Het ideale moment voor een geleidelijke digitale transformatie

22 september 2022 - Er heerst een grote hype rond de term ‘digitale transformatie’. Voor veel mensen roept dit beelden op van een aardverschuiving op alle bedrijfsniveaus. Het idee van deze ingrijpende veranderingen kan afschrikkend werken, waardoor veel kleine en middelgrote bedrijven gemengde gevoelens hebben wanneer ze digitale oplossingen evalueren. Ze zijn bang dat ze over onvoldoende mensen en middelen beschikken voor een moderniseringsslag. Feit is echter dat mkb-organisaties hun digitale transformatie ook in kleinere stappen kunnen realiseren.

Sridhar Iyengar, Managing Director Europe bij Zoho schreef er dit artikel over.
 
Kerngebieden voor digitalisering identificeren
Tijdens de coronacrisis kwamen ‘digital first’ en ‘digital native’-spelers volop in de schijnwerpers te staan. Deze ontwikkeling kan voor kleinere traditionele bedrijven enigszins overweldigend zijn. Ze kunnen echter troost vinden in de gedachte dat alle bedrijven in de kern vertrouwen bij hun klanten moeten opbouwen. Traditionele bedrijven die al jarenlang meedraaien en verschillende crisissen hebben overleefd zijn wat dat betreft sterk in het voordeel ten opzichte van nieuwkomers.
 Mkb-organisaties kunnen met hun digitale transformatie beginnen door de belangrijkste eisen in kaart te brengen en op prioriteit in te delen. Dit draagt bij aan een bedrijfsbreed begrip van de uitdagingen en waarom er wat moet veranderen. Het zal bedrijven ook meer inzicht bieden in de mogelijkheden voor een stapsgewijze aanpak van hun digitale transformatie.
Een goed voorbeeld hiervan is Samcon BV, een distributeur van medische apparatuur. De CEO van het bedrijf kampte met onvoldoende zicht op wat er zich binnen de onderneming afspeelde. Klantengegevens en leveranciersinformatie werden opgeslagen in afzonderlijke systemen. Daarnaast was er sprake van handmatige facturatie. Twee keer per week kwam er een boekhouder langs om zeven typen facturen op te stellen en naar klanten te versturen. Samcom BV had dus twee grote problemen: er was niets centraal opgeslagen en er was niets gedigitaliseerd. Hierdoor kwam informatie niet bij de juiste mensen aan en was er onvoldoende inzicht in het reilen en zeilen van de organisatie. Net voor de coronacrisis digitaliseerde de distributeur een deel van zijn bedrijfsactiviteiten, waaronder het boekhoudproces. Hierdoor waren zij in staat om eenvoudig over te stappen van kantoorwerk naar thuiswerken. Door het identificeren van zijn kernproblemen en het digitaliseren van de daarbij betrokken processen verliep de digitale transformatie van Samcon soepel en eenvoudig en kon het bedrijf, ondanks de pandemie, verder groeien.
Een andere handige plek om te beginnen met een moderniseringsslag is een bedrijfsproces zoals het voorraadbeheer. Tijdens de coronacrisis groeiden verstoringen van de toevoerketen voor veel bedrijven uit tot een pijnpunt. En de nasleep van de pandemie blijft in tal van sectoren voor problemen zorgen. 24/7 actief voorraadbeheer en toevoerketenbeheer hebben sommige bedrijven geholpen om een voorsprong op de concurrentie te krijgen. In de B2C-markt zijn bedrijven bijvoorbeeld snel van offline naar online activiteiten overgestapt. Anderen kozen ervoor om het beheer van hun aanwezigheid op social media in eigen handen te nemen in plaats van het proces aan een bureau uit te besteden.
 
Bedrijfsprocessen vereenvoudigen met een hybride aanpak
Een andere mythe van de afgelopen tijd is dat ‘digital only’ de toekomst is. De realiteit is dat traditionele bedrijven de vrijheid hebben om te kiezen voor louter fysieke of digitale oplossingen, of een combinatie daarvan. Met andere woorden: een hybride model.
Een voorbeeld uit de retailsector: Diverse webwinkels en e-commerceplatforms, zoals CoolBlue, hebben fysieke winkels in het leven geroepen. Consumenten geven er namelijk nog altijd de voorkeur aan om bepaalde producten of diensten met eigen ogen te zien. Daarnaast vormt persoonlijk contact met een medewerker één van de belangrijkste factoren die aan vertrouwen bijdragen.
Er zijn tal van bedrijfsprocessen die met digitale tools kunnen worden geautomatiseerd, maar traditionele bedrijven hoeven dit niet per se gelijk als een ingrijpende verandering te zien. Het is eerder een kwestie van met de tijd meegaan. Zo zijn er fysieke winkels die hun eigen online portals hebben ontwikkeld om de beschikking te krijgen over een eigen database met klantengegevens.
 
Werknemers op hun gemak stellen
Ten slotte is het voor mkb-organisaties belangrijk om in te zien dat de transformatieslag hun kernactiviteiten niet zal veranderen. Er blijft sprake van dezelfde groep mensen die hetzelfde product of dezelfde dienst leveren. Het enige verschil is dat sommige digitale tools hun werk er een stuk eenvoudiger en efficiënter op zullen maken. Wat dat betreft liggen er volop kansen in het verschiet voor de mkb-sector.
 

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief