Rittenregistratie cruciaal voor zowel werkgever als werknemer

24 november 2016 - Er zijn tal van regelingen voor een auto van de zaak. Het is voor zowel werkgever als werknemer niet altijd even duidelijk wie er verantwoordelijk is voor een deugdelijke rittenregistratie als de Belastingdienst hier om vraagt.

Dit kan grote gevolgen hebben: een schijnbaar onschuldige fout kan zorgen voor enorme financiële consequenties.
 
Afspraken over privékilometers
Een werkgever en werknemer maken, als het goed is, afspraken over het maximale aantal privékilometers. Een werknemer moet in veel gevallen zelf kunnen bewijzen hoeveel kilometer hij zakelijk en privé heeft gereden. Bij meer dan 500 kilometer voor eigen gebruik, betaalt hij bijtelling. Met een ‘verklaring uitsluitend zakelijk gebruik’ spreken beide partijen af dat er minder dan 500 kilometer privé wordt gereden. Als de Belastingdienst het vermoeden heeft dat de regels worden overtreden, dan kan er op elk moment gevraagd worden om het zakelijk gebruik aan te tonen.
 
Fiks bedrag
De administratie moet dan op orde zijn, want de Belastingdienst kan een naheffing en verzuimboete opleggen. Omdat er tot vijf kalenderjaren teruggevorderd kan worden, loopt dit bedrag snel op. In beginsel zal de Belastingdienst deze vordering en boete proberen te verhalen bij de werknemer, maar dit wil niet zeggen dat de werkgever geen risico loopt. Als er een vermoeden bestaat dat de werknemer de bedrijfsauto onrechtmatig gebruikt, dan is de werkgever verplicht de ‘verklaring uitsluitend zakelijk gebruik in te trekken’. Laat een werkgever dit na, dan loopt zijn organisatie ook kans op een naheffing en boete. Let dus goed op bij het uitlenen van bedrijfsauto’s voor privédoeleinden. Even die nieuwe grasmaaier naar het vakantiehuisje in Zuid-Frankrijk rijden met de bestelauto van de zaak, kan een duur ritje worden voor zowel werkgever als werknemer.
 
Ontbrekende ritten
Maar ook als de werkgever niet op de hoogte is van het gebruik van de zakelijke auto, kan de Belastingdienst alsnog claimen dat hij op de hoogte had moeten zijn. Hierbij geldt er een omgekeerde bewijslast: zorg voor een sluitende rittenregistratie, klopt het niet dan is het onjuist. Let wel, ontbrekende ritten, ook al zijn ze zakelijk, maken een rittenregistratie ongeldig. In 2015 oordeelde de rechtbank in Zeeland-West-Brabant dat de verzuimboete en naheffing van de Belastingdienst door een werknemer afgedragen diende te worden, omdat vijf ritten ontbraken. De bedrijfsauto was waargenomen op de A2 bij Valkenswaard en dit was niet terug te vinden in de rittenadministratie.
 
Goed werkgeverschap
Kortom; een oogje toeknijpen als de bedrijfsauto voor privégebruik wordt ingezet kan zowel de werknemer als de werkgever duur komen te staan. Het getuigt van goed werkgeverschap als je de werknemers van de risico’s op de hoogte stelt en een efficiënte rittenregistratie beschikbaar stelt. 
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief