Tips om uw receptie zo klantvriendelijk mogelijk in te richten

14 juni 2019 - Hebt u een bedrijfspand waar u klanten of relaties ontvangt? Of komen er ook wel eens mensen producten afgeven of ophalen? Dan is het handig om hiervoor een receptie in te richten. Mensen die op bezoek komen, worden er ontvangen en kunnen er even wachten totdat u klaar bent voor het gesprek.

 Iets afgeven of brengen kan door een receptionist afgehandeld worden, zonder dat er andere mensen tijdens hun werk voor gestoord worden. Maar hoe richt u een receptie eigenlijk zo klantvriendelijk mogelijk in? David Visser van Kantoormeubelencenter.nl geeft tips.
 
Communicatie is key
Volgens Visser is een van de belangrijkste zaken die de klantvriendelijkheid bepalen, de communicatie. "Het begint al met het vinden van de receptie. Eigenlijk zou de receptie intuïtief gevonden moeten kunnen worden, maar wegwijzers helpen veel bezoekers. U kunt de receptie ook extra op laten vallen door deze net iets helderder te verlichten of contrasterende kleuren te gebruiken." Vervolgens gaat het er volgens hem om dat de bezoeker weet waar en bij wie hij of zij zich moet melden. "Geef de bezoekers het idee dat hun aankomst opgemerkt is, en dat ze weten dat ze zo geholpen gaan worden."
 
Interieurontwerp van een receptie
Het interieur van een receptie bepaalt sterk de klantvriendelijkheid. Visser legt uit: "Ontvangstmeubilair zoals de receptie zelf dient enerzijds uitnodigend te zijn voor bezoekers zich er te melden. Is het ook een werkplek voor een receptionist die administratief werk verricht en binnenkomende telefoontjes beantwoordt? Dan kan het fijn zijn als de werkplek iets hoger is, voor direct oogcontact tussen de bezoeker en de receptionist. Een nette kast kan daarnaast voorkomen dat er veel ordners direct in het zicht staan. Voor enige privacy tijdens het werk is overigens een verhoogde voorzijde van de balie erg aan te raden."
Het komt voor dat bezoekers even moeten wachten totdat ze ontvangen of opgehaald worden. Dan is het fijn als er een geschikt zitje is. Visser: "U hebt hierin diverse keuzes. Is er veel ruimte, dan kan gekozen worden voor een tafel met comfortabele stoelen. Een andere optie is een laag tafeltje met een zitbank en eventueel losse fauteuils erbij. Kies in het laatste geval meubilair met een hoge zit. Het kan voor bezoekers vervelend zijn als ze zich met moeite uit een lage fauteuil of bank moeten opwerken."
 
Professionele uitstraling van de receptie tot in de details
Visser benoemt dat een receptie meer is dan alleen maar een balie. Visser: "Het vormt het visitekaartje van de onderneming, en zou dus ook een representatieve en professionele uitstraling moeten hebben. Hang bijvoorbeeld geen rommelige plaatjes aan de wanden. Mooie wandaankleding zoals een grote poster of schilderij kan de ruimte wel sfeervoller maken. Laat verder afgeleverde pakketjes of dozen niet op de vloer staan, maar zorg dat deze direct worden opgehaald of opgeborgen."
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief