Veertien tips voor slimmer time management

5 oktober 2011 - In heel Europa wordt 80 procent van de banen gecreëerd door kleine en middelgrote ondernemingen. Ondernemers zijn dus een onmisbare schakel in onze economie. Reden te meer om ook de ondernemer zelf eens te ‘pamperen’. Met slimme tips bijvoorbeeld.

Professional organizer en coach Sara van Wesenbeeck - zelf ook ondernemer en Europees Ambassadeur voor het Vrouwelijk Ondernemerschap - werkt dagelijks met bedrijven en gezinnen rond het efficiënter organiseren van leven en werk. Ze verzamelde veertien tips voor slimmer time- en selfmanagement voor ondernemers. Dat levert meer op voor de ondernemer, komt zijn (of haar) efficiëntie en productiviteit ten goede, zet belangrijke zaken op de eerste plaats, verlaagt de kosten én… vergroot de omzet.

1. Zorg voor een overzichtelijke en ordelijke werkplek
Het lijkt een dooddoener, maar een ordelijke werkplek laat u efficiënter en sneller werken. Dat betekent niet dat u elke dag een leeg en ‘spic en span’ bureau moet hebben. Houd eenvoudigweg alles wat u vaak gebruikt binnen handbereik en zorg dat u snel kunt (terug)vinden wat u regelmatig nodig hebt.

2. Werk niet met een gebrekkige administratie
Met een overzichtelijke, eenvoudige en transparante administratie (en mailbox) wint u heel wat tijd én geld. Gedaan met het nutteloos zoeken naar documenten die ‘verdwenen’ zijn!

3. Plan en maak een to do-lijst
Plan uw dagelijkse taken en doelen goed en effectief. Trek op het eind van uw werkdag even tijd uit om een to do-lijst voor de dag erop te maken. Zo kunt u gerichter werken, de lijst geeft u overzicht en stelt u in staat om uw prioriteiten bepalen. Efficiënter en sneller werken is uw winst.

4. Stel prioriteiten
Als ondernemer komt er dagelijks veel op u af. U hebt al snel het gevoel dat u tijd tekort komt en de grip op uw werk verliest. Door prioriteiten te stellen (u kunt nu eenmaal niet alles tegelijk realiseren) en uw belangrijkste werk eerst te doen, zult u minder makkelijk in de verleiding komen om uw tijd te besteden aan minder productieve zaken. Zo haalt u meer rendement uit uw ondernemerschap.

5. Stop met multitasken
Loopt u ook vaak te zigzaggen en krijgt u maar niets afgewerkt? Dan bent u wellicht een bedreven multitasker. Werk elke taak voortaan apart en helemaal af voor u aan een volgende begint. Plan ook tijd in uw agenda om u op uw taken te kunnen concentreren én ze op die manier snel en efficiënt te kunnen afwerken.

6. Kijk uit voor tijdvreters
Tijvreters liggen de hele dag op de loer. Ze leiden uw aandacht af van uw doelen, staan uw succes in de weg en laten u dingen doen die niet belangrijk zijn voor uw werk. Zoek uit waar u tijd verliest en wat u moet veranderen om uw doelen in uw werk met minder tijdverlies te kunnen bereiken.

7. Leer efficiënt e-mailen
E-mails zijn veruit de grootste tijdvreters op uw werkplek. Ga er voortaan slim mee om. Een mini-cursus: Zet het geluid voor de inkomende mail af. Win veel tijd door uw mails gegroepeerd, twee a drie keer per dag, te behandelen. Lees uw mails niet aan het het begin van uw dag maar op een moment waarop uw energiepeil wat lager is. 

8. Snoer stoorzenders ‘de mond’
Uw mobieltje is een echte stoorzender. Zet hem af en toe uit om geconcentreerd te kunnen doorwerken. Laat uw voice-mail even voor u werken en beantwoord uw berichten later. Uw taken afwerken én uw telefoontjes in één keer beantwoorden: twee (tijdbesparende) vliegen in één klap!

9. Concentreer u tijdens uw werkdag op uw werk
Als u dat niet doet, is de kans groot dat u nog aan het werk bent op momenten dat u zich eigenlijk moet ontspannen. Dat is een vicieuze cirkel die u veel stress geeft, terwijl u geen stap ver komt. Focus op het afwerken van uw projecten, niet op werken.

10. Werkplek aan huis? Schil de aardappelen niet tijdens werktijd
Dé grote valkuil bij thuiswerken is dat de grens tussen privé en werk vervaagt. U komt in de verleiding om bijvoorbeeld huishoudtaken te doen tijdens werktijd. Gevolg: u moet ’s avonds doorwerken om uw werk gedaan te krijgen, en dat komt uw productiviteit en gezinsleven niet ten goede. 

11. Stel niet uit wat u meteen kunt doen
Geef ‘uitstelleritis’ geen kans. Uw taken tot de laatste minuut uitstellen, geeft veel (onnodige) stress. Werk voortaan meteen af wat u binnen twee minuten kunt doen, en dat is heel wat: mails beantwoorden, documenten filen, afspraken maken en zelfs beslissingen nemen.

12. Verlies (schijnbaar) tijd om tijd te winnen
Vergeet niet te pauzeren! Plan altijd pauzes in, zelfs op de drukste dagen. Gun uzelf geregeld een korte pauze, bijvoorbeeld elk uur vijf of tien minuten. Neem letterlijk even afstand van uw taken. Met opgeladen batterijen werkt u daarna veel efficiënter en effectiever verder. Door schijnbaar tijd te verliezen, creëert u heel wat tijd!

13. Leer te starten met stoppen
Het is niet omdat u ondernemer bent en uw eigen uren kunt bepalen, dat u systematisch moet overwerken. Altijd verder werken, geen rust of tijd nemen voor uzelf komt uw productiviteit niet ten goede. Creëer een 'stoproutine' om daarna tijd te maken voor het opladen van uw batterijen.

14. Draag zorg voor uw welzijn
Vergeet niet om tijd te maken voor de leuke dingen van het leven. Daar hebt u ook als ondernemer recht op. Zorg voor een goede worklife-balans, werk niet harder maar slimmer, zorg voor goed time- en selfmanagement en voor tijd voor uw dierbaren en voor de leuke dingen van het leven. Daar wordt iedereen beter van!

Doorsturen  |  Reageer  |  Nieuwsbrief