Bedrijven zetten stappen in digitalisering douaneprocessen

12 december 2018 - Een meerderheid van de bedrijven is van plan om zijn douaneprocessen te digitaliseren of heeft alvast de eerste stappen daartoe gezet. Dat is de conclusie op basis van het recente onderzoek ‘Clear the track for Digital Customs Management’, dat is gepubliceerd door softwarebedrijf AEB in samenwerking met de Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) in Stuttgart.

Meer dan 35 procent van de 435 respondenten meldt dat zijn bedrijf tenminste één digitaliseringsproject op het gebied van douaneprocessen heeft uitgevoerd. Bijna net zo veel bedrijven heeft zo’n project in de planning of inmiddels opgestart.

Handelsconflicten versterken de behoefte aan efficiënte standaard processen
Een derde van de respondenten geeft aan dat digitalisering van douaneprocessen een hoge prioriteit heeft binnen het bedrijf. Dat is veel gezien het feit dat douaneafdelingen vaak klein zijn en om de schaarse middelen moeten strijden met grote afdelingen zoals inkoop, verkoop of productie. "Onze aanname is dat de media-aandacht over het groeiende aantal handelsconflicten de interesse van het management in digitalisering van douaneprocessen een flinke impuls heeft gegeven. Bedrijven hebben efficiënte, gestandaardiseerde processen nodig om tijd vrij te maken voor hun douanespecialisten. Die hebben die extra tijd nodig om problemen op te lossen en aan strategisch belangrijke opdrachten te werken,"zegt dr. Dirk Hartel, hoogleraar logistiek en supply chain management aan de DHBW en coauteur van dit onderzoeksrapport.

Effect van digitalisering van douaneprocessen
De ondervraagden zien de centralisatie van douane management als het belangrijkste voordeel van digitalisering (61 procent). Zij noemen centrale archivering (49 procent) en verbeterde IT-communicatie met douaneautoriteiten (43 procent) als andere resultaten. De respondenten hechten in het bijzonder veel waarde aan digitalisering op terreinen als ‘exportmanagement’, ‘exportcontroles’ en ‘oorsprong & preferenties’. 

Digitalisering als antwoord op het tekort aan specialisten
Een meerderheid van de ondervraagden verwacht dat de personeelskosten van de douaneafdeling dalen als resultaat van digitalisering. Maar liefst 73 procent rekent op een kostendaling van meer dan tien procent. Slechts zeven procent van de bedrijven is daadwerkelijk van plan om de komende drie jaar te snijden in het personeelsbestand van hun douaneafdeling. De reden voor dit opvallend lage cijfer is het tekort aan gekwalificeerd personeel. "Bedrijven zoeken naar efficiënte middelen om de grote werklast met de huidige bezetting beter af te handelen, niet zozeer om daadwerkelijk de douaneafdeling in te krimpen. De capaciteit van bedrijven is alleen schaalbaar met een digitale strategie. Als douaneprocessen niet worden gedigitaliseerd, groeit de douaneafdeling uit tot een groot bottleneck," verklaart dr. Ulrich Lison, lid van de raad van bestuur van AEB en eveneens coauteur van het onderzoeksrapport.

Optimisme overheerst, maar bedrijven klagen over obstakels
Digitalisering van douaneprocessen stuit op veel obstakels binnen bedrijven. Van alle ondervraagden klaagt 36 procent over een gebrek aan expertise op het gebied van digitalisering, 35 procent over het gebrek aan steun van het management en 33 procent over het gebrek aan middelen. Ondanks al deze obstakels overheerst optimisme: 7 procent vindt dat zijn bedrijf erg goed is voorbereid op toekomstige uitdagingen op het gebied van digitalisering, 62 procent beschouwt zijn bedrijf als redelijk goed voorbereid. Hooguit tien procent van de bedrijven kan worden geschaard in de categorie van digitale experts. Nog eens 33 procent behoort tot de categorie gevorderden, terwijl 36 procent in ieder geval enige ervaring met digitalisering heeft opgedaan (‘beginners’). 21 procent heeft nog geen enkele ervaring.

Nog steeds te weinig IT-interfaces voor data-uitwisseling met douaneagenten
"Bedrijven moeten snel en simpel aan de slag om ervaring op te doen. Ze moeten zich in eerste instantie focussen op eenvoudige, kleine projecten die snel resultaat opleveren – denk aan automatisering van exportmanagement of een dashboard met data over internationale handel," adviseert dr. Lison. Een betere IT-integratie met douaneagenten is ook zo’n project. Van de deelnemende bedrijven vertrouwt 27 procent grotendeels of geheel op douaneagenten. Van deze bedrijven gebruikt 63 procent email of telefoon voor communicatie met douaneagenten. Niet meer dan 26 procent beschikt over een IT-interface voor gestructureerde data-uitwisseling. "Geïntegreerde communicatie tussen IT-systemen is een basisvoorwaarde. Anders leidt uitbesteding alleen maar tot meer werk als gevolg van overbodige handelingen en potentiële misverstanden. Dat resulteert uiteindelijk in een hogere total cost of ownership," waarschuwt dr. Hartel.

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief