Eindejaarsverwerking 2020: één druk op de knop

20 januari 2021 - December en januari zijn van oudsher maanden waarin payroll-specialisten zich bewijzen in hun ambacht. Waarom? Dat heeft alles te maken de eindejaarsverwerking, die vroeger een flinke administratieve klus was vol HR-besluiten, CAO-wijzigingen en veranderingen in de wet. Het doorvoeren van zulke mutaties, en daarmee de overgang van het ene jaar op het andere jaar, is echter gemakkelijker dan ooit. Dat stelt Vera Lenaerts, sales consultant Online Payroll bij Exact.

Lenaerts: "Er kan veel veranderen binnen een dag, en 1 januari 2020 was wat dat betreft een datum die veel payroll medewerkers zich kunnen herinneren. Toen ging de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) van kracht, en die nam een stortvloed aan wetswijzigingen met zich mee met betrekking tot (onder anderen) tijdelijke contracten, transitievergoedingen na ontslag en méér. De gevolgen voor salarisadministratie waren enorm: veel bedrijven moesten bergen werk verzetten om alle wijzigingen foutloos door te voeren. Het kostte hen veel tijd en geld.
De overgang van 2020 naar 2021 was wat dat betreft veel rustiger. Grote wijzigingen bleven uit, al zijn er altijd kleine veranderingen in wet- en regelgeving. Die kleine veranderingen, met betrekking tot bijvoorbeeld percentages en vergoedingen, hebben ook gevolgen voor de salarisadministratie. En CAO’s? Die verschillen nogal. Een bedrijf in de dienstverlening heeft meestal te maken met een vrij ‘recht toe, recht aan’ administratie. Maar in de bouw, waar regels zijn over overwerk, meerwerk en verschillende pensioensregelingen, ligt dat veel ingewikkelder. Ondernemingen hebben de verantwoordelijkheid de mutaties te kennen, of in ieder geval iemand bij de arm te nemen die de mutaties kent."
 
Een stressvrij begin van het nieuwe jaar
Lenaerts: "Verschillende bedrijven bieden softwarepakketten aan waar veranderende regelgeving ‘achter de schermen’ voor hen worden geregeld. Dit is vooral een voordeel voor bedrijven die geen specialist in dienst hebben, die op de hoogte is van alle wijzigingen. De software neemt al dat werk voor hen over, waarbij foutgevoelig mensenwerk verdwijnt. Op die manier loopt het ene boekjaar naadloos over in het andere. Een jaaroverzicht voor medewerkers is dan letterlijk één druk op de knop. Stress in januari of februari, als dit overzicht toch écht naar de medewerkers moet, is dan verleden tijd. En die software is voor kleine bedrijven beter beschikbaar, en beter begrijpelijker, dan ooit."
 
Payroll als HR-tactiek
Het voelt misschien onnodig jaaroverzichten zo snel mogelijk naar medewerkers te versturen, en inderdaad: in de praktijk doen veel bedrijven dat pas in februari of zelfs maart. Lenaerts: "We weten allemaal dat het op tijd en foutloos verwerken van alles dat met salaris te maken heeft, effect heeft op medewerkerstevredenheid. Zodra werkgevers aan het salaris komen van mensen, raken zij hun huur, hypotheek of boodschappen. Wie uitbetaling van zijn werknemers niet goed regelt loopt kans minpunten te scoren. In een markt waarin het moeilijk is talent aan te trekken en te behouden, kan het een verschil maken tussen het wel- of niet in huis hebben en houden van talent. Software die alles rondom payroll versimpelt, verrijkt organisaties op zowel financieel als menselijk vlak. Niet alleen verwerken zij alles automatisch en sneller, ze kunnen fouten sneller spotten én kansen beter inzien. Als een bedrijf bijvoorbeeld een medewerker heeft die jonger is dan 21 jaar, en er is AWF-premie ingevoerd, dan betaalt het bedrijf onterecht veel premie. De software ziet dit, en geeft een melding. Een uitrol van de salarisgegevens kan bovendien laten zien welke mensen misschien al (te) lang op één plek zitten, en wellicht toe zijn aan een nieuwe uitdaging. Zo voorkomen proactieve bedrijven irritaties bij hun werknemer en, nog beter, ze maken zichzelf een betere werkgever. Payroll verandert op die manier van een verplichting, die pijn doet als hij niet goed geregeld is, in een ingrediënt voor bedrijfsstrategie. Organisaties zijn al in het bezit van alle nodige data. Ze hebben alleen de juiste software nodig om die voluit te kunnen benutten."
 

Doorsturen  |  1 reactie  |  Nieuwsbrief