Zeven gouden tips voor het verstevigen van de cashflowpositie

5 december 2019 - Tien procent van de openstaande facturen wordt te laat betaald. Het is een van de redenen waarom een flink deel van de bedrijven meerdere maanden per jaar een negatieve cashflow noteert. Dit blijkt uit de Exact mkb monitor die de staat van het mkb weergeeft aan de hand van 340.000 administraties.

Ook gaat staatssecretaris Mona Keijzer zich buigen over een wetswijziging nu blijkt dat grote bedrijven rekeningen van kleine ondernemers langer laten liggen dan voorheen.
Het is dus niet gek dat Nederlandse mkb’ers het realiseren van een gezonde cashflow als uitdaging bestempelen. Een punt van zorg, zeker nu er steeds meer signalen komen dat de rek uit de economie is en groei geen vanzelfsprekendheid meer is. Het is voor ondernemers daarom belangrijk om extra waakzaam te zijn op de cashflowpositie. Maar hoe trekt u als mkb’er de cashflow uit de negatieve cijfers en hoe zorgt u ervoor dat facturen op tijd worden geïnd? Monique Engelaar, Principal, Solution Marketing Finance bij softwarebedrijf Exact geeft zeven tips.

1. Vraag om een aanbetaling
Er zijn allerlei producten en diensten die u vooraf of bij levering moet betalen; denk aan onderhoud of reparaties aan een kantoorpand, fabriek of auto, maar ook aan energie en grondstoffen. Dus waarom zou u uw klanten maanden de tijd geven? Door vriendelijk om een aanbetaling te vragen krijgt de cashflow een zet in de goede richting. Ook kunt u een kleine korting aanbieden wanneer debiteuren binnen tien dagen betalen. Als u een transparant en fair beleid voert, schrikt dat huidige klanten niet af. En voor nieuwe klanten kan dit gewoon in de betalingsvoorwaarden opgenomen worden.

2. Factureer zo snel mogelijk
Veel bedrijven wachten tot het eind van de maand met factureren. Waarom? Als u tien dagen wacht met factureren, volgt het geld ook tien dagen later. Zorg dat u facturen verstuurt per e-mail als PDF-bestand met betaallink zodra de opdracht, project of levering voltooid is. Gaat het om een zakelijke klant, stuur een elektronische factuur via het PEPPOL-netwerk. Die komt dan direct in zijn of haar boekhoudpakket voor automatische verwerking. Uw boekhoudsoftware detecteert automatisch of uw klant zich heeft aangemeld op het PEPPOL-netwerk. Is dit niet het geval, dan stuurt u de factuur gewoon per e-mail.

3. Openstaande facturen opvolgen
Zodra debiteuren treuzelen, moet u onmiddellijk ingrijpen. Focus allereerst op de grootste bedragen. Bel en vraag of er iets is wat u kunt doen om het proces te versnellen. Zijn ze tevreden met uw dienst? Hebben ze de factuur überhaupt wel ontvangen? Veel organisaties hebben bepaalde informatie nodig voordat ze kunnen betalen. Om die reden is het slim om de boekhouding niet ’s avonds te doen, want dan kunt u de klanten niet bellen en vragen waarom er nog niet betaald is.

4. Werk online samen
Online bedrijfssoftware is een goed instrument om nauwer samen te werken met collega’s, partners, klanten en accountant. Met realtime inzicht in de laatste gegevens is iedereen immers op de hoogte van de actuele stand van zaken. De accountant kan allerlei administratieve werkzaamheden overnemen, waaronder het managen van de cashflow positie. En omdat uw financiën altijd up-to-date en 24/7 beschikbaar zijn, kan de accountant u ook beter adviseren.

5. Bundel producten en diensten
Het maken van bundels van producten of diensten wordt door klanten vaak gewaardeerd. En dit hoeft niet veel te kosten. Kijk naar de onderhoudscontracten die autofabrikanten verstrekken bij een nieuwe aankoop. Ze nemen frustraties bij de klant weg, zoals extra betalen voor een reparatie of wachten bij de garage. Deze bundels bieden daarbij ook echt waarde omdat er minder ad hoc onderhoud gepleegd hoeft te worden. Bovendien wordt uw cashflow zeer constant.

6. Onderhandel over betere betalingsvoorwaarden
Als u een goede verstandhouding hebt met leveranciers is het makkelijker om te onderhandelen over betere betalingsvoorwaarden. Een leverancier koestert immers zijn klanten, dus het is best mogelijk dat er onderhandelingsruimte is. Het verlengen van de betalingstermijn met bijvoorbeeld vijftien dagen kan de cashflowpositie dusdanig verbeteren dat bijvoorbeeld uitbreiding ineens tot de mogelijkheden behoort.

7. Verhoog de winstmarges
U kan de cashflowpositie ook gezonder maken door de winstmarges te verhogen, zeker wanneer u een toename ziet van de vraag naar uw producten of diensten. Zorg er wel voor dat u deze strategie zorgvuldig bestudeert en beargumenteert zodat vaste klanten de veranderingen gemakkelijk zullen accepteren.

U kunt eens een mindere maand hebben (januari komt er weer aan), maar een langer aanhoudende negatieve cashflow kan een bedrijf de das om doen. Het zet bijvoorbeeld aan tot het aangaan van leningen om aan betalingsverplichtingen te voldoen. Voor u het weet komt u in een negatieve spiraal terecht waaruit het lastig ontsnappen is. Dit moet koste wat kost worden voorkomen.
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief