Vijf tips voor het organiseren van een bedrijfsfeest

10 augustus 2018 - Wilt u (potentiële) klanten van uw onderneming uitnodigen, viert u een groot succes zoals het binnenhalen van een belangrijke klant of is het weer tijd voor het jaarlijkse bedrijfsfeest voor uw medewerkers?

Om van een bedrijfsfeest een echte hit te maken waarover uw klanten of medewerkers nog lang zullen napraten, is een goede organisatie erg belangrijk. Frans Lintsen van Lintsen Verhuur geeft u vijf tips voor het organiseren van een geslaagd evenement.
 
Het team
Lintsen begint met het benoemen van een welbekend issue bij ondernemers. "Ondernemers zijn echte doeners. Vaak vinden zij het moeilijk om taken uit handen te geven en regelen ze het liefst alles zelf. Maar hebt u wel tijd voor het organiseren van een bedrijfsfeest, naast al uw andere bezigheden? Waarschijnlijk niet. Stel daarom een team samen, waarbij iedere persoon een bepaalde deeltaak krijgt. Zorg er ook voor dat ze tijd en ruimte naast hun inhoudelijke functie hebben voor de organisatie."
 
Het idee
Zodra het team bekend is, is het volgens Lintsen goed eerst eens samen te brainstormen over het bedrijfsfeest. "Gaat u klanten uitnodigen, potentiële klanten of medewerkers? Wat is het doel van het feest? Wilt u dat het een formeel of meer informeel karakter zal krijgen? Wilt u medewerkers of klanten een ontspannen dag of avond bezorgen, of wilt u ze ook informeren of inspireren met toonaangevende sprekers of activiteiten?" Het beantwoorden van deze vragen vormt volgens Lintsen de basis van de inhoudelijke invulling van een bedrijfsfeest.
 
Locatie en invulling
Zodra de doelgroep en het doel bekend is, kan er nagedacht gaan worden over de vorm van het bedrijfsfeest. Lintsen: "Het kiezen van een geschikte locatie is uitermate belangrijk. Deze mag natuurlijk niet te klein zijn, maar ook niet te groot. Daarnaast moet nagedacht worden over de aankleding, zoals het huren van tenten, een springkussen voor kinderen van medewerkers of misschien wel een podium voor sprekers. En wat hadden jullie in gedachten qua catering? Vraag diverse offertes aan om prijzen en voorwaarden goed te kunnen vergelijken."
 
Houd rekening met wet- en regelgeving
Lintsen merkt op dat er bij het organiseren van een bedrijfsfeest niet altijd gedacht wordt aan de wet- en regelgeving. "Zo kan het nodig zijn een evenementenvergunning aan te vragen. Hierin worden de veiligheid van de deelnemers en verantwoordelijkheid voor de orde vastgelegd. Ook kan een vergunning voor geluidsoverlast noodzakelijk zijn, voor het plaatsen van een podium of tenten of een drankvergunning." Volgens Lintsen moet bij een bedrijfsfeest voor medewerkers ook gecheckt worden of dit wel binnen de WKR valt. Lintsen: "Sinds 2015 is een nieuwe WKR, oftewel werkkostenregeling, van kracht. Volgens deze regeling mogen werkgevers maximaal 1,2 procent van het fiscale loon van medewerkers besteden aan onbelaste vergoedingen. Gaat u daaroverheen, dan kunt u te maken krijgen met een eindheffing van wel 80 procent."
 
De uitnodigingen
Zodra de datum van het bedrijfsfeest nadert, kunt u de uitnodigingen gaan versturen. Lintsen: "Als u klanten of potentiële klanten uitnodigt, zorg dan dat uw onderneming goed herkenbaar is door de uitnodiging volgens de huisstijl op te maken. Een evenement kunt u al eerder aankondigen, maar de officiële uitnodiging wordt ongeveer een maand eerder verstuurd. Het is aan te raden nauwkeurig bij de houden wie zich aan heeft gemeld. Zo kunt u mensen die niet reageren later nog een reminder sturen, en weet u gelijk op hoeveel bezoekers u ongeveer kunt rekenen."
 
Succes met de voorbereidingen, met deze tips wordt het vast een geslaagd evenement!
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief