Zo bepaalt u of uw debiteurenbeheer zelf gaat doen of wilt uitbesteden

19 mei 2020 - "Debiteurenbeheer is geen verlengstuk van de boekhouder maar van de klantenservice," stelt Ron Kiesling, directeur van Client Control, dochter van incasso-en gerechtsdeurwaardersbureau Flanderijn. Volgens de bestuurder van de debiteurenbeheerder is het voor ondernemers nog altijd lastig te bepalen of ze zelf achter hun geld aan moet gaan zitten of dat ze dat uit handen geeft. Nu achterstallige rekeningen oplopen door de financiële impact van het coronavirus, denken veel ondernemers opnieuw na over deze vraag.

Veel bedrijven hebben het idee dat ze grip verliezen bij het uitbesteden van debiteurenbeheer. Het tegendeel is het geval, vertelt Kiesling. "Als iemand anders uit naam van een bedrijf op een vriendelijke manier hun klanten benadert voor openstaande facturen, is de ervaring dat de gemiddelde betalingstermijn binnen een half jaar minimaal 25 procent korter wordt. Uitbesteden is overigens iets anders dan uit handen geven. Zo spreken we liever over ‘co-sourcen’ dan ‘outsourcen’. Ondernemers zijn vooral goed in zakendoen en beseffen maar al te goed dat voor de opdracht betaald krijgen ook iets is dat men van de klant wil hebben, en niet andersom."
 
Debiteurenbeheer is serieuze zaak
"Voor de coronacrisis zagen we dat het betalingsgedrag van ondernemend Nederland steeds beter werd. Zeker met de opkomst van nieuwe (mobiele) betaalmethodes van bedrijven zoals AcceptEasy, Power-to-Pay en betaalapps als Tikkie Zakelijk. Tegelijkertijd groeit de anonimiteit van de klant in het huidige digitale tijdperk. Dat neemt alleen maar verder toe waarbij de relatie met de klant vluchtiger is dan ooit en allesbehalve loyaa,"zegt Kiesling. Daarom is het zaak dat ondernemers hun weg weten te vinden voor het persoonlijke contact met de klant als betalingen uitblijven. Vaak is er wat aan de hand dat eerst opgelost moet worden. Op de vraag wat dan het voornaamste criterium is dat bepaalt of men debiteurenbeheer zelf blijft doen of moet uitbesteden, is het antwoord van Kiesling heel duidelijk. "Als een bedrijf ongeveer 500 facturen of meer verstuurt per maand met een omzet vanaf vijf miljoen euro per jaar, is debiteurenbeheer een hele serieuze zaak waar men minimaal een halve FTE voor moet alloceren. Dat kan prima, maar per saldo is men dan duurder uit in vergelijking met het uitbesteden van debiteurenbeheer voor een vast bedrag per maand met uitzicht op snellere betalingen. Een ondernemer hoeft bovendien geen dure systemen aan te schaffen met maandenlange IT-trajecten. Bij uitbesteding van debiteurenbeheer worden systemen immers in een paar uur tijd gekoppeld waarmee gegevens heel eenvoudig uitgewisseld kunnen worden. Ondernemers hebben dus geen technische kennis nodig om hun boekhoudsysteem te verbinden aan een extern debiteurensysteem. Ze kunnen er ook voor kiezen om alleen het telefonisch contact met de klant uit te besteden. Dat is een tijdrovend proces, maar levert wel het meeste op. Eerder bellen in plaats van wachten met contact zoeken na twee of drie aanmaningen voorkomt bovendien frustratie bij klanten."
 
Communicatie op maat
Maar hoe persoonlijk en klantvriendelijk kan een derde partij zijn? "Kijk kritisch naar de mensen die worden ingezet om klanten te benaderen," adviseert Kiesling. Zo is de juiste taal spreken van groot belang. "Niet alleen de ‘taal van de klant’ maar ook letterlijk in de moedertaal van de klant. Als u een rekening betaald wilt krijgen van bijvoorbeeld een Franse klant, is het wel zo prettig dat de klantvriendelijke persoon aan de andere kant van de lijn echt goed Frans spreekt. Verder moet het bedrijf waar men het debiteurenbeheer aan uitbesteedt, voorzien in toegankelijke communicatiemiddelen. Een 085-telefoonnummer, mailtjes, sms- of WhatsApp-berichten uit naam van de crediteur maken ook een verschil. Dat bespaart eveneens inkomende telefoontjes die negen van de tien keer niet uitkomen als het garage- of transportbedrijf vooral druk bezig is met de dagelijkse werkzaamheden zoals het binnenhalen en behouden van klanten. Als u desondanks toch nog twijfels hebt, zorg er dan voor dat u een proefperiode van bijvoorbeeld twee maanden kan draaien om te beoordelen of uitbesteden goed werkt voor uw bedrijf," benadrukt Kiesling. "Dan pas kunt u de twee scenario’s goed met elkaar vergelijken en een gedegen beslissing nemen."
 
 
 

Doorsturen  |  1 reactie  |  Nieuwsbrief