Weblog
Hoe organiseert u een live online webinar?
Door: John Welzen,
18 juli 2013
-
De term webinar is zo langzaam aan gemeengoed geworden op het internet. Steeds meer bedrijven maken gebruik van webinars om hun diensten en producten live te promoten. Bij een webinar wordt het internet gebruikt als een soort van TV kanaal.
In de meeste gevallen is er sprake van één video stream en aanvullende features zoals een presentatie veld, een chat en het delen van veel andere informatie via documenten, video’s en websites. Handig en effectief en bovenal schaalbaar. Toch komt er nogal wat kijken bij het organiseren van een succesvol webinar. Ik neem graag een aantal belangrijke zaken met u door. In dit eerste deel: de webinar uitnodiging en het gebruik van media tijdens een webinar.
Wie zijn uw deelnemers?
Uiteraard wilt u als ondernemer graag weten aan wie u de live presentatie (webinar) geeft. Het is daarom raadzaam om mensen vooraf uit te nodigen via uw website. Dat gaat via een email uitnodiging gekoppeld aan een inschrijvingsformulier. Dat formulier genereert automatisch een email antwoord voor de deelnemer aan uw webinar waarbij tegelijk login en wachtwoord worden meegestuurd. Tevens een bevestiging van de deelname en herhaling van het tijdstip. Gerenommeerde aanbieders van webinar software beschikken over dergelijke geautomatiseerde email inschrijvingsformulieren die snel en effectief op uw website kunnen worden geplaatst. U kunt er ook voor kiezen om geen email uitnodiging te gebruiken. We spreken dan van een open inschrijving. Bespreek dan wel van tevoren met uw webinar aanbieder hoeveel mensen u verwacht dan wel hoeveel mensen er maximaal kunnen deelnemen. Immers, u wilt niet ineens voor onverwacht hoge kosten komen te staan doordat er veel bandbreedte nodig is. Ik adviseer om vooraf een bepaald maximum aantal bezoekers te bespreken. Tot slot is het ook van belang of u de bezoekers gratis toegang geeft dan wel een betaling vooraf. Dat geeft wel wat meer administratie, maar kan anderzijds uw kosten behoorlijk drukken.
Gebruik media tijdens webinar
Tijdens een webinar spreekt u als het ware tegen uw webcam in de wetenschap dat er aan de andere kant tientallen of misschien wel honderden naar uw verhaal luisteren. Om de broodnodige aandacht te behouden kunt u gebruik maken van diverse media. Deze media is standaard aanwezig in de meeste software pakketten. Zorg ervoor dat u deze media gebruikt en dat u tijdig oefent in het gebruik van deze media. Een goede voorbereiding is hier het hele werk. Met media bedoelen we allerlei interactie mogelijkheden om uw online publiek te blijven boeien. Ik denk hierbij onder andere aan:
· Gebruik video filmpjes om uw verhaal te ondersteunen
· Maak gebruik van power point slides met bullet points
· Gebruik de live chat, liefst met filter, om de opmerkingen/vragen van uw publiek te peilen
· Start regelmatig een poll om de meningen van uw publiek te toetsen
· Deel documenten tijdens uw presentatie
· Maak eventueel gebruik van websites tijdens uw presentatie
Deze en andere mogelijkheden zijn van belang om de aandacht te behouden van uw bezoeker die op afstand meekijkt. Het behoeft weinig betoog dat de neiging om weg te klikken bij een saai webinar vele malen groter is dan het weglopen uit een volle zaal midden in een presentatie. In volgende blogs over dit onderwerp zal ik dieper ingaan op het gebruik van deze media. Tevens zal ik u meenemen in een aantal vaardigheden die van belang zijn om uw online publiek te boeien. Tot slot zal ik in mijn vervolg blogs aandacht besteden aan apparatuur en omgeving tijdens het geven van een online webinar.
Over de auteur:
John Welzen is oprichter en CEO van 4webcom.comHij is een specialist op het gebied van interactieve internet communicatie in de meest brede zin van het woord. Van vergaderen en leren via internet, tot en met live webinar en videoconferencing. Daarnaast heeft hij in het verleden naast ondernemerschap ook veel ervaring opgedaan in leidinggevende en commerciële functies.
Met zijn blog wil hij zijn kennis en ervaringen delen met ondernemers, maar deze ook triggeren om goede discussies op gang te krijgen. Dat zal op de diverse terreinen van het ondernemerschap plaatsvinden. Van businessplan tot social media en van financiering tot live internet communicatie.