Onbetaalde facturen? Acht tips om dit tegen te gaan

6 maart 2017 - Niet betaalde rekeningen: veel ondernemers krijgen er vroeg of laat mee te maken. Onderzoek van Stichting Betalingsachterstandenregistratie toonde aan dat ruim de helft van de Nederlandse bedrijven regelmatig last ondervindt van betalingsachterstanden van klanten.

De gevolgen van facturen die langdurig open staan kunnen gigantisch zijn. Denk bijvoorbeeld aan het niet kunnen betalen van facturen aan grote leveranciers of het uitblijven van investeringen in de onderneming. Wat kunt u als ondernemer doen om onbetaalde facturen te voorkomen? En hoe zorgt u ervoor dat de niet betaalde facturen alsnog worden voldaan? Dit en meer wordt duidelijk in de onderstaande acht tips van Bernd Vinke, General Manager Finance bij Debiteurenbeurs.
 
Tip 1: Een heldere factuur
Een goede factuur met een heldere omschrijving van de factuureisen is de eerste stap naar een tijdige betaling van de klant. Een duidelijke factuur laat de verplichtingen van zowel koper als verkoper zien. De kans is groot dat wanneer de deal helder in de factuur staat, de betaling ook soepeler zal verlopen.

Tip 2: Kredietwaardigheidscheck
Teveel ondernemers vergeten vooraf te controleren wat het betaalgedrag is van hun klant. Via kredietbureau’s kunt u rapporten raadplegen die u veel inzicht kunnen geven in uw klanten. Het kost een paar euro, maar altijd minder dan wanneer uw rekening niet betaald wordt.
 
Tip 3: Pay first
Het kan geen kwaad om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk van tevoren betaald wordt door uw klanten. Hoewel het niet in elke branche even vanzelfsprekend is om klanten van te voren te laten betalen, kunt u hier prima afspraken over (proberen te) maken met uw klanten. Als u twijfelt aan uw klant of bijvoorbeeld veel heeft moeten investeren om de klus uit te voeren is betaling vooraf een absolute aanrader.
 
Tip 4: Telefonisch contact zoeken
Wanneer een klant een factuur niet betaalt, hoeft dit niet direct te duiden op kwade bedoelingen. Direct een sommatiebrief sturen nadat de betalingstermijn verlopen is, is dus, zeker bij goede relaties, wat teveel van het goede. Eerst telefonisch contact zoeken is in dat geval een verstandige keuze. Besteed niet teveel aandacht aan de oorzaken voor het uitblijven van de betaling, maar focus op het vervolg. Maak een mondelinge afspraak voor een nieuwe datum en laat deze schriftelijk bevestigd worden.
 
Tip 5: Keep in contact
Een goed onderhouden relatie met klanten is niet alleen belangrijk bij het verkopen en leveren van diensten en producten. Nee, juist nadat de producten geleverd zijn is een fatsoenlijke verstandhouding belangrijk. Wanneer klanten u graag over de vloer zien komen en het contact goed is, zullen zij eerder bereid zijn om niet betaalde rekeningen te betalen. Zoek dus niet alleen contact met klanten wanneer u kampt met onbetaalde facturen, maar toon ook tussentijdse belangstelling.
 
Tip 6: Opschorten van werkzaamheden
Hangt een onbetaalde factuur samen met werkzaamheden die u nog moet verrichten voor deze klant? Bij voldoende samenhang tussen de niet betaalde factuur en de werkzaamheden, kunt u er voor kiezen om deze werkzaamheden op te schorten, dus uit te stellen tot de onbetaalde factuur betaald is. Maar gaat het om een kleine factuur, terwijl de werkzaamheden groots en ingrijpend zijn, dan staat dit niet tot elkaar in verhouding en is opschorten geen gepaste uitkomst.
 
Tip 7: Benadruk de extra kosten
Achter een factuur aan vissen kost veel tijd en tijd is geld. Zodra de debiteur in verzuim is, zijn er extra kosten die u in rekening kunt brengen. Dit als pressiemiddel (de rente blijft lopen totdat betaald is) en compensatie voor uw tijd en/of kosten. Hoe hoog deze kosten zijn hangt onder andere af van of uw klant een consument of bedrijf is, hoe hoog de vordering is en wat er is afgesproken in de algemene voorwaarden. Zorg dat u dit goed regelt in de algemene voorwaarden!
 
Tip 8: De stap naar de rechter
In sommige gevallen zullen bovenstaande tips ontoereikend zijn om de debiteur zijn rekeningen te laten betalen. In dat geval kan ter incasso van de procedure aan gerechtelijke traject opgestart worden. Zo kan via bijvoorbeeld een incasso kort geding een relatief snelle en eenvoudige procedure zijn om voor een (onbetwiste) vordering een vonnis te verkrijgen. Maar ook kan er een gewone procedure worden opgestart die de in de regel wat langer duurt. Welke procedure het meest geschikt is hangt af van de hoogte van de vordering en of de vordering door uw schuldenaar betwist wordt.
 
Benieuwd naar extra tips? Bekijk dan het overzicht van Debiteurenbeurs met 30 tips bij openstaande facturen.

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief