Weblog
Core business: vergaderen
Door: Marianne Sturman,
23 maart 2014
-
Dat we met z’n allen vergaderen dat het een lieve lust is, zal menigeen niet nieuw in de oren klinken. Iedereen met een kantoorbaan komt er simpelweg niet onderuit. Vergaderingen zijn zelfs zo ingeburgerd dat het als vloeken in de kerk is als je de noodzaak ervan ter discussie stelt, zo bleek onlangs maar weer eens.
Om zo concreet mogelijk de quick wins te schetsen van Het Nieuwe Werken richt ik me meestal op productiviteitsverhoging van de medewerkers en daarmee de keiharde euro’s. Immers, waarom iets als Het Nieuwe Werken implementeren als het onderaan de streep niets oplevert? Als ondernemer snap ik dat als geen ander. De eerste grote winstpakker is het reduceren van de vergadertijd, als logisch gevolg van Het Nieuwe Werken. Als je daar een deel vanaf kan halen – bijvoorbeeld door meer online te vergaderen, waardoor vergaderingen vanzelf korter worden, en/of door het vergadergedrag binnen kantoor aan te pakken – dan ben je spekkoper.
In the pocket, zou je denken. Toch blijkt het iedere keer weer ofwel een lauwe reactie op te roepen ofwel ervaren worden als een heilig huisje waar je tegenaan schopt. Lang heb ik me afgevraagd wat het mysterie hieromtrent was. Maar sinds kort ben ik er uit.
Heilig huisje
Na opnieuw enthousiast van start te zijn gegaan met mijn verkondiging hoeveel de betreffende organisatie wel niet zou kunnen besparen met 10 procent minder vergaderen, reageerde mijn gesprekspartner op verontwaardigde toon ‘dat kan helemaal niet, vergaderen is wat wij doen!’. Op z’n minst was ik volledig van mijn à propos. Mezelf nog herstellende schoot het door mijn hoofd dat het juist heel fijn zou moeten zijn om nuttigere dingen te kunnen doen dan vergaderen. Een interessante discussie volgde. De directeur in kwestie legde me uit dat vergaderen alles te maken heeft met informeren, communiceren en… vooral met indekgedrag en risico’s vermijden. En dat is natuurlijk toch wel heel belangrijk, zeker in grote organisaties…
Dromen waarmaken
Ondanks zijn standvastigheid denk ik er nog altijd het mijne van. Weliswaar heeft zijn redenering voor een zekere eye opener gezorgd, tegelijkertijd blijf ik mij verwonderen over de mogelijkheden die een bedrijf laat schieten door in hokjes te blijven vergaderen in plaats van dromen mogelijk te maken. Zolang vergaderen nog zo prominente rol inneemt, heb ik er maar mijn persoonlijke missie van gemaakt die dromen die elk bedrijf heeft op andere wijze uit te laten komen. Met workshops over output sturing of resultaatgericht werken bijvoorbeeld. En misschien dat ik op een gegeven moment toch ook weer even durf te vloeken in de kerk…
Over de auteur:
Marianne Sturman is eigenaar van Moneypenny en Cloudworkers, uitzendorganisaties gebaseerd op Het Nieuwe Werken. Cloudworkers werkt met studenten met nauwelijks tot geen relevante werkervaring en Moneypenny uitsluitend met ervaren professionals.Reacties
25-03-2014 15:03 | 
Absoluut mee eens dat er veel tijdswinst te behalen is op het vlak van vergaderen. Waarschijnlijk kunnen een aantal vergaderpunten al vooraf voor een groot deel worden afgewikkeld. Denk aan het samenwerken mbt projecten. Doe dit bv via SharePoint. Laat een vergadering alleen doorgaan als alle key personen aanwezig zullen zijn. |
|
Marianne Sturman 25-03-2014 15:11 |
@Miranda, hele goede toevoegingen. I denk dat met jouw tips een hele hoop 'vergaderleed' tot het verleden behoort! |
|
31-03-2014 11:20 |
Aan de ene kant ben ik het helemaal eens met de strekking van dit artikel. Aan de andere kant heb ik zelf in een eerder Brisk blog, genaamd: ''nieuwe volksziekte op de werkvloer'', beschreven hoe absurd het aantal emails toeneemt. Oftewel, als mensen minder gaan vergaderen dan vrees ik weer een enorme toename van emails. Het is en blijft een evenwicht zoeken tussen brengen en halen van informatie. De opmerking over meer online vergaderen klinkt als muziek in mijn oren, maar dat is in mijn geval wel logisch ;) |
|
Marianne 31-03-2014 12:19 |
@John: de hoeveelheid emails kan inderdaad de pan uitrijzen in veel organisaties. Ik vrees dat vergadercultuur en email cultuur hand-in-hand gaan. Veel vergaderen = veel emailen. Als je het aantal vergaderingen durft te reduceren/in te korten, dan is het inderdaad wel zaak om ook de email cultuur aan te pakken. Een van de praktische tips die ik heb is om zoveel mogelijk zaken die te maken hebben met informeren en delen van kennis op een centrale plek te doen (intranet, sharepoint, etc). Op die manier hebben mensen een haalplicht en wordt het aantal emails vanzelf minder. |
|
31-03-2014 12:32 |
@John. In onze e-mail minderen trainingen noemen wij de mail het kantoormonster van deze tijd. Door bv het opstellen van mailprotocollen en bij interne mail geen gebruik te maken van de mail maar via andere ''moderne'' communicatiemiddelen is hier echt een merkbare verandering in aan te brengen. Bedenkt voor je mailt waarom je mailt en of dit het beste medium is. Hoe meer je mailt hoe meer je ontvangt. Als je projecten al laat lopen via een andere medium (bv SharePoint) dan heb je al een groot deel ondervangen. Mail is geen goed medium voor het managen van projecten. |
|
John 1-04-2014 09:02 |
Beste M&M, |