Zakelijke gebruiksvoorwaarden mobiele devices: verplichte kost voor bedrijven

3 januari 2017 - Een zakelijke smartphone wordt door werknemers al snel als persoonlijk bezit beschouwd. Dat is niet zo vreemd volgens Su Kent, Product Marketing Manager bij Snow Software, want privé en zakelijk loopt steeds meer door elkaar.

Hierdoor wordt een professionele smartphone of tablet op een vrij ontspannen manier gebruikt. "Dit gedrag kan onbewust leiden tot security-overtredingen en consequenties voor de benodigde licenties," aldus Kent. "Het is aan werkgevers om gebruiksvoorwaarden op te stellen waar werknemers zich aan moeten houden. Alleen zo kunnen gevoelige data worden beschermd en onverwachte kosten voorkomen. Een Enterprise Mobility Management-oplossing biedt uitkomst."
 
Wie bezit wat?
"Van wie is een telefoon? Bij corperate-owned, personally-enabled (COPE) is het simpel: het device is van het bedrijf. In het geval van Bring Your Own Device (BYOD), waarbij een werknemer een privé-apparaat gebruikt op de werkvloer, ligt het ingewikkelder: het apparaat is van de werknemer, maar de bedrijfsinformatie die erop staat zeer zeker niet," gaat Kent verder.
Maar of er nou sprake is van COPE of BYOD, in beide gevallen verschilt het maar weinig hoe werknemers omgaan met hun telefoon; apps downloaden, foto’s maken, muziek luisteren, et cetera. Wanneer duidelijke richtlijnen vanuit de werkgever ontbreken, kan dit voor problemen zorgen. "Bij COPE zijn werknemers dan te weinig op de hoogte van de mogelijke risico’s die het bedrijf loopt wanneer de grens tussen privé en zakelijk gebruik wordt overschreden. Het gebruik van apps die toegang hebben tot de contactenlijst of zelfs malware bevatten, vormt dan bijvoorbeeld een veiligheidsrisico."
Bij BYOD zullen werknemers zich helemaal vrij voelen in het gebruik van hun telefoon. Toch zijn er bepaalde factoren waar rekening mee moet worden gehouden volgens Kent. "Bepaalde apps zijn bijvoorbeeld gratis voor privégebruik, maar betaald wanneer er zakelijk gebruik van wordt gemaakt. Dit heeft uiteraard gevolgen voor het licentiebeheer van bedrijven."
 
Richtlijnen
"De richtlijnen die bedrijven hanteren om werknemers te wijzen op het juiste gebruik van data en devices, zijn regelmatig gedateerd," zegt Kent. De belangrijkste functionaliteit van telefoons is nog altijd bellen en onder devices vallen alleen computers en laptops. "Soms zijn richtlijnen zelfs niet zwart op wit vastgelegd. De kans dat er bij een audit onvolkomenheden worden gevonden, is daardoor erg groot.
Werknemers verdiepen zich bovendien vaak niet in opgestelde richtlijnen – ze hebben niet in de gaten dat het onzorgvuldig omgaan met mobiele devices serieuze gevolgen kan hebben voor compliance, security en kosten." Het is dus belangrijk dat bedrijven een beleidsplan invoeren dat het gebruik van mobiele apparatuur in even goede banen leidt als het gebruik van computer hardware en software. Een smartphone heeft grotendeels dezelfde functionaliteiten als een computer en kan dus een potentieel risico vormen voor bedrijven. "Denk bijvoorbeeld aan verlies of diefstal. Zijn er voldoende voorzorgsmaatregelen genomen? Ook de richtlijnen rondom het inleveren van een smartphone bij beëindiging van een dienstverband moeten duidelijk omschreven zijn."
 
Controle over mobiel gebruik
Met een duidelijke Enterprise Mobility Management (EMM) oplossing zijn organisaties beter voorbereid op bovenstaande situaties. Met EMM worden beveiligingsfuncties ingesteld, ondersteuning geboden, de distributie rondom zakelijke apps gefaciliteerd en de toegang tot interne documenten en data geregeld.
"Ook kunnen organisaties een corporate app store instellen, waarin alleen door het bedrijf goedgekeurde apps beschikbaar zijn," legt Kent uit. "Hierdoor zijn problemen rondom licenties verleden tijd. Ongeregistreerde apps kunnen pas worden gedownload als ze zijn getest en goedgekeurd en aan de bedrijfsstore zijn toegevoegd."
Met EMM krijgen gebruikers de apps en devices die ze nodig hebben en houden beheerders overzicht over de mobiele devices, apps en het datagebruik. Bovendien hebben servicedesk operators informatie tot hun beschikking die ze nodig hebben om direct ondersteuning te kunnen geven bij problemen. Zo besparen bedrijven kosten en tijd omdat hun IT-assets veilig zijn en voldoen aan de licentievoorwaarden. 
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief