Vier tips voor de juiste envelopkeuze

14 oktober 2016 - Hoewel bij communicatie en marketing steeds meer de nadruk op online komt te liggen, mogen offline kanalen zeker niet vergeten worden. Visitekaartjes, reclame op gevels op auto’s en advertenties, het zijn verschillende soorten drukwerk die nog steeds erg belangrijk zijn voor naamsbekendheid en imago.

En wat dacht u van post, zoals offertes naar potentiële klanten en facturen naar bestaande? Er worden nog steeds veel zakelijke brieven verstuurd, en het is belangrijk dat de correspondentie er professioneel uitziet met een zakelijke envelop en dito briefpapier. Philip Steens van Enveloppenland.be geeft vier tips waar u rekening mee kunt houden bij het bestellen van enveloppen.
 
Mogelijke envelopformaten
Belangrijk bij de keuze voor een bepaald envelopformaat is natuurlijk de hoeveelheid te versturen correspondentie. Steens stelt direct de vraag of het gaat om een of enkele brieven, of dat er ook folders of brochures worden meegestuurd. "In dat laatste geval wordt vaak voor een C4-envelop (229 millimeter x 324 millimeter) gekozen, die qua formaat past bij ongevouwen A4-briefpapier. Een of enkele brieven kunnen ook eenmaal gevouwen worden tot A5-formaat, in dat geval is een C5-envelop (162 millimeter x 229 millimeter) een goede keuze." Steens vult nog aan dat er ook tussenmaten mogelijk zijn, zoals EA5-formaat (156 mm x 220 mm) in het laatste geval. Deze formaten zijn iets kleiner en worden vaak gekozen omdat het papier minder verschuift in de envelop, vooral handig bij vensterenveloppen. De tussenformaten zijn echter ook moeilijk in te steken, dat een probleem kan zijn bij zowel handmatig insteken als machinaal.
 
Enveloppen machinaal insteken of handmatig
En dat is volgens Steens direct een ander aspect dat meespeelt bij de keuze van een envelop. "Bij grote mailingen kunt u veel geld besparen door de enveloppen machinaal in te laten steken. Zoals gezegd kan dit niet met te krappe enveloppen. Ook alleen enveloppen met een gegomde klep kunnen machinaal ingestoken worden. Daarnaast is het mogelijk bij grote enveloppen de klep aan de lange, een zijlader, of korte zijde, een bovenlader, te hebben. Machinaal insteken van bovenladers is niet mogelijk." Hij benoemt verder dat ruimere enveloppen ook gemakkelijk zijn bij handmatig insteken, maar dat dan juist enveloppen met een plakstrip veel gemakkelijker zijn.
 
Adressering door venster of met etiketten?
Volgens Steens speelt natuurlijk ook de manier van adressering mee bij de keuze voor een envelop. "Vensterenveloppen kunnen goed gebruikt worden als medewerkers die post versturen gebruik maken van standaardsjablonen in hun briefopmaak, en bij grote mailingen. Maak een inventarisatie welke sjablonen gebruikt worden, omdat de plaats van het adres bepalend is voor het venster moet komen. Bij een vensterenvelop is een kleinere tussenmaat praktisch omdat het adres altijd goed leesbaar blijft en niet achter de rand verdwijnt, maar dit kan problemen geven met machinaal insteken." Steens voegt nog toe dat bij vensterenveloppen natuurlijk ook bij grote mailingen goed van pas komen. Bij grote hoeveelheden post ineens kunnen er bulkkortingen gegeven worden door postbedrijven, maar dan is het soms wel nodig dat er een bepaalde code wordt toegevoegd op de envelop of het briefpapier.
 
Een gramgewicht van het papier kiezen
De meest gebruikte papiersoorten zijn 80- en 90-grams. "Een zwaarder papiersoort oogt luxer en is meer geschikt bij het sturen van dikke brieven en meesturen van brochures en folders, maar u bent ook meer kwijt aan verzendkosten. Het bedrukken van een envelop, een etiket erop plakken of gebruik maken van een vensterenvelop heeft natuurlijk ook invloed op het gewicht en daarmee de verzendkosten."
Met deze tips heeft ook uw organisatie professionele enveloppen, waarbij eigen wensen, huisstijl en natuurlijk budget ook een rol spelen.
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief