Belang virtuele datarooms neemt steeds sneller toe

7 augustus 2019 - Vandaag de dag is het online onveiliger dan op straat. Dit geldt ook voor bedrijven, want volgens een onderzoek van het Amerikaans ministerie van Justitie is maar liefst 66 procent van de bedrijven het slachtoffer van cybercriminelen. En dus wordt het voor bedrijven steeds belangrijker om informatie veilig te delen.

Virtuele datarooms lijken daarbij aan een opmars bezig te zijn. "Niet verbazingwekkend," zegt Robin Oelrich van Virtual Vaults.

Een veilige versie van de cloud
Hoewel de virtuele dataroom een belangrijke rol speelt bij databeveiliging, lijken velen het nog niet te kennen. Volgens Oelrich is het echter helemaal niet zo ingewikkeld: "Een virtuele dataroom is eigenlijk een speciaal ingerichte online omgeving waarin data wordt opgeslagen en gedeeld. Zo doet het een beetje denken aan documenten in de cloud, hoewel het veel veiliger is. Enkel de beheerder kan immers aan de informatie sleutelen en bovendien heeft de beheerder 100 procent inzicht in de activiteiten en statistieken van zijn gebruikers. Zo’n verregaande vorm van controle heeft u met de klassieke online file sharing niet."

Speciaal voor geheime documenten
Nieuw is een virtuele dataroom overigens niet. Dat geeft ook Oelrich toe: "Een virtuele dataroom bestaat inderdaad al langer dan vandaag. Het werd aanvankelijk gebruikt bij overnames en fusies. Zo kon men geheime documenten met elkaar delen zonder dat de verschillende partijen, van managers tot juristen en financieel adviseurs, zich voortdurend naar elkaars kantoren hoefden te verplaatsen. Ook vandaag de dag is dat één van de voornaamste toepassingsgebieden. Toch zien we de virtuele datarooms steeds vaker elders verschijnen. Onder andere bij vastgoedtransacties en bij het uitschrijven van aanbestedingen worden virtuele datarooms steeds vaker gebruikt. Maar dus ook voor een veilige bestanddeling met externe gebruikers."

Juridisch een must
Ondernemingen hoeven zich vandaag de dag niet alleen zorgen te maken over bedrijfsgevoelige informatie, ook privacygevoelige informatie hoort hoog op de beveiligingsagenda te staan. Heeft dat ook een invloed op de populariteit van virtuele datarooms? Volgens Oelrich wel: "De Europese regelgeving wordt steeds strikter en zeker wanneer personeel- of klantgegevens met externe personen wordt gecommuniceerd, is het belangrijk dat dit veilig gebeurt. Een virtuele dataroom helpt daarbij omdat alle persoonsgegevens worden versleuteld en alleen kunnen worden bekeken wanneer iemand toegang heeft. De versleuteling van de persoonsgegevens is niet verplicht, maar wordt zelfs door de GDPR aangeraden. Dat is ook logisch, want zelfs na een hack kan men niks aanvangen met de gestolen persoonsgegevens. En zo voorkomt u natuurlijk boetes en schadeclaims."

Meer dan veiligheid alleen
"Bij een virtuele dataroom is veiligheid altijd een belangrijke vereiste. Toch zijn er nog een aantal andere criteria waaraan een virtuele dataroom moet voldoen. Zo moet het gebruiksvriendelijk zijn en moeten gebruikers eenvoudig documenten en gegevens kunnen delen. En daarin speelt een goed toegangsbeheer een belangrijke rol. Een virtuele dataroom kan immers honderden mappen en duizenden bestanden bevatten, maar uiteindelijk moet men enkel zien wat relevant is. Zo blijft het overzichtelijk," geeft ze tot slot nog even aan.
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief