Weblog
Tien vragen over online vergaderen
Door: John Welzen,
24 februari 2013
-
In veel, met name grote, organisaties is het vergaderen een dagelijks terugkerend fenomeen. Gewapend met blocnote en pen in de ene hand en een kop koffie in de andere, starten veel medewerkers hun werkdag met vergaderen. "Iedereen aanwezig?" "Oeps, we missen nog twee collega’s. Even wachten dus." "De mobiele telefoon rinkelt en ja hoor, we dachten het al….. file!" "Tja met al die sneeuw en wegwerkzaamheden kun je niet altijd op tijd op je werk zijn. Maar die twee collega’s zijn wel nodig voor de besluiten die we willen nemen". "Weet je wat?" "We doen nog even een bakkie totdat ze er zijn."
Er wordt heel wat overleg gevoerd in ons land. Graag willen we het gevoel te hebben dat we over van alles en nog wat mogen meepraten en meedenken. We willen en moeten over van alles op de hoogte zijn. Toch? Kortom, vergaderen hoort er gewoon bij. Vergaderen is en blijft een belangrijk onderdeel van ons werkzame leven. Afhankelijk van de baan heeft vrijwel iedere werknemer eens of meermalen per maand een bijeenkomst met collega’s waarin een aantal onderwerpen op de agenda staan. Van samen een uur rond de tafel zitten tot aan effectieve korte "stand up meetings" samen in een kring…..vergaderen zal altijd een rol spelen.
Eisen en wensen
In de meeste gevallen wordt er op het werk zelf vergaderd, tenminste als er een geschikte ruimte is. Maar er zijn ook nieuwe ontwikkelingen die in ras tempo toenemen. Naast vergaderen op een externe locatie, denk aan de bekende "hei dagen" is het begrip "vergaderen op afstand" of "online vergaderen" bij steeds meer bedrijven in de picture. Iedereen kent inmiddels het privé Skypen en velen van u zullen ongetwijfeld al eens een gesprek via het beeldscherm hebben gevoerd. Werkt prima en de wereld komt letterlijk dichtbij. Echter, voor daadwerkelijk professioneel vergaderen waarbij u documenten wilt delen, de bijeenkomst wilt opnemen, een video filmpje wilt laten zien en met meerdere collega’s tegelijk in beeld wilt komen is er meer voor nodig dan alleen een gratis Skype. Naast het feit dat Skype ook een zakelijk pakket heeft loont het zich om eens om u heen te kijken. Het hangt allemaal af van uw eisen en wensen. Welke hard- of software toepassing is voor uw doelstellingen geschikt en waarom? Uw zoektocht kan beginnen.
Door de bomen het bos zien
Er zijn veel aanbieders voor online vergaderen zowel op het gebied van software als hardware oplossingen. Hardware oplossingen zijn al jarenlang op de markt en waren in het begin vrijwel onbetaalbaar voor de meeste bedrijven. Dat tij begint langzaam te keren. Grote merken als Cisco, Tandberg , Polycom en anderen hebben hun stempel op deze markt gedrukt. Vooral op software gebied zijn er steeds meer aanbieders die een stuk van de online vergader koek willen meepikken. Zij hebben software ontwikkeld die met de eigen PC of laptop kan worden ingezet. Geen dure extra hardware apparaten dus. Sommige van deze software programma’s moet u installeren op uw server en anderen werken volledig via het web zonder dat er een installatie aan te pas komt. In de basis hebben de meeste programma’s voor 70-80 procent gelijkwaardige functies. Het verschil zit ‘m vaak in de details. Die kunnen echter voor u belangrijk zijn. Het is daarom niet gemakkelijk om door de bomen het bos te zien. Ik adviseer u derhalve om voor uzelf eerst een aantal vragen op te schrijven en daarop een goed antwoord te krijgen. In willekeurige volgorde heb ik er alvast tien voor u op een rij gezet:
1. Hoe vaak wilt u online vergaderen toepassen. En waarvoor (intern en/of klanten overleg)?
2. Weet u welke functies er zijn en welke u wilt gebruiken tijdens online vergaderingen?
3. Hoeveel mensen binnen de organisatie komen voor online vergaderen in aanmerking?
4. Wie kan u adviseren over dit onderwerp (interne kennis versus externe specialisten)?
5. Gaat uw voorkeur uit naar een hardware oplossing of een software programma? En waarom?
6. Wat betekent online vergaderen voor uw ICT infrastructuur? Bij wie kunt u aankloppen?
7. Heeft u ook online planningssoftware nodig voor het snel en effectief uitnodigen?
8. Met welke kosten moet u rekening houden en loont zich dat voor u?
9. Hoe flexibel (any time, any where) wilt u online vergaderen als u kijkt naar dagelijks gebruik?
10. Hoe belangrijk is veiligheid voor u tijdens online vergaderen ? Om deze en meer vragen te beantwoorden heb ik meerdere blogs nodig. Vandaar dat ik deze vragen plus bijkomende items in meerdere blogs zal behandelen. Ik zal kort stilstaan bij de eerste vraag. Tevens nodig ik u ook uit om naar aanleiding van dit blog uw eigen vragen te stellen die ik mogelijkerwijs in volgende blogs kan meenemen.
Vraag 1. Hoe vaak wilt u online vergaderen (incidenteel of structureel)?
Deze vraag is van belang om de impact van uw besluit te kunnen overzien. Immers als u slechts zo nu en dan wilt vergaderen dan zullen uw eisen wellicht wat minder zijn dan dat u er een vaste terugkerende activiteit van maakt. Of dat u dergelijke programma’s voor customer support wilt inzetten. Bovendien variëren de oplossingen van enorm geavanceerde hardware oplossingen voor de boardroom (foto), tot en met een klein en goedkoop software programma. Kostenmatig spreken we dan ook over investeringen enerzijds en lage maand fee anderzijds. De licentieprijs bij software programma’s is meestal afgestemd op de duur van het gebruik (maand of jaarlicentie). Veel budget en vaak gebruiken versus weinig budget en sporadisch gebruik bepalen sterk voor welke oplossing u het beste kunt of beter gezegd wilt kiezen. Vaak of af en toe? In alle gevallen geldt dat u ook professioneel kunt vergaderen met betaalbare software programma’s.
Free trial en live demo
Mijn ervaring is dat veel bedrijven het liefst "step by step" willen beginnen. Dus eerst eens een paar keer testen hoe het werkt (oriënteringsfase) alvorens het online vergaderen daadwerkelijk te implementeren. Prima aanpak vind ik. Veel software aanbieders voor online vergaderen hebben in bijna alle gevallen een free trial om de software gedurende een korte termijn uit te proberen. En als u een volledig webbased programma kunt testen hoeft u helemaal niets te installeren. Dan kunt u laagdrempelig en zonder aanpassingen al eens proberen of dat online vergaderen iets voor u is. Wel is het noodzakelijk dat de server van uw bedrijf de video communicatie van de free trial software toestaat. Immers bij sommige bedrijven staan de zogeheten "video poorten" op de server dicht of slechts beperkt open. Dan kan het zijn dat u wel het programma kunt openen maar geen video beeld ziet.
Bij sommige aanbieders kunt u ook een geheel kosteloze een live demo aanvragen. Tijdens dergelijke live demo’s kunt u alle features beoordelen, mee klikken tijdens de demo en direct uw eerste vragen stellen. Handig voor een eerste beeldvorming, dus vraag voor deze demo als het software programma u aanspreekt. Als u voornemens bent om het online vergaderen structureel in te voeren raad ik u aan om, naast het beantwoorden van de 10 eerder genoemde vragen, een uitvoerige lijst te maken van uw verwachtingen, wensen en eisen. Hierover kunt u dan het beste met een kenner overleggen die u van advies kan dienen. In alle gevallen zal het hoe dan ook voor u wellicht wenselijk zijn om eerst eens grondig te testen en kennis te maken met het programma alvorens te investeren in een passende oplossing!
In volgende blogs zal ik dieper ingaan op de 10 vragen en daarop antwoord geven. Ik ben van mening dat een goede voorbereiding van groot belang is om het online vergaderen als een daadwerkelijke toegevoegde waarde binnen uw organisatie te implementeren. Er zijn een groot aantal voordelen ten opzicht van het reguliere vergaderen zoals in de aanhef van dit artikel beschreven. De voor- en nadelen van online vergaderen zal ik in een separaat artikel beschrijven. Ga voor uw keuze van een juiste oplossing voor online vergaderen zeker niet over één nacht ijs! Veel succes.
John Welzen
4Webcom.com
Over de auteur:
John Welzen is oprichter en CEO van 4webcom.comHij is een specialist op het gebied van interactieve internet communicatie in de meest brede zin van het woord. Van vergaderen en leren via internet, tot en met live webinar en videoconferencing. Daarnaast heeft hij in het verleden naast ondernemerschap ook veel ervaring opgedaan in leidinggevende en commerciële functies.
Met zijn blog wil hij zijn kennis en ervaringen delen met ondernemers, maar deze ook triggeren om goede discussies op gang te krijgen. Dat zal op de diverse terreinen van het ondernemerschap plaatsvinden. Van businessplan tot social media en van financiering tot live internet communicatie.