Weblog
Vijf vragen voorafgaand aan de keuze voor een salarisverwerker
Door: Wilco van Leest,
30 september 2013
-
Mocht de salarisadministrateur de organisatie verlaten, dan rijst de vraag: een nieuwe professional in dienst nemen of de administratie uitbesteden? Bij het zelf doen heb je de controle over het proces. Het is echter wel noodzakelijk dat er genoeg kennis in huis is van wet- en regelgeving om het optimale te halen uit fiscale faciliteiten. Als de salarisprofessional ziek wordt, dan kan gevolgen hebben voor de tijdige betaling van de salarissen.
Veel organisaties overwegen daarom hun salarisadministratie uit te besteden. Er zijn veel dienstverleners op het gebied van salarisverwerking. Hoe kies je de juiste? Het vervaardigen van loonstroken is een kunstje dat computers bijna geheel kunnen overnemen. De mutaties voer je in en dan komt de loonstrook eruit: digitaal of op papier. Maar het gaat juist om de correctheid van de mutaties. Je moet weten wat je waar invoert. Anders gaat de verwerking niet goed. Vijf vragen die je jezelf moet stellen voorafgaand aan de keuze van een salarisverwerker.
1. Is de laagste prijs echt laag voor onze organisatie? Veel salarisverwerkers schermen met zeer lage prijzen per loonstrook. Hierbij zijn geen controles inbegrepen: aangeleverde mutaties zijn de basis van de loonstrook. Zitten er fouten in, dan gaat de teller lopen en kan de loonstrook zeer duur uitpakken. Een zeer lage prijs per salarisslip loont enkel als organisaties kennis van salarisverwerking in eigen huis hebben.
2. Doet de salarisverwerker voorafgaand een screening van de organisatie? Als je de bedrijfsprocessen niet goed voor elkaar hebt, dan geldt dit waarschijnlijk ook voor de salarisadministratie. Dit klinkt logisch maar de werkelijkheid is dat veel organisaties die worstelen met de salarisadministratie, ook de bedrijfsprocessen niet op orde hebben. Grote boosdoener bij problemen wordt dan gevonden in de ondersteunende software. Dus worstel je als organisatie met de salarisadministratie, neem dan ook mee in de beslissing of de salarisverwerker een screening van de bedrijfsprocessen doet.
3. Biedt de beoogde salarisverwerker begeleiding bij het online salarispakket? Veel salarisverwerkers bieden een online tool waarin mutaties kunnen worden doorgegeven. Softwareleveranciers schermen dat hun tool zo gebruiksvriendelijk is dat je zelfs zonder salariskennis gegevens kan invoeren. Er zijn salarisverwerkers die daarom geen begeleiding bieden hoe met de tool om te gaan. Maar dit werkt averechts: geen salaristool is optimaal te gebruiken zonder begeleiding vooraf. Gevolg zijn irritaties en onvrede over de dienstverlening indien er geen salariskennis in de organisatie meer aanwezig is.
4. Heeft de beoogde salarisverwerker een proactieve houding? Er zijn salarisverwerkers die volgens het principe u vraagt wij draaien werken. Dat is op zich prima. \'What you see is what you get\'. Maar hoe weet je of je als organisatie ook nog over een jaar het optimale haalt uit de dienstverlening die je destijds hebt afgesproken. Mogelijk zijn er organisatorische wijzigingen geweest of zijn er andere zaken veranderd die fiscale gevolgen hebben. Misschien maak je aanspraak op subsidie? Verwacht je veranderingen in je organisatie dan is het een idee om te kiezen voor een salarisverwerker die periodiek langskomt om zaken door te spreken. Zo kan hij de dienstverlening aanpassen op de gewijzigde omstandigheden en profiteer je als organisatie maximaal van de fiscale mogelijkheden.
5. Biedt de beoogde leverancier meer dan alleen salarisverwerking? Indien de salarisverwerking een tijdje lekker loopt, krijgen veel organisaties behoefte aan een bredere vorm van dienstverlening op het gebied van HR en salarisadministratie. Bijvoorbeeld aan een digitaal personeelsdossier, of het zelfstandig digitaal doorvoeren van ziekmeldingen, verlofaanvragen of adreswijzigingen. Dit zijn ook taken waar ongemerkt veel tijd in gaat zitten als je dit helemaal zelf moet regelen. Belangrijk is wel dat de salarisverwerker zijn gehele dienstenportfolio niet in eens over de b�hne gooit. Beter is het om gefaseerd de dienstverlening af te nemen. Zo voorkom je dat je niet meer weet waar je het zoeken moet.
Over de auteur:
Wilco van Leest werkt sinds 2010 als Product Manager HR Solutions voor UNIT4. Hij houdt zich bezig met het managen van de product levenscyclus van strategische planning tot tactische activiteiten. Daarnaast werkt hij samen met verschillende afdelingen bij het ontwikkelen en implementeren van een bedrijfsbreed go-to-market plan. Voor zijn huidige functie was hij onder andere werkzaam als Consultant en als Manager Projecten en Ontwikkeling voor People Partners, onderdeel van UNIT4. http://www.unit4.nlReacties
1-10-2013 07:41 | 
|
|
1-10-2013 14:00 |
Bedankt voor je aanvulling Barry. |
|
3-10-2013 10:06 |
|
|
3-10-2013 10:23 |
Ik ben het eens met de aanvulling van mevrouw Van Mook (zonder daarbij een uitspraak te doen over haar bedrijf). Zij raakt het punt dat ik ook probeer te benadrukken: het persoonlijk contact is noodzakelijk, zeker in het MKB. Dat ontbreekt nog wel eens bij 'bulkverwerkers'. |
|
3-10-2013 11:07 |
Leuk om te zien dat dit onderwerp leeft en dank voor de aanvullingen. Hieruit blijkt in ieder geval dat het verstandig om niet over ��n nacht ijs te gaan voordat je over gaat tot uitbesteding. |