Weblog
Tips bij het tegengaan van downtime binnen het bedrijf
Door: Sander Wijdemans,
13 februari 2018
-
Ondernemingen lijken vaak niet wakker te liggen van downtime. Wat mij betreft is het echter een nachtmerrieverhaal. Downtime staat gelijk aan het uitschakelen van het bedrijf. Knip – het licht is uit. Medewerkers worden zenuwachtig en zoeken randtaken om hun tijd toch maar in te vullen. Klanten kunnen geen bestellingen plaatsen en hekelen de dienstverlening. Misschien staat meteen ook de telefonie buitenspel en stapelen de frustraties zich verder op?
Wanneer ondernemingen niet wakker liggen van de maandelijkse ‘minuutjes’ downtime, dan houdt het op. Behalve voor de rij aan de koffiemachine: die wordt steeds langer en langer. Misschien een ideaal moment om na te denken over hoe we de systemen beter kunnen laten functioneren? Op basis van mijn persoonlijk rugzakje aan (negatieve) ervaringen geef ik meteen enkele tips mee om die downtime terecht te relativeren.
Maak een risicoanalyse
Mijn woorden zijn en blijven uiteraard maar woorden. Een eerste tip bij het tegengaan van downtime is dan ook de impact ervan in de praktijk meten. Kies ervoor om een risicoanalyse te maken en alle invloeden in kaart te brengen. Het zal lang niet alleen gaan om financiële schade. Ook reputatieschade, productieverlies, juridische gevolgen en zelfs het al dan niet halen van strategische doelstellingen kunnen hierbij betrokken worden. Op basis van een risicoanalyse kan je de financiële lijn doortrekken: misschien is de kostprijs van een vernieuwde IT-omgeving wel stukken lager dan de huidige standvastigheid? Mijn ervaring leert me dat een goede risicoanalyse sneller tot verandering aanzet. Alleen al daarom is het een belangrijke eerste tip.
Werk systemen bij en monitor voldoende
Medewerkers moeten zich voortdurend bijscholen. Nieuwe computermodellen doen hun intrede en de nieuwe medewerkers krijgen heel wat informatie te verwerken. Diezelfde behandeling hoort ook jouw systeem te krijgen. Systemen moet je updaten. Uiteraard niet wanneer de medewerkers druk aan het werk zijn: updates doe je liefst in het weekend, de periode waarbij de koffiemachine ook even rust krijgt. Niet alleen moet je systemen updaten, bovendien moet je die systemen ook beveiligen. De koffiemachine ontkalk je, de medewerker laat zich inenten tegen de nieuwste epidemiologische griepvariant en jouw systeem voorzie je van intrusion software en een goede antivirus.
Gaat het om een groot onderhoud van het systeem? Een back-up is noodzakelijk en ook hier kies je ervoor om dat niet tijdens een piekmoment uit te voeren. Doe je grote werkzaamheden in het weekend of wanneer de medewerkers genieten van een cocktail aan de Spaanse kust? Dan hebben de IT-medewerkers nog een zee van tijd om alle problemen te verhelpen. Systemen tevreden, medewerkers tevreden en IT-dienst tevreden.
Kies voor een goede infrastructuur
Doe je écht alles volgens het boekje maar blijft de downtime als een helleveeg spoken? Dan is het tijd om de oude zuurdesem van ons af te schudden. Misschien is de server wel toe aan vervanging? Het kan zeker de moeite lonen om eens jouw oor op te halen bij een IT-expert. Is de server niet het probleem? De tegenvallende resultaten zijn misschien het gevolg van een slecht netwerkverbinding. Wat mij betreft is een glasvezel internetverbinding een echte must voor ieder zichzelf respecterend bedrijf. Via een glasvezelnetwerk kies je voor ultieme snelheid en betrouwbaarheid. Zo’n glasvezelnetwerk is lang geen toekomstmuziek meer: onder andere KPN biedt dergelijke formules ook al aan voor private doeleinden. Natuurlijk moet zo’n abonnement dan ook wel in jouw omgeving beschikbaar zijn. Via een eenvoudige postcodecheck kan je dat meteen achterhalen. Is zo’n glasvezelnetwerk niet mogelijk? Neem dan contact op met je provider om na te gaan wat zij voor jou kunnen doen. Geloof me vrij: een beetje vriendelijk aandringen kan soms wonderen verrichten.
Maak altijd een afweging
Tot slot begeef ik me opnieuw naar de vergadertafel. Starende blikken kijken me aan terwijl ik mijn heuse plannen voorleg. Blijkbaar krijg ik hen die met cijfertjes bezig zijn lang niet zo enthousiast voor mijn wilde plannen? Een laatste tip om ook hen over de boeg te krijgen: maak een uitbundige afweging tussen de kosten en de zekerheid die de wijzigingen biedt. Vergelijk de voordelen met de risicoanalyse en stel de wijziging voor als opportuniteiten en voordelen. Bereken de huidige kostprijs van de downtime (die kan oplopen tot enkele tienduizenden euro’s) en vergelijk het met de potentiële winst bij een verlaging ervan. Alleen zo zal je iedereen kunnen overtuigen om toch maar die vervloekte downtime te verhelpen.
