Weblog
Kantoorautomatisering voor het MKB, wat houdt het in?
Door: Danny Bijl,
04 augustus 2013
-
Kantoorautomatisering is een veel gebruikt begrip, maar helaas weten nog steeds veel MKB’ers niet precies wat het inhoudt. Daarom leggen wij in samenwerking met Tebovisie in dit artikel uit wat kantoorautomatisering voor het MKB nu concreet inhoudt.
Kantoorautomatisering
Kantoorautomatisering is een combinatie van allerlei hulpmiddelen die ervoor zorgen dat informatie van een bedrijf eenvoudig en veilig opgeslagen wordt, te bewerken is en te verspreiden is. Dit zorgt voor efficiënter, veiliger, sneller en eenvoudiger werken, waardoor zowel in een groot als klein bedrijf, veel tijd en geld bespaard wordt.
E-mail, documentbeheer en beveiliging
Het is niet alleen voor grote bedrijven belangrijk dat e-mails in één omgeving worden opgeslagen, maar ook voor MKB’ers is een goed beheer van het e-mailverkeer belangrijk. Net zoals het beheer van documenten. Voorkom dat documenten op een lokale schijf worden opgeslagen en onbereikbaar zijn. Tevens behoort een goede anti-virus software en complete back-up binnen kantoorautomatisering. Kantoorautomatisering kan geheel aan een bedrijf worden aangepast en zo ver uitgebreid worden als het bedrijf wenst. Het is daarom belangrijk te kijken naar de huidige processen om een passende kantoorautomatisering door te voeren.
De voordelen
Kantoorautomatisering zorgt ook voor MKB’ers voor veel tijd-, geld- en energiebesparing. Het opslaan, beheren, delen en terughalen van documenten gaat veel sneller en eenvoudiger, alle processen zijn geautomatiseerd en een e-mailbijlage terugvinden is nog nooit zo gemakkelijk geweest. Daarnaast hoeft een bedrijf zelf geen tijd meer te steken in het maken van een back-up of het uitvoeren van anti-virusscans. Deze back-up zorgt tevens voor veel meer veiligheid, waardoor nooit meer documenten verloren gaan, ook al gebeurt er iets met de servers. Dit is niet alleen voor grote bedrijven een extra veiligheid, maar ook voor het MKB is het belangrijk dat er niets verloren gaat.
Kantoorautomatisering uitbesteden, wat houdt dat in?
Kantoorautomatisering is gecompliceerd en wil een bedrijf dit zelf doen, dan komen er nog aardig wat kosten bij kijken. Denk hierbij aan dure hardware en software, hoge vaste kosten van automatiseringspakketten, IT personeel, IT kennis die in huis gehaald moet worden en alsnog de afhankelijkheid van 1 medewerker. Het is daarom voor het MKB te adviseren kantoorautomatisering uit te besteden. Zo is niet alleen een zeer breed scala aan oplossingen bereikbaar, maar wordt er ook gezorgd voor de implementatie en het beheer, waardoor een bedrijf zelf hiervoor geen IT personeel hoeft in te zetten. Pas vanaf 50 medewerkers kan het niet uitbesteden van kantoorautomatisering rendabel zijn.
Kantoorautomatisering, ook voor het MKB de toekomst?
Grote bedrijven werken al lang niet meer met ordermappen en lokale schijven, maar bij het MKB zien we dit nog veel terug. Men is eraan gewend om even snel een map uit de kast te pakken en papieren in een bureaulade te verstoppen. Toch ontdekken steeds meer MKB’ers de voordelen van kantoorautomatisering. Tevens is het enorm duurzaam, omdat papier uit het kantoor verdwijnt en er nauwelijks meer geprint hoeft te worden.