Arbodienst aanbesteden: hoe doet u dat effectief?

29 december 2016 - In de publieke sector denken veel organisaties nogal eens dat zij arbodienstverlening moeten aanbesteden met dikke documenten. Jammer, want er zijn echt betere wegen naar de beste arbo-oplossing, ziet Arbokiezer. Wat gaat er mis? En hoe kan het anders?

Een aanbesteding van een arbodienst geldt vanaf bepaalde bedragen en contracturen. In de praktijk stoppen werkgevers veel tijd en energie in het specificeren van hun vraag. Resultaat is in alle gevallen een lijvig aanbestedingsdocument met obligate variabelen als prijs, regio en sectorervaring. Hele afdelingen bij een paar arbodiensten zijn er maar druk mee… en verdelen de markt.

Weinig ervaring met aanbesteden
"Aanbesteden klinkt logisch en transparant, maar gaat er wel vanuit dat de opdrachtgever weet wat er allemaal te koop is op gebied van arbodienstverlening," zegt Marco de Zeeuw, adviseur bij Arbokiezer. "Maar gemiddeld kopen HR-professionals drie keer in hun loopbaan een arbodienst in en weet men maar beperkt wat de markt te bieden heeft. Uiteindelijk krijgt aanbieder X de opdracht, want die komt als beste uit de vooraf vastgestelde weging. Maar u kunt ook zeggen: die heeft de schema’s het beste ingevuld.
Wij zien dat een groot deel van de arbodienstverleners allang niet meer meedoet aan deze aanbestedingen, slechts een selecte kring schrijft hier überhaupt op in. Bij onderhandse aanbesteding werken werkgevers vaak met een standaard rijtje aanbieders die ze al kennen, waardoor de keuzevrijheid maar zeer beperkt is. Vaak besteden externe arbogoeroes of consultantbureaus vele uren aan het maken van zogenaamde maatwerkdocumenten. In de praktijk komen we heel vaak vrijwel identieke vragenlijsten tegen. Niet zelden is de objectiviteit ver te zoeken in verband met een direct of indirect belang van deze goeroe in een of meerdere arbodiensten."

Zoek en vind inspiratie
Arbokiezer adviseert grote werkgevers. "Onze ervaring is dat zij lang niet altijd op de hoogte zijn van wat de arbodiensten te bieden hebben en wat eigenlijk normaal is in de markt. Als u denkt dat vijf  procent verzuim normaal is, of dat het eerste contact altijd met een bedrijfsarts moet zijn, of dat het verzuimsysteem er alleen is om het medische dossier van de bedrijfsarts bij te houden, dan slaat u de plank toch echt mis. Er is veel meer mogelijk in arboland dan bij werkgevers bekend is."
Laat u als werkgever inspireren door kennis van arbodiensten, adviseert De Zeeuw daarom. "Nodig er een aantal uit. Leg aan hen uw HR-thema’s voor en vraag naar oplossingen. U zult zien dat er een wereld voor u opengaat."

Model omgooien
Wie buiten eigen kaders en verwachtingen durft te denken, wordt bijna gegarandeerd aangenaam verrast. "Durf u open te stellen voor andere expertise van buitenaf, ook als dat andere manier van werken met zich meebrengt. Arbodienstverleners hebben namelijk echt een berg ervaring en kennen het actuele aanbod. Kies uw arbodienst dus vooral niet alleen op harde criteria, maar ook op basis van inspiratie, partnership en innovatief vermogen. Inderdaad, dat zijn andere wegingsfactoren, maar essentieel in werkelijk goede dienstverlening."
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief