Vijf tips om een boekhoudprogramma te kiezen

28 april 2020 - Als ondernemer bent u verplicht voor de Belastingdienst een boekhouding bij te houden. In het verleden werd dit bijvoorbeeld gedaan in Excel, vooral door startende ondernemers die nog niet voldoende vermogen hadden om te investeren in een boekhoudpakket. Tegenwoordig zijn er voor ondernemers diverse professionele boekhoudprogramma’s met uitgebreide functionaliteiten, waar tegen een klein bedrag gebruik van kan worden gemaakt. Deze voldoen allemaal tenminste aan de wettelijke eisen, en zorgen ervoor dat het bijhouden van de boekhouding veel eenvoudiger is en minder tijd kost.

Welk boekhoudprogramma het best bij u en uw onderneming past, hangt af van uw persoonlijke wensen en eisen. Alex de Vries van Boekhoudprogramma-vergelijken.com geeft vijf tips voor het kiezen van een boekhoudprogramma.
 
Let op het aantal gebruikers
Allereerst is het belangrijk volgens De Vries te letten op het maximaal aantal gebruikers. "Sommige pakketten zijn speciaal bedoeld voor ZZP’ers, dat niet bedoeld is voor gebruik door meerdere mensen. Heeft uw onderneming meerdere mensen in dienst voor de financiële administratie, let er dan goed op hoeveel gebruikers maximaal van het programma gebruik kunnen maken. Ook dient u goed te letten op de prijsopbouw van boekhoudprogramma’s. Sommige software lijkt in verhouding duurder, maar biedt dan wel gratis de mogelijkheid gebruikers toe te voegen."
 
Vergelijk de functionaliteiten
Hoewel ze veelal voldoen aan de minimale wettelijke eisen, verschillen boekhoudprogramma’s onderling op diverse punten. Welke functionaliteiten nodig zijn, hangt af van uw eigen wensen en eisen. De Vries: "Er zijn hele simpele boekhoudpakketten voor boekhouden waarmee u enkel facturen en offertes kunt maken. Ook het aantal facturen dat u ermee kunt verzenden is beperkt. Komt u daar niet mee uit, of wilt u bijvoorbeeld ook een balans opmaken, of de BTW-opgave en uw belastingaangifte doen? Kies dan een uitgebreider programma of een pakket dat uit te breiden is door middel van modules."
 
Kies tussen online of offline
 Werkt u als ondernemer vaak op verschillende plaatsen? Dan raadt De Vries aan te kiezen voor een online boekhoudprogramma. "Zo kunt u mutaties doorvoeren en de boekhouding inzien waar u ook bent. U hoeft het bijwerken van de boekhouding niet uit te stellen totdat u weer op kantoor bent. Zo werkt u effectiever en efficiënter. Online boekhoudprogramma’s worden meestal aangeboden als SaaS. U betaalt een vast bedrag per maand en hoeft dus geen grote investering te doen."
 
Kijk naart koppelingen met andere programma’s
De Vries wil daarnaast ingaan op het aspect dat een boekhoudprogramma zou zorgen voor een tijdsbesparing. "Een boekhouding bijhouden kost tijd. Maar het is zaak deze tijd zo beperkt mogelijk te houden. Probeer daarom zoveel mogelijk dubbele data-invoer te voorkomen. Dit kunt u doen door te kiezen voor een programma dat zoveel mogelijk koppelingen met andere financiële data en systemen biedt. Met een koppeling naar uw zakelijke rekening kunt u bijvoorbeeld bankafschriften digitaal laten inlezen of papieren facturen inscannen en direct naar een betaling omzetten."
 
Lees reviews van gebruikers
Hoewel iedereen net andere wensen en eisen kan hebben, wordt zeker aangeraden reviews te lezen van gebruikers van boekhoudprogramma’s. De Vries: "Iedere aanbieder van boekhoudsoftware probeert natuurlijk het eigen programma zo positief mogelijk neer te zetten. Recensies van gebruikers zeggen daarom eigenlijk meer over onder andere het gebruiksgemak. Let overigens niet alleen op beoordelingen van het programma inhoudelijk, maar ook op de klantvriendelijkheid en snelheid van de klantenservice bij vragen."
Maak de keuze voor een bepaald boekhoudprogramma weloverwogen. Een boekhouding is namelijk niet alleen verplicht, maar biedt tevens goed inzicht in de inkomsten en uitgaven bij het opbouwen van een financieel gezonde onderneming.
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief