Digitale formulieren: dit moet u weten

21 april 2020 - Steeds meer bedrijven gaan digitaliseren. Zeker op het gebied van formulieren, die in het bedrijfsleven onontkomelijk zijn. De urenregistratie, werkbonnen, pakbonnen en checklists werden vroeger nog op papier gezet, maar nu wordt vaker de overstap naar een digitaal formulier gemaakt. Veel bedrijven weten nog niet hoe en waar ze kunnen beginnen aan de transitie naar digitaal werken, merkt Incontrol.

Volgens het bedrijf kunnen andere professionals veel effectiever werken door digitale formulieren in te zetten. Het bespaart niet alleen tijd, maar ook kosten. Hoewel veel professionals zijn gewend te schrijven en te tekenen, is het toch tijd de informatie meteen digitaal te verwerken. Dit is wat er uiteindelijk ook met analoge informatie gebeurt: het wordt manueel in een digitaal systeem gezet. Het inscannen, of zelfs overtypen, van formulieren kost veel tijd.
Door direct digitale formulieren te gebruiken, hoeven bedrijven en professionals geen extra handelingen te verrichten. Het formulier hoeft ook niet langs verschillende afdelingen, maar kan direct bij de juiste perso(o)nen terechtkomen. Een klant kan ook direct een digitaal kopie ontvangen van bijvoorbeeld een getekende opdrachtbon of een specificatie van gewerkte uren. Deze informatie wordt niet meer per brief verstuurd, maar per e-mail.

Handiger voor klanten en de professional
Digitale formulieren hebben als voordeel dat ze niet kwijtraken. Ze komen niet terecht in dossierkasten waar wel eens per abuis de verkeerde formulieren bij de verkeerde dossiers belanden. Het zoeken naar informatie is daarmee verleden tijd. Daarbij kan alle informatie altijd op iedere locatie worden geraadpleegd. Zo kan op locatie een rapportage of een formulier worden gemaakt.
Is het handig als een klant zelf gegevens invult? Met een digitaal formulier is het antwoord volmondig ‘ja’, zeggen de experts van Incontrol. Het heen en weer sturen van brieven of het gebruik van een fax is in 2020 niet meer noodzakelijk.

Beginnen met een digitaal formulier
Wie besluit digitaal te gaan werken, raakt vaak verward door de organisatie van alle formulieren. Hoe pakt de professional het digitaliseren het best aan? Volgens Incontrol kunnen digitale formulieren meteen op een makkelijke manier worden gebruikt. Dit bedrijf biedt kant-en-klare en op maat gemaakte formulieren. Professionals kunnen hun eigen formulieren vormgeven en zelf de regie nemen.
Bij een digitaal formulier is het belangrijk een huisstijl te hanteren. De klant herkent het bedrijf met wie hij of zij zakendoet aan de vormgeving. Foto’s kunnen daarom worden meegestuurd in het formulier.
Ook niet onbelangrijk: met een digitaal formulier kan ook offline gewerkt worden. Een internetverbinding is dus niet noodzakelijk. In de offline-modus kunnen gebruikers op locatie formulieren invullen en versturen indien er later een internetverbinding beschikbaar is.

De mogelijkheden van een digitaal formulier
Digitale formulieren hebben allerlei mogelijkheden. Kijk bij het vergelijken van aanbieders van formulieren goed naar wat er nodig is. Is het misschien handig dat er een directe locatie bijgevoegd kan worden? Dit kan van belang zijn voor onder meer monteurs die op locatie werken en het adres willen doorgeven aan het hoofdkantoor.
Ook belangrijk bij een digitaal formulier, is de mogelijkheid reeds bekende data te importeren. Op die manier kan er direct gebruik worden gemaakt van gegevens die al voorhanden zijn. Het eindrapport kan direct met collega’s worden gedeeld.
Wie liever niet zelf een eigen formulier bouwt, kan vaak ook gebruikmaken van standaardformulieren. Dan is het alleen nog zaak de juiste categorie te kiezen, een template aan te klikken en aan de slag te gaan.

Formulieren en privacy
Met de komst van de AVG moeten formulieren aan hoge standaarden voldoen. Deze standaarden worden vaak gemeten aan de standaarden van het Centrum voor Informatiebeveiliging en Privacybescherming. Het is zaak dat de aanbieder van het digitale formulier de juiste certificaten gebruikt in een beschermde omgeving. Een formulier kan getest worden middels onder meer penetratietesten van grote internationale ondernemingen.
Incontrol hamert op de veiligheid van deze formulieren: alleen de broodnodige informatie moet verzameld worden en zo min mogelijk persoonlijke gegevens moeten worden opgeslagen. Daarom is het belangrijk alleen te vragen wat er nodig is voor het gewenste resultaat. Het vragen naar overbodige persoonlijke informatie met marketingdoeleinden is daarom geen goed idee. Dit kan een conflict met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) opleveren.
 
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief