontwikkeling van flexibele werktijden nog in de kinderschoenen.
 
De basislocatie waar het meeste kantoorwerk wordt gedaan zal veranderen.
De techniek staat veranderingen niet in de weg. Doevendans verwacht dat de factor mens zal bepalen hoe snel kantoorwerk anders en elders zal worden gedaan. Het huidige management zal aanzetten gaan geven om administratief werk te reorganiseren. De beste manier om medewerkers in veranderingsprocessen mee te laten gaan is door hen erbij te betrekken. Een goede communicatie doet vaak wonderen. Een andere stimulans om digitale middelen optimaal te benutten kan in veel gevallen van de jongere employees komen. Privé zijn zij soms veel verder in de acceptatie en het gebruik van digitale techniek dan waar zij op hun werk mee te maken hebben. In een goede communicatie kunnen zo management en ambitieuze junioren ervoor zorgen dat uiteindelijk de hele organisatie flinke stappen voorwaarts maakt. Organisaties met veel kantoormedewerkers zijn nu al flink in beweging. De techniek neemt werk over waardoor banen verdwijnen. Voor een deel komen die elders terug of wordt werk op afstand verricht. Door de digitalisering, die zoals bekend verder gaat dan het gebouw zelf, vervalt een deel van het werk dat eerst in een grote kantooromgeving werd gedaan.
 
De consequenties voor werkgever en werknemer.
De veranderingen in de administratieve sector vragen om nieuwe vaardigheden voor beide partijen:
 

• Flexibel werken en/of op verschillende locaties werken doet een beroep op het vertrouwen van de werkgever en de verantwoordelijkheid van de werknemer.
• Door minder woon-werkverkeer wordt de netto beschikbare werktijd groter maar dat hoeft niet te gelden voor de hoeveelheid beschikbaar werk.
• De voorzieningen om goed en efficiënt te kunnen werken moeten op veel meer plaatsen op orde zijn zowel digitaal als ergonomisch.
• Extra aandacht dient er te zijn hoe met vertrouwelijk werk moet worden omgegaan.
• Door alleen op afstand te werken zou de persoonlijke band met de organisatie en de collega's teveel worden ondermijnd. Regelmatige terugkoppel momenten blijven noodzakelijk. Medewerkers die al regelmatig op afstand werken ervaren  bijeenkomsten op de centrale locatie als  zeer positief.

 
De verschillen per kantoortype
In de eerste alinea van dit artikel wijst Doevendans al op de verschillen per bedrijfstak. Het type kantoor speelt in de vorm van veranderingen ook een wezenlijke rol. Gezien de vele verschillende soorten van administratieve werksituaties heeft het geen zin om over gemiddeldes te spreken. Beter is om ze apart te benoemen.
 

• Het kleine kantoor verbonden aan bedrijfsactiviteiten. Meestal vragen de bedrijfsactiviteiten de meeste aandacht omdat die voor de omzet zorgen. Inmiddels is hier ook meer aandacht gekomen voor administratieve automatisering en die zal verder worden uitgebreid. Het papierloze kantoor is hier nog een eind weg. Bovendien zal het kantoorwerk hoofdzakelijk op de vestiging gedaan worden omdat de onderlinge communicatie met de productie, klanten en leveranciers nog persoonlijk verloopt.
• Grote kantoren voor administratieve verwerking zijn in twee groepen te delen; locaties zonder informatie- of baliewerkzaamheden en locaties waar  nog veel persoonlijke contacten plaatsvinden met bezoekers en klanten. Bij de eerstgenoemde categorie zal thuiswerken en/of op regionale plekken werken snel verder ontwikkeld worden. Bij de tweede categorie, met als voorbeeld banken, zorgt digitalisering voor minder persoonlijk contact met klanten en worden juist kleine landelijk verspreide vestigingen gebundeld tot regiokantoren. Thuiswerk zal hier bij de hoofdkantoren al snel aan de orde zijn.
• Creatieve kantoren zoals die van architecten, ontwerpers, reclame- en marketingbureaus zijn deels afhankelijk van onderlinge uitwisseling van ideeën. Dit neemt niet weg dat het uitwerken van plannen gemakkelijk als thuiswerk gedaan kan worden. De voorzieningen in het kantoor zullen weliswaar meer van technische aard zijn maar ook plaats bieden voor persoonlijke samenwerking en uitwisseling van ideeën.

 
Tips hoe om te gaan met het nieuwe kantoorwerk.
Ondanks de verschillende ontwikkelingen per kantoor meent Doevendans  dat er een aantal aandachtpunten zijn die voor de meeste situaties opgaan.
 

Digitaal werken neemt alleen maar toe, in het kantoor en bij thuiswerken. Om ziekteverzuim te voorkomen zal veel aandacht moeten worden besteed aan een goede werkomgeving: Ergonomisch verantwoord meubilair dat goed afstelbaar is. Dus ook bij werk op afstand.

Al zijn we digitaal al ver gevorderd, papier wordt nog steeds gebruikt. Goede opbergmiddelen blijven daarvoor onmisbaar zowel in het kantoor als thuis. Documenten horen niet op beide werkplekken rond te slingeren en thuis niet op de eerste de beste vrije plank te worden gelegd. Een ladekast die op slot kan is geen overbodige luxe.

Buiten een goede instelbare bureaustoel dient er ook aandacht te zijn voor het bureau. Waarom zou een in hoogte instelbaar bureau in het kantoor geen luxe maar een noodzaak zijn en thuis ineens niet?

Inmiddels krijgt de verlichting op de werkplek de aandacht die het verdient. Er is alle reden om daar in de thuiswerk situatie ook aandacht aan te besteden.

Een van de grootste ergernissen bij kantoorwerk is traag of slecht werkende hard- en software. Bij werken op afstand verdient een probleemloze verbinding alle aandacht. Iemand die bij het thuiswerken regelmatig met technisch falen te maken heeft raakt eerder ontmoedigd met als gevolg terugval in productie.

Tot hoever reikt de verantwoordelijkheid van de werkgever voor de voorzieningen op de thuiswerkplaats? Doevendans is van mening dat het antwoord kan worden gevonden door de vraag te stellen: "Verwacht u door thuiswerken mogelijk te maken een even grote of zelfs een betere output?"

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief