Handen uit de mouwen met no hands accounting

5 juli 2017 - Nog niet zo heel lang geleden, in 2005, werd er een haast utopisch beeld geschetst van huishoudrobots in de film I, Robot. In de kaskraker hielpen robots onder meer met stofzuigen; iets dat we in die tijd niet realistisch achtten.

Vandaag de dag worden dergelijke routinematige klussen al uitgevoerd door robotstofzuigers. In de accountancy is er een vergelijkbare ontwikkeling zichtbaar. Waar we nu nog ‘ouderwets’ facturen per post ontvangen, creëert no hands accounting een nieuwe wereld van mogelijkheden.
 
Automatiseren administratief werk
Net als de robotschoonmakers in 2005, is het automatiseren van administratief werk (ook wel 'no hands accounting' genoemd) voor veel ondernemers momenteel nog een ver-van-mijn-bed-show. Bedrijven verwerken facturen nog handmatig en versturen of ontvangen ze per post. "In de financiële wereld leeft het onderwerp enorm, maar bij andere bedrijven minder," merkt Jos Suijkens, Senior Business Consultant van Exact. "Als het gaat om automatisering, focussen veel bedrijven op hun primaire processen, zoals logistiek. Logisch, want daarmee kunnen ze direct waarde toevoegen voor hun klanten. Het automatiseren van financiële processen blijft vaak nog achter, ook omdat bedrijven de mogelijkheden nog niet kennen."
 
Tijd is geld
Dit is een gemiste kans, denkt Suijkens. "Bedrijven kunnen no hands accounting in allerlei gradaties implementeren; van facturen inlezen tot het volledig automatiseren van de administratie. Vooral processen met veel volume en standaardhandelingen lenen zich voor automatisering. Controles zijn een belangrijke beheersmaatregel, maar kosten ook veel tijd, terwijl de uitkomst meestal is dat het klopt. Verwerkt u meer dan drieduizend inkoopfacturen per jaar, dan kunt u veel winst behalen met automatisering. U bespaart tijd op invoerwerk en controleert dan alleen nog uitzonderingen; een factuur die niet overeenkomt met de offerte bijvoorbeeld," legt Suijkens uit.
 Volgens Suijkens is iedere vraagt die met ‘ja’ of ‘nee’ kan worden beantwoord te automatiseren. "Stap één is digitaal factureren op basis van Universal Business Language (UBL) 2.1 en automatisch importeren in het boekhoudprogramma. De tweede stap is het automatiseren van standaardcontroles. Bijvoorbeeld door facturen automatisch te vergelijken met bestellingen: is deze factuur volgens afspraak? Zo ja, dan kun je de betaling automatisch afhandelen. Is het antwoord nee? Dan volgt stap drie: het automatisch informeren van de verantwoordelijke persoon binnen de organisatie. Op deze manier worden complete processen geautomatiseerd."
 
Machine learning
Nu ligt de focus bij no hands accounting nog op het automatiseren van repetitieve processen. Bij bijzonderheden komen er nog wel handjes aan te pas. Ook dat gaat in de toekomst veranderen, voorspelt Joost van Koot, Principal Product Marketing van Exact. "Door kunstmatige intelligentie en machine learning kan software straks ook omgaan met uitzonderingen. Banken passen zelflerende applicaties al toe om bankfraude te bestrijden. Post u op Facebook dat u een weekend in Groningen bent, maar neemt u tegelijk geld op in Panama? Dan komt de bank in actie. Dat principe is niet nieuw, maar er komen steeds meer variabelen bij die het proces betrouwbaarder maken."
Het is inherent aan automatisering dat bepaalde mensen tijd overhouden voor andere taken. "De negatieve benadering is dat deze mensen overbodig worden. De positieve benadering is dat deze mensen zich kunnen gaan focussen op andere dingen die waarde toevoegen, zoals service, strategie en analyse," zegt Suijkens. Van Koot vult aan: "Met de industriële revolutie verdwenen banen, maar ontstonden er ook nieuwe. Ook de digitale revolutie waar we nu in zitten, biedt kansen voor nieuwe businessmodellen en banen. De taak van financieel professionals verschuift van data controleren naar data interpreteren."
 
Verplichte kost
Soms worden organisaties door anderen gedwongen om een ontwikkeling te adopteren. De Rijksoverheid stelt elektronisch factureren sinds 1 januari 2017 verplicht in nieuwe contracten. "Dan hebben we het niet over een pdf per mail versturen, maar over een gecodeerde elektronische factuur die automatisch ingelezen en ingeboekt wordt bij de ontvanger. Zonder handen, dus," zegt Van Koot. "Hiermee is Nederland niet de eerste, de Scandinavische overheid verplicht dit al jaren."
Automatisering en robotisering zullen alleen maar verder doorzetten, volgens Van Koot. "Er zijn bedrijven die nu nog niet geraakt worden door digitalisering. Maar vroeg of laat komt er een partij op de proppen die dit volledig omarmt. Dan staat ineens een hele sector op zijn kop, want als traditionele partij kunt u daar niet tegenop concurreren. Zij leveren hetzelfde tegen een fractie van de kosten." Toch moet deze ontwikkeling niet worden opgevat als een bedreiging, vindt Suijkens. "Of u nu een kleine mkb’er of multinational bent; elk bedrijf kan winst behalen met automatisering. Met elektronisch factureren realiseert u met een kleine investering grote impact. Finance-professionals kunnen focussen op het grote plaatje: de toekomststrategie."
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief