Weblog
Verbeter uw workflow en efficiency door slim samenwerken
Door: Sander Wijdemans,
20 juli 2016
-
Als ondernemer streeft u altijd naar meer efficiëntie. Tijd is tenslotte geld en beide zijn een luxe binnen het bedrijfsleven. Efficiënt samenwerken is daarom een topic dat altijd actueel is. In dit artikel leest u meer over dit onderwerp en over aanverwante zaken zoals zaakgericht werken en de kracht van een efficiënte informatiedeling.
Efficiënter samenwerken is een topic dat binnen alle branches speelt en voor sommige ondernemers een heet hangijzer is. Tegelijkertijd worden steeds meer bedrijven in zowel de profit als non-profit sector in toenemende mate afhankelijk van elkaar. Zaken zoals vergaande specialisering, complexere regelgeving en complementaire deskundigheid vragen om samenwerking met externe partijen. Samenwerking vindt dan ook niet enkel binnen de organisatie plaats, maar ook met bijvoorbeeld partners en leveranciers. Een doordachte en heldere werkwijze en de juiste digitale infrastructuur is dus onmisbaar.
Informatie delen voor efficiëntere samenwerken
In de ideale situatie verloopt een samenwerking in de keten vlekkeloos en zonder obstakels. In praktijk blijkt dit echter vaak een utopie. Zaken zoals organisatiestructuurverschillen, een slechte koppeling van informatiesystemen of een beperkte deelbaarheid van informatie op verschillende platformen zorgen bij veel bedrijven voor stagnatie in het samenwerkingsproces. Vooral een slechte systeemintegratie blijkt vaak een obstakel bij het eenvoudig delen van informatie. Daarnaast dient echter ook samenwerking binnen de organisatie/ de projectgroep gefaciliteerd te worden.
Zaakgericht werken om sneller en efficiënter te werken
Een succesvolle samenwerking begint dus bij de organisatie zelf. Een belangrijke trend op dit gebied die al even gaande is, is het zaakgericht werken. Oftewel het gezamenlijk werken aan een project. Hierbij wordt ‘de zaak’ beschouwd als een samenhangende hoeveelheid werk met een concrete aanleiding en concreet verwacht eindresultaat, waarbij de voortgang en kwaliteit bewaakt moet worden. Zo kan bijvoorbeeld het standaardiseren en digitaliseren van processen en informatievoorziening hier onderdeel van uitmaken.
Zaakgericht werken heeft als doel zaken sneller en beter af te kunnen handelen. In praktijk resulteert deze aanpak vaak tot een verbetering van de dienstverlening, een hogere efficiency en een betere toegankelijkheid van informatie. Ook kunnen vaak kostenbesparingen gerealiseerd worden. Het is echter belangrijk om te realiseren dat zaakgericht werken niet simpelweg lukt door de overstap naar een zaaksysteem. Het gaat ook om de processen in de complete keten.
De noodzaak van een professionele digitale werkomgeving
Een informatiesysteem dat is ingericht met relevante informatie, is noodzakelijk om goed samen te werken. Samenwerken slaagt namelijk alleen als de informatie goed opgeslagen is met de juiste kenmerken en deze informatie eenvoudig gedeeld kan worden. Ook doorzoekbaarheid speelt hier een grote rol. Een eenvoudige toegang tot data over bijvoorbeeld klanten en projecten is dan ook essentieel om een soepele workflow te realiseren. Urenlang moeten zoeken naar de gewenste gegevens brengt tenslotte ongewenste vertraging en frustratie met zich mee.
Ook bestaande papieren informatie vervult een belangrijke rol bij de totstandkoming van een compleet informatiesysteem en dient zowel fysiek opgeslagen als gedigitaliseerd te worden. De dienst archiefbeheer biedt hier een interessante oplossing waarbij alle gewenste informatie, zowel digitaal als op papier, binnen één systeem verzameld wordt.
Altijd digitaal toegang tot de gewenste data
Met archiefbeheer worden alle data op een zwaarbeveiligde locatie ondergebracht. Hierbij worden zaken zoals documenten, dossiers en projectplannen niet alleen op één centrale plek verzameld, maar wordt ook alles bij binnenkomst gescand. Hierdoor is alle gewenste data snel digitaal beschikbaar en weet u zeker dat uw data veilig is opgeslagen. Een aantrekkelijke oplossing dus waarmee u projectleden en samenwerkingspartners snel van de juiste informatie voorziet en zorgt dat de samenwerking efficiënt loopt en blijft lopen.
Reacties
8-08-2016 09:54 | 
Zaakgericht werken, beter bekend als procesgericht werken, is een goede methodiek voor zowel kleine als grote organisaties. Er wordt echter nog vrij weinig gedacht om pull principe toe te passen tijdens de bedrijfsprocessen. We zijn geneigd om nog te veel in het systeem te gaan zoeken als we informatie nodig hebben. Als je echter je bedrijfsproces goed in beeld hebt kun je het eenvoudig automatiseren en zorgen dat de informatie automatisch door het werkproces wordt getrokken. Als het proces is afgehandeld wordt de informatie automatisch op 1 vaste plaats opgeslagen. |
|
8-06-2020 13:46 |
|