Vier ontwikkelingen voor crediteuren voor na corona

1 december 2021 - Of je het nu Accounts Payable, A/P, crediteuren of gewoon ‘rekeningen’ noemt: finance afdelingen hebben facturen te betalen en COVID maakte dat het afgelopen anderhalf jaar niet gemakkelijker. In financieel onzekere tijden verlengen bedrijven namelijk vaak hun betalingstermijnen, en dat druppelt door tot alle onderdelen van de supply chain. A/P teams moeten een balans vinden tussen hun leveranciers tevreden houden, en zelf het hoofd boven water houden.

Wilfred Flier, Principal Solution Engineer bij Celonis, zet vier ontwikkelingen die vormgeven aan hoe A/P teams inkomende facturen behandelen op een rijtje.

1. Contant geld heeft weer waarde
Na elke wereldwijde crisis hoor je dat bedrijven en organisaties het belang van werkkapitaal weer in gaan zien, en stappen gaan ondernemen om weer meer cashreserves te genereren. Elke crisis is namelijk een reminder dat de volgende er ongetwijfeld aan komt. Organisaties met enige cash op zak kunnen tijdens de volgende storm beter blijven varen – zo is de gedachte.
In het verleden was de hernieuwde focus op werkkapitaal vaak een loze belofte. COVID liet echter zien hoe snel chaos toe kan slaan. Deze keer ben je als organisatie haast gek als je niet nadenkt over het opbouwen van nieuwe reserves. 2020 en de eerste helft van 2021 bewezen hoe belangrijk die reserves zijn, als de wereld weer binnen een paar weken verandert.

2. Automatisering is niet langer optioneel
Zelfs onder de bedrijven die een gezonde cashflow behielden tijdens de crisis, waren er veel organisaties die het niet voor elkaar kregen een automatiseringsslag te slaan in hun A/P werkzaamheden. A/P processen kunnen ingewikkeld, tijdrovend en foutgevoelig zijn: één verkeerde data entry of vergeten document kan een routineklus in een administratieve nachtmerrie veranderen.
Gelukkig kunnen bedrijven relatief gemakkelijk met behulp van technologie identificeren waar hun A/P processen tekortschieten. Als dat bekend is, helpt automatisering hen de mensenfouten uit die processen te halen, en die processen te versnellen. A/P kan efficiënter worden en kosten besparen door méér gebruik te maken van computers en automatisering, en organisaties zagen dat het afgelopen jaar massaal in.

3. Teams creëren meer overzicht
Het verliezen van overzicht en controle was één van de nadelen van de vroege maanden van het thuiswerk-verschijnsel. Het ontbrak werknemers aan inzicht in verschillende bedrijfsprocessen. Besluitvorming werd minder effectief en méér tijdrovend. Voor A/P betekende die ontwikkeling slecht nieuws. Het is een afdeling waar organisaties vaak als eerste op besparen, of die ze als eerst uitbesteden: het is ‘maar’ een uitvoerende afdeling. Terwijl het een strategisch middel zou moeten zijn.
Die wens dreef de afgelopen maanden de vraag naar méér overzicht. Door controle en overzicht te houden en zoveel mogelijk ‘standaard’ klussen door computers te laten uitvoeren, kunnen mensen zich buigen over de menselijke, complexe vraagstukken. Op die manier voegt A/P toe aan de bedrijfsstrategie, in plaats van dat het alleen maar verplichte taken uitvoert.

4. De papierstapel slinkt
Papieren facturen zijn al langer niet meer van deze tijd, maar het lijkt erop dat ouderwetse ‘tastbare’ rekeningen eindelijk verdwijnen. COVID versnelde digitalisering op allerlei vlakken, en gelukkig ook op die van facturen. Mensen leerden met digitale facturen te werken en vragen er nu zelfs om.
Door papieren heen bladeren is zonde van je tijd, als dat ook digitaal kan. Het is ook één van de gemakkelijkst te digitaliseren processen in je A/P afdeling. Er komt personeel vrij voor andere, waarde creërende taken als mensen niet meer met speurwerk in papierstapels bezig zijn. En niet alleen de kostenbesparing die dat veroorzaakt is welkom: door facturen digitaal te bergen kunnen AI en machine learning lessen uit de facturen trekken waar mensen nooit achter zouden komen.
 
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief