Weblog
Tip voor 2012: verdiep u in de werkkostenregeling!
Door: Marc Voet,
06 januari 2012
-
Aan het begin van het nieuwe jaar wordt het tijd om letterlijk en figuurlijk de balans op te maken. Hoe was 2011, welke ontwikkelingen staan uw bedrijf het komende jaar te wachten, wat zijn de effecten voor uw personeel en diens beloning? Denk in deze overweging vooral even aan de werkkostenregeling. In het afgelopen jaar is deze regeling versoepeld en daardoor een stuk aantrekkelijker geworden. Wellicht een mooie kans in het nieuwe jaar!
De lange lijst met vrije vergoedingen en verstrekkingen heeft plaatsgemaakt voor het principe ‘alles is loon’. Van de totale loonsom wordt vervolgens op forfaitaire wijze 1,4% vrijgesteld (dit zal in 2013 stijgen naar 1,6%) en deze vrijstelling kunt u als werkgever zelf invullen; van kerstpakket en fiets van de zaak tot internet thuis en personeelsfeestjes. Dit lijkt een sterke vereenvoudiging, ware het niet dat op het loonbegrip een drietal uitzonderingen is gemaakt;
· Gericht vrijgestelde kosten.
Het gaat hier om zes categorieën met specifieke vergoedingen en verstrekkingen die niet belast worden. Hierbij valt te denken aan de reiskosten (€ 0,19 per kilometer), studiekosten en kosten van cursussen etc. Deze uitzondering zorgt er voor dat het forfait van 1,4% niet gelijk wordt volgemaakt met grote kostenposten zoals een studie.
· Intermediaire kosten
Wanneer uw werknemer, in uw opdracht en voor uw rekening, uitgaven voor u doet, valt dit onder intermediaire kosten. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer uw werknemer kosten voorschiet en deze vervolgens declareert. Op deze manier zal de vergoeding voor een voorgeschoten tank benzine niet op het loonstrookje van uw werknemer verschijnen.
· Werkplek gerelateerde verstrekkingen / telefoon etc
Anders dan de voorgaande twee categorieën, vallen uitgaven in deze categorie wel binnen het 1,4% forfait. Het principe ‘alles is loon’ zou in de praktijk betekenen dat zelfs het kopje koffie op het werk, het gebruik van het kopieerapparaat en de telefoon van de zaak volledig onder loon zouden worden geschaard. Aangezien dit uiteraard niet de bedoeling is, worden deze zogenoemde ‘werkplek gerelateerde voorzieningen’ op nihil of een laag bedrag gewaardeerd. In de praktijk is hierbij vooral belangrijk dat deze lagere waardering alleen geldt voor terbeschikkingstellingen en niet voor verstrekkingen (een enkele uitzondering daargelaten) en vergoedingen. U zult hier bijvoorbeeld tegenaan lopen bij een mobiele telefoon die voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt. Geeft u aan uw werknemer een vergoeding voor het gebruik van de mobiele telefoon, dan wordt deze op volledige waarde gewaardeerd. Zet u echter het abonnement op uw naam, dan is er sprake van een terbeschikkingstelling en wordt deze verstrekking op nihil gesteld.
Op dit moment geldt nog het overgangsrecht, wat inhoudt dat bedrijven jaarlijks kunnen kiezen voor de oude regeling of de werkkostenregeling. Per 2014 zal de werkkostenregeling verplicht worden gesteld. Deze regeling kan ook nu al lucratief voor u uitpakken. Daarnaast, zoals met alles wat nieuw is, vergt een goede werking van de regeling een uitgebreide voorbereiding. Als uw werknemers bijvoorbeeld dit jaar een tweejarig abonnement afsluiten voor hun telefoon die door u wordt vergoed, zal dit abonnement vanaf 2014 op volledige waarde binnen het forfait worden gerekend.
Zo in het nieuwe jaar lijkt 2014 ver weg, daarentegen is het nog minder dan twee jaar verwijderd. Daarom raden wij u ten zeerste aan om nú al met de werkkostenregeling aan de slag te gaan. De volgende stappen moeten namelijk nog allemaal worden doorlopen: inventariseren van de arbeidsvoorwaarden, de gevolgen in kaart brengen en deze voorwaarden wellicht herzien. Denk daarnaast in uw voorbereiding ook aan de voorlichting aan uw werknemers, evenals eventueel overleg met de Belastingdienst. Tot slot is het absoluut noodzakelijk om ook de inrichting van uw administratie af te stemmen op de nieuwe regeling om achteraf niet in de problemen te komen met de fiscus.
Om werkgevers bij te staan in hun voorbereiding op de werkkostenregeling, biedt BDO uitgebreide voorlichting en diverse diensten aan, zowel betaald als onbetaald. Deze kunt u terugvinden op www.bdo.nl/alp.
Een goede voorbereiding is tenslotte het halve werk!
Over de auteur:
Belastingadvies
Als fiscalist van BDO houd ik me bezig met advies en aangifte. Ik adviseer met name MKB bedrijven, waarbij je in aanraking komt met nagenoeg alle sectoren. Je hebt direct contact met de decision maker, vaak de dga. Naast het feit dat je fiscaal advies geeft, beschouwt de decision maker je als dé vertrouwenspersoon voor zowel zijn onderneming als vaak ook zijn familiaire aangelegenheden. De combinatie van belastingadvies voor verschillende bedrijven als de sociale persoonlijke contacten met alle stakeholders maakt mijn werk zo interessant, afwisselend en uitdagend.
Als allround belastingadviseur ben je de fiscale spin in het web van de cliënt. Ik adviseer met name op het gebied van de inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Hierbij komen vaak financiële planning en de juiste ondernemingsvorm aan bod. Daarnaast dient je kennis van de overige fiscale vakken op niveau te zijn om als dga adviseur de helicopterview goed te kunnen toepassen. Samen met de accountant en overige disciplines werk je in één client service team voor je relaties. Een buitengewoon specialisme is de advisering op het gebied van sport.
Specialiteiten