Tail spend: het onopgemerkte lek in het MKB

13 februari 2017 - MKB-organisaties besteden doorgaans de meeste aandacht aan het beheer van hun grote uitgaven. "Het ligt natuurlijk voor de hand dat hier de grootste besparingen zijn te realiseren, maar er valt voor veel bedrijven nog veel te winnen door ook de kleinere uitgaven eens goed onder de loep te nemen."

Dit zegt Ward Estoppey, channel marketing manager bij Epson Nederland.  Het Pareto-principe, opgesteld door Vilfredo Pareto in 1906 en vaak aangeduid als de 80-20-regel, stelt dat in veel gevallen 80 procent van de uitkomsten in een situatie verklaard kan worden door twintig procent van de oorzaken. "Zo kan bijvoorbeeld 80 procent van de initiatieven tijdens een vergadering door twintig procent van de deelnemers worden genomen, of kan twintig procent van de industrie verantwoordelijk zijn voor 80 procent van de schadelijke uitstoot," legt Estoppey uit.
 
Kleine kosten kunnen samen grote kosten zijn
Het is allerminst een wetenschappelijk bewezen regel, maar het kan wel een handig middel zijn om de efficiëntie van pogingen om kosten te besparen te vergroten. Door u meteen te richten op de twintig procent van de leveranciers die 80 procent van de uitgaven veroorzaakt, zal u direct aanzienlijke besparingen kunnen realiseren. Estoppey: "Daar hoeft u geen raketgeleerde voor te zijn. Maar hoe zit het met de overige 80 procent aan kostenposten (zoals leveranciers, onderhoudskosten of materiaalkosten) die verantwoordelijk is voor de overige twintig procent van de uitgaven? De verhouding zal natuurlijk per bedrijf verschillen, maar voor de meeste organisaties geldt dat het wel degelijk de moeite waard is om eens goed naar deze ‘tail spend’ of ‘long tail’ te kijken."
 
Het lek in het MKB
Bedrijven doen jaarlijks gemiddeld honderden aankopen die te klein zijn om tot de strategische kosten te worden gerekend. Deze tail spend wordt vaak niet meegenomen in de beheerde uitgaven. De uitgaven zijn gefragmenteerd en betreffen soms tientallen verschillende leveranciers. "Grote organisaties hebben deze tail spend steeds vaker op orde, maar MKB-bedrijven hebben niet altijd de omvang, tijd of expertise om deze kosten effectief te beheren," zegt Estoppey. "Dit kan kleinere organisaties duizenden euro’s per jaar kosten. En dat is voor veel MKB’ers niet meer te verantwoorden in een tijd waarin elke euro telt."
Neem bijvoorbeeld de verbruiks- en onderhoudskosten van een printerpark. Printers die goedkoop zijn in de aanschaf, hebben vaak dure verbruiksmiddelen, waardoor de werkelijke printkosten veel hoger zijn dan van tevoren werd ingeschat. Estoppey: "Op deze verborgen kosten zit u als ondernemer natuurlijk niet te wachten bij het opmaken van de jaarrekening. Veel MKB’ers die ik spreek hebben hier absoluut geen zicht op en vinden het ook niet de moeite waard om dit inzichtelijk te maken. De opbrengst weegt simpelweg niet op tegen de investering in tijd en geld. Maar dankzij de opkomst van de ‘as a service’ economie met digitale costing-oplossingen, hoeven zij zich hier ook niet meer druk over te maken, terwijl ze toch de noodzakelijke besparingen op de tail spend kunnen realiseren."
 
Nieuwe businessmodellen
Wanneer u producten en diensten ‘as a service’ afneemt, dan mag u niet alleen verwachten dat de leverancier een transparante en maandelijks voorspelbare factuur overlegt, maar wordt de financieringslast bovendien bij de vendor neergelegd. Op zich hoeft een dergelijk model niet per se goedkoper uit te vallen, maar omdat uw uitgaven nu inzichtelijk zijn geworden, is het een stuk eenvoudiger om te gaan besparen op de kleinere kosten waar het kan.
Dit geldt ook voor de printoplossing die u gebruikt. "Printen 'as a service', of een printabonnement voor bedrijven, kan korte metten maken met de verborgen printkosten," zegt Estoppey. "Printoplossingen die als dienst werden aangeboden waren tot voor kort niet lucratief voor kleinere organisaties, maar daar is nu verandering in gekomen met de opkomst van printabonnementen als Print365, waar u een printabonnement met vaste maandelijkse kosten afsluiten, waarbij u geen omkijken heeft naar het printerpark, de verbruiksmaterialen of het onderhoud en waarbij u al een abonnement af kunt sluiten wanneer u slechts 25 pagina’s per week print. Bij een dergelijk printabonnement weet u van tevoren precies wat u gaat betalen en kunt u veel beter voorspellen hoeveel budget er overblijft voor uw kernactiviteiten en voor zaken als innovatie. Want dat is waarmee u als organisatie het daadwerkelijke verschil gaat maken."
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief