Weblog
Vaardigheden bij videoconference
Door: John Welzen,
30 mei 2015
-
Het is steeds gemakkelijker om een video conference op te starten, zeker met web gebaseerde oplossingen zoals Cisco, 4Webcom, Adobe en Zoem Europe. De cloud zorgt ervoor dat alles snel en kwalitatief goed verloopt en klaar is kees. Maar dan? Dan praat je ineens tegen een lampje i.p.v. een aantal gezichten. En het lijkt alsof men meer naar elkaar luistert zonder elkaar in de rede te vallen. Dat klopt.
Toch is het goed om stil te staan bij de vaardigheden die nodig zijn om op een prettige en professionele manier een vergadering op afstand te organiseren en te realiseren. Een paar zaken zijn dan van belang:
- Gebruik een meeting planner (meestal standaard erbij) voor de uitnodigingen zodat iedereen weet wanneer en hoe (korte uitleg) men in de virtuele vergaderruimte terecht komt.
- Geef mogelijke tips mee zoals licht kwaliteit, niet voor een raam zitten, geluid op afstand van de microfoon etc..
- Zorg dat je het programma goed kunt bedienen, maak eventueel gebruik van een korte training die veel bedrijven (zoals Zoem) aanbieden.
- Test alles van tevoren goed en zorg ervoor dat je minimaal 5 minuten voor aanvang in de room aanwezig bent. Tevens de functies aan of uit zetten die je voor de deelnemers van belang acht.
- Vraag iedereen of ze elkaar goed kunnen verstaan en in beeld zien (basis kennis trouble shooting is aan te bevelen)
- Begin met de doelstellingen van de bijeenkomst en geef aan hoe je de vergadering wilt organiseren (elkaar uit laten praten)
- Zet zaken die je wilt delen met de anderen van tevoren klaar (geen overbodig klikken en zoeken)
- Kijk regelmatig in de camera als je aan het woord bent en praat niet te snel
- Eventueel je hand opsteken als je iemand wilt onderbreken en wilt reageren.
- Wees to the point en enthousiast zodat iedereen het vergaderen op afstand als een enorme verrijking ervaart.