Uren registreren voor uw personeel: vijf tips

5 maart 2021 - Goed de gewerkte uren van uw medewerkers registreren is belangrijk om diverse redenen. Ten eerste hebt u als ondernemer zo inzicht in het aantal gewerkte uren voor de productiviteit en het uitbetalen van loon. Daarnaast is het echter ook wettelijk verplicht. Het Europese Hof van Justitie heeft een aantal jaar geleden bepaald dat het aantal gewerkte uren inclusief overwerk vastgelegd moeten worden om te controleren of ondernemingen wel de minimale rusttijden voor personeel aanhouden. Meer weten over een goede urenregistratie?

Stefan Janssen van Urenregistratie.be geeft hieronder vijf tips.
 
1.            Online urenregistratie biedt iedereen inzicht
Janssen geeft allereerst een tip die betrekking heeft op de vorm van de registratie. "Er is niet wettelijk vastgelegd hoe uren geregistreerd moeten worden. Dit kan dus op papier, in Excel of een ander programma zijn. Een papieren registratie, of een in Excel, heeft echter veel nadelen. Het is niet altijd en overal inzichtelijk, en kost veel tijd om bij te werken. Tegenwoordig zijn er diverse gratis urenregistratieprogramma’s, of software waar tegen betaling van een paar euro maandelijks gebruik van kan worden gemaakt. Medewerkers kunnen hierin hun eigen uren verwerken en inzien op hun computer, tablet of smartphone, erg handig nu bij veel ondernemingen door corona ook veel meer thuis wordt gewerkt."
 
2.            Houd het simpel
Volgens Janssen is het verder belangrijk een eenvoudig systeem te gebruiken. Jansen: "Zo is het laagdrempelig voor medewerkers om in te vullen, en is de kans op invoerfouten kleiner. Kies voor een simpel systeem dat niet al te veel opties aanbiedt, en maak niet te veel uitzonderingen. Zorg er ook voor dat er niet zomaar wat ingevuld kan worden. Wel is het handig om de mogelijkheid te geven extra informatie in te voeren om verwarring te voorkomen."
 
3.            Registreer ook overuren, verlof en verzuim
Zoals hierboven al werd aangegeven is het dus ook belangrijk overuren te registreren. Janssen: "Niet alleen omdat het wettelijk verplicht is, maar ook in het geval overuren worden uitbetaald. Voor een goed overzicht voor zowel u als ondernemer als uw medewerker is het daarnaast goed in hetzelfde systeem ook het verlof en verzuim weer te geven. Iedereen weet zo in een oogopslag hoe de stand van zaken is."
 
4.            Gebruik een urenregistratie alleen waarvoor het bedoeld is
Janssen benoemt vervolgens dat een urenregistratie niet voor aantasting van de privacy van medewerkers mag zorgen. "Een medewerker heeft ooit een rechtszaak tegen zijn werkgever aangespannen omdat er op basis van de urenregistratie grappen werden gemaakt over een vermeende relatie met iemand die iedere dag op dezelfde momenten in- en uitklokte. De rechter vond dit niet kunnen. Een urenregistratie is dan ook alleen bedoeld voor facturatie, het controleren van rusttijden en bijvoorbeeld het analyseren van de werkprocessen."
 
5.            Kies een urenregistratie die te koppelen is aan andere software
Als ondernemer bent u uiteraard het liefst zo min mogelijk tijd kwijt aan administratie. Janssen geeft daarom tot slot de tip te kiezen voor een systeem dat te koppelen is aan andere programma’s. Jansen: "Zo kunt u bijvoorbeeld de gewerkte uren ook gelijk verwerken in een projectadministratie, of op basis van de uren facturen aan klanten sturen. Het automatiseren van de data met betrekking tot de gewerkte uren kan u een hoop tijd schelen."
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief