Weblog
Zeven succesfactoren om onnodig handmatige HR-werk te automatiseren
Door: Tom Modderkolk,
09 januari 2013
-
HR-processen automatiseren door gebruik te maken van internetmogelijkheden staat ook wel bekend als e-HRM of HR-selfservice. Dit is niet nieuw. Sterker nog, een HRM-systeem dat via internet is te benaderen, heeft de volwassen leeftijd bereikt. Toch is het gebruik ervan onder middelgrote en kleinere bedrijven nog beperkt.
Er bestaat nog steeds veel weerstand bij HRM'ers om nieuwe IT-mogelijkheden te omarmen, zeker als je het afzet tegen de adoptie van elektronische communicatiemiddelen als smartphones en tablets onder medewerkers. Een deel van deze weerstand komt voort uit angst voor complexe IT-trajecten met onaangename verrassingen. Ook is men bang om het persoonlijk contact te verliezen met medewerkers. De praktijk leert dat een goede voorbereiding het halve werk is. Om van de implementatie van een e-HRM systeem een succes te maken, is een aantal succesfactoren doorslaggevend.
1. Breng HR-processen in kaart
Voorafgaand aan de selectie van een e-HRM pakket is het zaak om de processen in kaart te brengen. Welke HR-processen zijn er? Hoeveel tijd gaat op aan de administratie? Wie zijn hierbij betrokken? Wat gaat er fout? Hoeveel tijd kost het oplossen van fouten? Wat is de impact? Welke wensen zijn er om de processen beter te laten verlopen? Dit zijn zomaar enkele vragen om de processen helder te krijgen. Daarna start de zoektocht naar een geschikt e-HRM-systeem.
2. Realiseer de impact van de implementatie op de hele organisatie
Het initiatief tot aanschaf van een e-HRM-systeem ligt meestal bij het management dat de overheadkosten wil terugdringen. Een e-HRM-systeem kan dat. Kosten terugdringen. Maar het gaat niet vanzelf. Dat leidt dan tot onvrede over het gekozen systeem. Soms is dat terecht, maar vaak hebben organisaties zich verkeken op de impact van de implementatie.
3. Vorm een projectgroep met vertegenwoordigers van alle betrokken afdelingen
Pak de selectie en implementatie van een e-HRM-systeem projectmatig aan. E-HRM is geen exclusief feestje van de HRM-afdeling want het personeel moet er (ook) mee werken. Dat zit niet te wachten op een systeem dat vol HR-jargon staat. Door vertegenwoordigers door de organisatie heen mee te laten denken, is de kans het grootst dat de keuze valt op een systeem waarvoor een breed draagvlak is.
4. Stem HR-processen af met het lijnmanagement
Kenmerkend voor de ingebruikname van een e-HRM-systeem is dat het aantal administratieve handelingen afneemt omdat medewerkers zelf via het systeem basistaken kunnen doen. Denk aan het wijzigen van persoonlijke gegevens, salarisstroken inzien of een verlofmelding doen. Wil dit slagen, dan horen verantwoordelijkheden in de lijn te liggen. Voorafgaand aan de ingebruikname van een e-HRM-systeem moeten managers en medewerkers weten, dat ze voor dit soort zaken straks niet meer de HR-medewerker raadplegen maar het systeem.
5. Stem HR af met betrokkenen
En hier gaat het al vaak fout. HR-medewerkers zijn zo gewend aan hun taken dat ze deze werkzaamheden willen blijven doen. Ze willen niet de controle verliezen over hun proces, zo luidt een veel gehoord argument. Of ze geven aan dat de medewerkers nog niet bekend zijn met internet en dat ze daarom liever zelf de administratieve taken willen blijven doen. Dit is echt onzin. Nederland is een van de grootste internetgebruikers wereldwijd. Zowel jong als oud maakt er gebruik van. Sterker nog, de medewerkers van morgen zijn opgegroeid met internet. Als ze hun personeelszaken nog met briefjes moeten regelen, zullen ze mogelijk gaan twijfelen aan het bestaansrecht van hun potenti�le werkgever. Een andere veelgehoorde weerstand tegen e-HRM is dat het werk voor de HR-medewerker ophoudt. Dat klopt ten dele. Pure administratieve taken verdwijnen. Voor serieuze HR-professionals ontstaat tijd om met het echte HR-werk bezig te zijn: loopbaanbegeleiding, advies en procesverbetering.
6. Maak een intern communicatieplan
Is er eenmaal een e-HRM-systeem opgetuigd, dan leidt gebrekkige communicatie vaak tot weerstand tegen het systeem. Managers willen zich niet bezighouden met HR. Daar hebben ze geen tijd voor, is een veelgehoord argument. Dit is een kromme redenering. Elektronische afhandeling van verlofaanvragen, ziekmeldingen en het digitaal beschikbaar stellen van HR-informatie zorgt ervoor dat managers meer inzicht in en controle hebben over hun medewerkers. Verantwoordelijkheden in de lijn neerleggen, is niet eng. Het is wel noodzakelijk om duidelijke instructies te geven aan de betrokkenen in een intern communicatieplan.
7 - Implementeer stap voor stap
Zeker voor MKB- bedrijven die geen geoliede HRM-afdeling hebben, is het zaak om het gekozen systeem stap-voor-stap te implementeren. Zelfs al zijn de mogelijkheden eindeloos. Zo voorkomt u dat u door de bomen het bos niet meer ziet of dat de overstap te groot is. Begin bijvoorbeeld met het digitaal beschikbaar maken van salarisstroken. Indien medewerkers eraan gewend zijn, dan kunt u meer mogelijkheden aanbieden: inzien en wijzigingen van persoonlijke gegevens, verlof aanvragen of een ziekmelding doen, het e-HRM-systeem via een mobiele app op een smartphone of tablet aanbieden. Door een stapsgewijze ingebruikname is de kans op kostenbesparingen en verbetering van de processen het grootst.
