Nieuws
Hybride events zijn evenementen die zijn ingericht voor zowel bezoekers op locatie, als voor kijkers die via een (live)stream meekijken
Hybride evenement organiseren? Houd hier in ieder geval rekening mee
14 mei 2021 - In 2020 dwong corona veel organisaties tot het organiseren van digitale events. Dat ‘moeten’ verandert in de wereld na de pandemie in ‘kunnen’, want marketeers zijn er inmiddels achter gekomen dat digitale evenementen veel voordelen kennen. In een ideale wereld ontstaan steeds meer hybride events; waar de krachten van digitale productie en fysieke aanwezigheid gecombineerd worden. Als dat de standaard wordt, waar moet u dan aan denken bij het organiseren van zo’n hybride event?
Hybride events zijn evenementen die zijn ingericht voor zowel bezoekers op locatie, als voor kijkers die via een (live)stream meekijken. Dit is een relatief nieuwe tak voor de evenementenbranche, en één die groeit: volgens Bizzabo verwacht maar liefst 97 procent van de marketeers dat er méér hybride evenementen georganiseerd worden in 2021. Natuurlijk is elk evenement uniek, en bestaat er geen blauwdruk die succes garandeert. Frank Schröder, Manager Marketing & Communicatie bij Quadia, legt in zeven punten uit waar u als bedrijf rekening mee moet houden.- Een groter, ander publiek
Het fysiek bijwonen van een evenement vraagt nogal wat van bezoekers. Tenzij geïnteresseerden om de hoek wonen, investeren zij tijd en geld in vervoer, en (meestal) een aantal uren: fysieke evenementen duren vaak een hele dag. "Door uw evenement hybride aan te bieden gaat u waarschijnlijk méér bezoekers trekken, die vaak ook maar een deel van het programma meepakken. Zorg daarom dat u programma logisch in elkaar steekt, en van waarde is voor zowel de online als fysieke bezoekers. U kunt niet te veel slides hebben ‘waar u later op terugkomt’, als een substantieel deel van uw bezoekers later op de dag niet digitaal kijk,"aldus Schröder.
- Een ander publiek bereiken via andere kanalen
De drempel om een hybride evenement te bezoeken is laag. Daar moet u uw marketing, de reclame voor uw evenement, op aanpassen. De kanalen waarmee u ‘vroeger’ bezoekers voor uw fysieke events trok, werken misschien nog steeds voor diezelfde bezoekers. Maar de online deelnemers en bezoekers vindt u waarschijnlijk op een andere manier, via andere kanalen en advertenties. Schröder legt uit: "Richt uw marketingstrategieën in zodat beide doelgroepen aangesproken worden, en durf ook te experimenteren met waar u uw budgetten inzet. Misschien spreekt u een groep bezoekers aan die u van tevoren niet had verwacht te bereiken, maar die wel interessant is voor uw business."
- Online bezoekers bieden inzicht
Natuurlijk heeft u van alle inschrijvers hun naam en e-mailadres, en hopelijk toestemming om hen nog eens te mailen. Wat uw online bezoekers verder nog geven, beter dan de fysiek aanwezigen, is hun interesse en een deel van hun surfgedrag. U kunt vaak zien hoe u hen in eerste instantie bereikt hebt (waar zochten ze op? Vanaf welke site kikten ze door?), maar als ze eenmaal kijken, weet u wát ze keken, hoe lang, wanneer zij afhaakten, enzovoorts. Dit soort informatie kunt u analyseren en gebruiken om uw volgende event op alle fronten te verbeteren.
- Het fysieke deel mag niet hetzelfde zijn als het online event
Natuurlijk wilt u bezoekers ook lijfelijk blijven ontmoeten. Als uw livestream een complete digitale kopie van uw live event is, waarom zouden bezoekers dan nog komen? Zorg daarom dat u momenten of plekken in uw evenement plant die niet, of anders, toegankelijk zijn voor mensen die fysiek aanwezig zijn. U zou bijvoorbeeld netwerkmomenten kunnen organiseren (zodra dat weer veilig kan); een informeel deel van de dag waarbij aanwezigen even kunnen sparren. De livestream kan dan even op pauze gezet worden, zodat kijkers thuis dat ook weten, en het fysieke deel van het event behoudt zijn aantrekkingskracht.
- Het online deel biedt extra mogelijkheden
De livestream kan anders aangekleed worden dan het fysieke event. Doordat alles digitaal is, kunt u de videobeelden moeiteloos mixen met visuals die u van tevoren maakte. Of dat nu delen van een presentatie zijn, een live ‘ticker’ met relevante vragen of tweets: de stream moet meerwaarde hebben voor de thuisblijvers. Schröder ligt toe: "De drang naar participatie speelt natuurlijk ook mee. Kijkers van de stream moeten voelen dat zij deel van het event zijn, en dat kan heel gemakkelijk door momenten te plannen waarin vragen ‘vanuit het publiek’ deels ook uit de comments-sectie van de stream komen. U zou zelfs live kunnen schakelen tussen een spreker en iemand achter zijn laptop, als u daar de juiste technologie en know-how voor in huis hebt."
- U hebt iemand nodig die ‘online’ regelt
Op veel events heeft u een ‘Manusje van alles’ rondlopen die zorgt dat de boel gesmeerd loopt. Besef dat de techniek en logistiek van een gewoon evenement niet hetzelfde zijn als de zaken die nodig zijn om een programma draaiende te houden. Het is daarom slim iemand aan te wijzen die op locatie aanwezig is, maar alleen ‘online’ als focus heeft. Die persoon zou bijvoorbeeld online vragen kunnen modereren, updates kunnen verzorgen, en het op locatie aan kunnen geven als er online problemen zijn.
- Video heeft ook na het event waarde
Het voordeel van de goede registratie die u voor het online gedeelte deed van uw event, is dat u de beelden ook achteraf perfect kunt gebruiken. U kunt ze bijvoorbeeld achter een ‘wall’ plaatsen, waarbij deelnemers hun gegevens achter moeten laten om de beelden te zien. Zo verzamelt u (als u daar toestemming voor hebt natuurlijk) nog meer data, en kunt u weer zien hoe mensen uw event leerden kennen. Wees ook niet bang om de video te gebruiken voor andere content. Vaak zitten er mooie blogs, interviews of andere publicatiekansen in verborgen.
- Als u het doet, doe het goed
Het organiseren en registreren van hybride events is een vak apart, dat de branche de komende jaren zal moeten leren en verfijnen. Dat is een spannend vooruitzicht: er zullen ongetwijfeld nieuwe manieren van werken ontstaan, en ‘best practices’ waar niemand nu al aan denkt. Schröder: "Veel organisaties waren in het verleden bang dat het online gedeelte concurreert met het fysieke event. In de praktijk is het juist een mogelijkheid om bezoekers te triggeren een volgende keer wel te komen. Het is dus een verlengstuk van uw event waarmee u juist meer bereik genereert. Ben daarom niet bang in gesprek te gaan met anderen, wissel tips en ervaring uit. Vaak hoeft u zaken niet uit te vinden, als anderen u al succesvol voorgingen. Zo kunt u als organisator focus houden op de aanwezige sprekers en bezoekers. Want om hen draait het uiteindelijk."