Weblog
Online of offline boekhouden: that's the question
Door: Tom Modderkolk,
30 oktober 2012
-
Iedere organisatie is wettelijk verplicht om een sluitende administratie te voeren en deze zeven jaar te bewaren. Sinds enkele jaren is er een trend te ontdekken in boekhouden; steeds vaker wordt dit door ondernemers zelf online gedaan. Ondernemers hebben daarmee, indien ze toegang hebben tot internet, altijd inzicht in de financiële situatie van de organisatie; informatie die essentieel is voor het nemen van adequate beslissingen en het bevordert de grip op de bedrijfsvoering.
Natuurlijk hebben online en offline boekhoudsystemen hun voor- en nadelen. Hieronder een aantal overwegingen die kunnen helpen bij de besluitvorming rondom administratie.
Online of offline
Als u de keuze hebt gemaakt voor een softwareleverancier, komt het volgende dilemma: online of offline. Wat zijn de verschillen en wat merkt u daar als gebruiker van?
Gebonden aan fysieke locatie of overal toegankelijk
Als u overal toegang wilt hebben tot uw financiële administratie en/of facturen, kies dan voor een online boekhoudpakket. Met een online pakket is het ook handig dat medewerkers of de accountant mee kan kijken. Wel hebt u altijd een goed werkende internetverbinding nodig. Met een offline boekhoudpakket bent u altijd gebonden aan een vaste locatie. Hybride oplossingen vallen hier tussenin; deze pakketten zijn zowel online als offline te gebruiken. De administratie is zonder internet te gebruiken. Als u weer verbinding hebt, kan de administratie weer online geplaatst worden.
Eenmalige investering, gespreide kosten of gratis
Wees gewaarschuwd voordat u kiest voor 'gratis' boekhoudsoftware. In de meeste gevallen zijn hier toch kosten mee gemoeid en het is vaak erg lastig om over te stappen naar bijvoorbeeld een andere accountant. Gratis software kan er ook toe leiden dat ze u bestoken met advertenties of goedbedoelde adviezen van sponsoren, bijvoorbeeld dat er te besparen valt op energie of telefonie kosten. Bij de meeste online boekhoudsoftware worden er doorgaans maandelijkse kosten in de vorm van een abonnement in rekening gebracht. Deze investering is kleiner dan de licentiekosten in een keer te moeten voldoen.
Automatische updates, back-ups en kopieën of handmatig bijhouden
Bij een online pakket heeft u geen omkijken naar het uitvoeren van updates of back-ups: de leverancier van het boekhoudpakket zorgt hiervoor. Bij offline pakketten ligt dat anders. Automatisch updaten is veelal niet aan de orde, en de verantwoordelijkheid van back-ups ligt bijvoorbeeld volledig bij uzelf.
Veiligheid
Veiligheid is een belangrijk aspect voor de (online) opslag van administratieve gegevens. Een digitale administratie kan gehackt worden, de kans op oneigenlijk gebruik van uw bedrijfsgegevens in de cloud is echter te verwaarlozen als u gebruik maakt van een gerenommeerde hostingpartij of softwareleverancier. Een papieren administratie is ook kwetsbaar. Denk hierbij aan risico's als diefstal, water- of rookschade.
Bankenkoppelingen
Niet alle softwareproducenten kunnen een bankkoppeling in hun software verwerken. Het is van het oogpunt van efficiency aan te raden een systeem te kiezen dat een dergelijke koppeling kan maken. De keuze voor een boekhoudpakket is individueel en sterk afhankelijk van de behoeften van de organisatie. Bovenstaande punten kunnen helpen bij het maken van een beslissing voor het voeren van een online of offline administratie.
Over de auteur:
Tom Modderkolk is sinds 2007 bedrijfsjournalist bij UNIT4. Hij houdt zich bezig met het schrijven van artikelen voor diverse relatiemagazines van UNIT4 zoals IT Vision, Innovatief HRM, Enovation4U en personeelsblad 1000. Daarnaast schrijft hij persberichten en artikelen voor het weblog van UNIT4. http://www.unit4.nlReacties
|
Martin 1-11-2012 10:38 |
De keuze is natuurlijk ook afhankelijk van wil men de software op de computer installeren of niet. Bij online software hoeft niets geinstalleerd te worden en kunt u eenvoudig inloggen op een internetpagina, terwijl bij offline het programma en eventuele hardware geinstalleerd moet zijn. U heeft het programma dan echter wel lokaal draaien in plaats van in de cloud. Net waar uw voorkeuren liggen en wat u belangrijker vindt. |
|
1-11-2012 19:14 |
|
|
Ronald vanStiphout 17-11-2012 07:02 |
Inderdaad is het voor grote bedrijven niet zo eenvoudig. Maar die hebben meestal zelf een cloud positie. Maar het klein bedrijf en het midden bedrijf laten zich onterecht vaak vangen door de software leverancier. Meestal een partij die zelf in de knel komt. Dom en niet op de toekomst voorbereid |