Effectief vergaderen in de buitenlucht

12 juni 2017 - Vergaderen is iets dat de meeste ondernemers niet graag veel doen. Toch is het noodzakelijk eens in de zoveel tijd samen te zitten met anderen om uitgevoerde projecten te evalueren, lopende zaken te bespreken of te brainstormen over toekomstige plannen.

Hoe u deze vergaderingen een stuk effectiever en aangenamer kunt maken? Door buiten te vergaderen. Marlies Bos van Kees Smit Tuinmeubelen vertelt meer over de voordelen hiervan.
 
Welke rol speelt omgeving tijdens het vergaderen?
Volgens Bos ervaren veel mensen een zogenaamde ‘vergadersleur’. "Regelmatig vergaderen wordt algauw een routine waarbij de werkelijke doelen van een meeting uit het oog verloren worden. Vooral de opstellingen waarbij mensen alleen maar moeten zitten en luisteren draagt over het algemeen niet echt bij aan een energieke bijeenkomst waarin innovatieve ideeën worden opgedaan. Onderzoek heeft aangetoond dat bij een vergaderproces vier aspecten onderscheiden kunnen worden: inhoud, interactie, werkwijze en de fysieke omgeving. Terwijl ieder aspect bijdraagt aan het succes van een vergadering gaat vaak alle aandacht naar alleen de inhoud. Een inspirerende omgeving zet echter veel meer aan tot creatief denken, dat kan leiden tot goede beslissingen en mooie uitkomsten."
 
Buiten een goede vergaderplek creëren
Bos benoemt dat het outdoor vergaderen een van de nieuwste trends is. Bos: "Outdoor vergaderen is mogelijk in een park of in het bos, maar natuurlijk ook in de tuin rond het kantoorgebouw. Door artificieel licht te verruilen voor natuurlijk licht en de airco voor een fris briesje worden zintuigen op scherp gezet, dat het concentratievermogen bevordert. Een dynamische vergaderplek in de buitenlucht stimuleert de creativiteit en productiviteit, en zorgt voor minder vermoeidheid." Voor een vergaderplek buiten is volgens Bos niet veel nodig: "Als meubilair kan gekozen worden voor bijvoorbeeld zitzakken of picknicktafels, en eventueel kan er zo een flipover bijgeplaatst worden."
 
Meer focus op het doel van de vergadering
Vergaderen wordt volgens Bos door veel mensen als een onaangename onderbreking van de dag ervaren. "Er wordt vaak vooral gelet op de tijd, ondertussen is men in gedachten meer bezig met alle dagelijkse taken die nog liggen te wachten en alle mails die binnenkomen. Onrustig wordt de tijd afgewacht waarop men weer achter zijn of haar bureau kan kruipen om al dat werk op te pakken. Door de kantooromgeving even te verlaten worden mensen echter vaak minder herinnerd aan het dagelijkse werk en dan vooral het werk dat nog op hen wacht."
 Een fijne plek in de buitenlucht creëert niet alleen een mogelijkheid effectiever en productiever te vergaderen. Hier kunnen mensen ook gedurende pauzes meer ontspannen om daarna beter geconcentreerd weer aan de slag te gaan.
 
 

Doorsturen  |  2  |  Nieuwsbrief