Wat is Daily Performance Management en hoe pas je het toe?

19 oktober 2021 - Als (productie)bedrijf wil je je operationele informatie zo eenvoudig en duidelijk mogelijk visualiseren. Daily Performance Management (DPM) is een visuele methode om de prestaties van een team te meten en stelt teams in staat om zelf verbeteringen door te voeren. Door gebruik te maken van een digitaal platform kan iedereen in het team, locatie onafhankelijk, zien hoe het team ervoor staat en op welke punten verbetering nodig is.

Jetske Rensma, Project Manager bij TMC, ligt toe hoe je DPM als bedrijf kunt inzetten voor een efficiëntere werkwijze. Veel bedrijven hebben een planbord aan de muur hangen of gebruiken een digitale oplossing om de stand van zaken bij te houden. Een bekende valkuil hierbij is dat je deze borden alleen gebruikt omdat het management ernaar vraagt, zorgen dat alle vinkjes op groen staan. Dit moet niet de doelstelling van de werkmethode zijn. Het gaat erom dat je precies weet wat zich in je bedrijf of op je afdeling afspeelt en tot concrete acties overgaat.
 
Lean methodieken
Bij DPM is transparantie essentieel: precies weten wat er gebeurt. Als je het goed toepast, zorgt het voor verantwoordelijkheid en eigenaarschap. Met high performance teams kom je zo tot continue verbetering.
Hierbij worden verschillende Lean methodieken gebruikt, zoals Hoshin Kanri, bedrijfsdoelen vertalen naar doelstellingen voor de afdelingen waar ze zelf invloed op hebben. Dit helpt medewerkers om zich te richten op het behalen van doelstellingen. Daarbij worden communicatie en participatie bij het vaststellen van de doelen bevorderd en zijn de medewerkers zelf verantwoordelijk voor het behalen van hun doelen.
 
Voordelen van visueel management
Het belang van visueel management is bijzonder groot. Goede visuele aanwijzingen zijn voor iedereen, onafhankelijk van opleidingsniveau, taal en cultuur, snel te begrijpen. Dankzij visuele informatie zijn problemen direct te herkennen en weet iedereen bij iedere specifieke actie wat moet worden gedaan om het probleem op te lossen. Visuele informatie bevordert het werken in teams omdat iedereen dezelfde informatie ziet en gezamenlijk verantwoordelijk is voor de resultaten.
De component ‘daily’ moeten we niet te letterlijk opvatten. Er zijn teams die dagelijks evalueren maar er zijn ook teams die dit eens per week of eens in de twee weken doen. Andere afdelingen moeten juist vaker dan dagelijks de prestaties checken, bijvoorbeeld ieder uur. Denk hierbij aan een klantenservice-afdeling, of productieafdeling.
Regelmatig de prestaties evalueren, is belangrijk. Stel dat je besluit om eind 2021 een bepaalde doelstelling te behalen, bijvoorbeeld de lead time met twee dagen verkorten. Check je pas in december hoe het gaat, dan is er een kans dat je geen vooruitgang ziet. Regelmatig de resultaten in de gaten houden, zorgt ervoor dat je kunt blijven bijsturen.

Van management naar werkvloer
Binnen de organisatie is het belangrijk om regelmatig prestaties evalueren gestroomlijnd te laten verlopen en het DPM zo dicht mogelijk te laten plaatsvinden bij de plaats waar het echte werk wordt gedaan. De informatie komt bij elkaar in iedere laag in de organisatie, waarbij bijvoorbeeld operators een meeting hebben met teamleiders, teamleiders met groepsleiders enzovoort. Zo verspreidt de informatie zich van de eerste naar de laatste laag en kan escalatie naar boven plaatsvinden als dat nodig is. Als de teamleider het niet kan oplossen, kan die het in dit voorbeeld escaleren naar de groepsleider.
 
Welke informatie staat op het bord?
Dankzij de visuele weergave moet op ieder bord een aantal zaken direct duidelijk zijn.
 

• Zijn we aan het winnen of aan het verliezen? Dat moet in drie (of vijf of tien) seconden te zien zijn. Zijn er te veel Performance Indicatoren dan is er zo veel informatie dat je het niet in één oogopslag ziet. Zoals eerder aangegeven, zijn tools voor visual management handig, omdat iedereen direct ziet wat op groen staat en wat op rood.
• Is er een trend? Wat gebeurt er op de lange termijn?
• Wat zijn de acties die nodig zijn om de resultaten te verbeteren?

 
Voor de structuur van een DPM-bord zijn geen kant-en-klare richtlijnen te geven. Het type organisatie en het type afdeling zijn daarbij bepalend. Basisonderdelen die je vaak op borden tegenkomt zijn:
 

• Mensen. Mensen zijn de belangrijkste factor. Zorg dat je iedereen altijd optimaal betrekt bij het DPM-proces. Denk daarbij aan hun fysieke en mentale gezondheid en hun veiligheid.
• Performance. Een vaak gebruikte methode om de performance te meten is QDIP: Quality, Delivery, Inventory, Productivity.
• Continue verbetering. Hoe kunnen we problemen structureel oplossen.

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief