Nieuwe volksziekte op de werkvloer

Door: John Welzen, 16 april 2013 - De bedenkers van email hebben destijds vast en zeker niet stilgestaan bij de gevolgen van hun geweldige uitvinding. In 1971 was het Ray Tomlinson die als eerste mens een email over het computernetwerk liet  vliegen.
Wauw, te gek man. In een tijdperk van typemachines en typex was de komst van email een waar wonder. De delete knop verving de typex en dankzij slimme knippen en plakken functies was het opnieuw typen van een foutieve brief definitief voorbij.

 Het emailen zou ons werkzame leven voor altijd makkelijker maken. Maar is dat wel zo? Is email dé oplossing voor effectiever en sneller werken? Of is het zo dat email ons werkzame leven té veel beheerst.


Communicatie verlosser
Als ik terug ga in de tijd dat er op mijn werkvloer nog geen sprake was van emailen, dan komen oude beelden naar boven. Beelden dat medewerkers met stapels post naar de brievenbus liepen, in de wetenschap dat antwoord per brief dagen zou duren. Maar ook beelden dat je het vanzelfsprekend vond dat je even bij een collega naar binnenliep om je vraag te stellen of een opmerking te plaatsen. Of gewoon even de telefoon pakken. Persoonlijk contact was aan de orde van de dag en dat koste zeeën van tijd. Tijd die wellicht effectiever kon worden besteed. De email werd destijds dan ook als een soort van "schriftelijke communicatie verlosser" binnengehaald. Eindelijk zouden wij meer in minder tijd kunnen doen. Maar ook meer tijd overhouden voor andere zaken. Heerlijk, die vrijheid en snelheid van communiceren. Tja, dat was in het begin misschien zo. Inmiddels ontpopt zich het email gebruik tot een dagelijkse stressfactor voor veel werknemers en hun managers.

Van receptioniste tot CEO
Daar waar je vroeger nog eens goed nadacht voordat je naar iemand toeliep of iemand belde is het nu schering en inslag om iedereen te betrekken via de email. Slechts één klik op je toetsenbord en weg is de mail. Naar 1 of 10 mensen, maakt niet uit. Naast de mensen die je direct wilt berichten, haal je anderen ook erbij via de CC. Deze mensen worden geacht om ook jouw boodschap belangrijk te vinden. Of beter gezegd: dat vindt jezelf belangrijk. Een groot Word document of zelfs meerdere documenten worden naar hartenlust erbij geplakt en voordat je het weet ligt er een stapel werk op iemands "bord" (mailbox) waar je vroeger voor werd uitgelachen. Maar dat is nog niet alles.

O jee, als je na een paar dagen nog geen antwoord hebt gegeven, dan komt er een geïrriteerde email (genaamd reminder) achteraan, waarom er nog geen antwoord is. Daarbovenop komt ook nog dat we tegenwoordig iedereen mogen emailen. Of dat nu de receptioniste is of de CEO. Dat maakt niet uit, mailen die hap. Iedereen knipt en plakt en mailt zodat we met z’n allen informatie aan het rondpompen zijn. We lijken zo druk en zitten achter de PC de hele dag te mailen en mails te beantwoorden. Email begon zo mooi, maar inmiddels zijn wij erin doorgeslagen.

Nieuw TV programma
Ik weet dat er mensen zijn die binnen hun bedrijf soms 150-200 emails of meer per dag krijgen. Belachelijk gewoon. We weten niet meer van ophouden. We mailen dag en nacht en als je ’s morgens je mobiele telefoon opstart begin je al weer met emails lezen (en wellicht ook beantwoorden) We weten geen maat te houden en denken dat iedereen alles moet weten. We hebben honger naar emails schrijven, honger naar emails lezen en beantwoorden. Honger naar alles willen weten en alles willen beantwoorden. Ik weet het zeker, we hebben last van emailbesitas. Een snel om ons heen grijpende ziekte, vooral binnen grote bedrijven. Het lijkt niet meer te stoppen. Mensen laten uit wanhoop de CC berichten al in een aparte map vallen om die later of héél veel later te lezen (of te deleten) Laten we hiermee stoppen, voordat onze Wendy van Dijk een nieuw programma maakt van emailbesitas. Er moeten nieuwe regels komen om die tsunami aan emails in te dammen. Nooit meer een CC sturen? Maximaal 50 emails per dag ontvangen? En maximaal 25 emails per dag schrijven? De juiste antwoorden heb ik niet paraat maar dat we op deze wijze een nieuwe volksziekte op de werkvloer creëren is wel duidelijk.

Persoonlijk contact tijdrovend?
Is persoonlijk contact dan zo tijdrovend? Vroeger wel. Maar nu zijn we zijn inmiddels qua communicatie technieken verder geëvolueerd dan de traditionele brief of e-mail. Live web communicatie via uw PC is een van de oplossingen. Het is eenvoudig snel en efficiënt. In plaats van tien keer heen en weer mailen een efficiënt gesprek van 5min? Het kan, de software voor video conferencing is er klaar voor en voor een laag bedrag per maand kunt u er morgen mee starten. Succes met het afslanken van uw emails.

Over de auteur:

John Welzen is oprichter en CEO van 4webcom.com

Hij is een specialist op het gebied van interactieve internet communicatie in de meest brede zin van het woord. Van vergaderen en leren via internet, tot en met live webinar en videoconferencing. Daarnaast heeft hij in het verleden naast ondernemerschap ook veel ervaring opgedaan in leidinggevende en commerciële functies.

Met zijn blog wil hij zijn kennis en ervaringen delen met ondernemers, maar deze ook triggeren om goede discussies op gang te krijgen. Dat zal op de diverse terreinen van het ondernemerschap plaatsvinden. Van businessplan tot social media en van financiering tot live internet communicatie.

Reacties

Wilma 18-04-2013 09:45  |   Helemaal mee eens, laten we het emailverkeer drastisch verlagen en gewoon weer ons normale werk gaan doen!

John 18-04-2013 11:33  |   Ik krijg nu een beetje last van een kortstondige grammaticale discrepantie tussen de boodschap die Isaac bedoeld en de boodschap zoals die door velen zal worden gelezen

Isaac 18-04-2013 10:50  |

Pam 18-04-2013 12:27  |   @Wilma: voor velen is de e-mail het normale werk :-); @John, grapjas, kijk eens naar je spelling :-); @Isaac: te haastig getypt en niet gecheckt? Je kunt behalve je ''uitzendingen'' ook je eigen intake indammen. Goed en snel selecteren wat belangrijk is. Ik begin altijd met weggooien, dan lezen wat urgent is en daarna zo snel mogelijk in een map zetten wat in een map kan, om beter te lezen wanneer het echt nodig is. Ik heb een limiet gesteld aan wat er in mijn inbox mag zitten en wordt het meer dan moet ik keuzes maken om zo snel mogelijk weer op of onder de limiet te zitten. Ben ik heel tevreden over. Je moet mensen ook niet teveel verwennen met supersnel reageren, daar gaan ze op rekenen. En verder: kies waar je voor werkt, ik krijg gelukkig geen 200 mails per dag en dat zou mijn werkplek ook niet zijn waar ik er zoveel krijg. Ik ben zelfs geemigreerd om uit dat zelf genererende hol-cultuurtje van Nederland te geraken :-))

john 18-04-2013 12:45  |   Haha Pam, nu heb ik het extra erin gezet om te zien of het zou opvallen ;)Maar, nu willen wij wel allemaal weten in welk land je woont? Ik gok: Frankrijk Tot de volgende blog...

Pam 18-04-2013 17:28  |   Hi John, ik woon in een land bijna zonder sociale vangnetten en andere voorzieningen, en opereer als eenmanszaakje. Letterlijk en figuurlijk veel bewegingsvrijheid. Je wordt heel erg op jezelf teruggegooid en dat is fantastisch. Ik kan het iedereen aanraden!

Reageren

Naam:

E-mailadres:

URL: (niet verplicht)

http://

Reactie/Opmerking:

Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.

Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de
code te wijzigen.